Het toepassen van voorwaardelijke opmaak in een draaitabel kan een beetje lastig zijn.
Aangezien draaitabellen zo dynamisch zijn en de gegevens in de backend vaak kunnen veranderen, moet u de juiste manier weten om voorwaardelijke opmaak in een draaitabel in Excel te gebruiken.
De verkeerde manier om voorwaardelijke opmaak toe te passen op een draaitabel
Laten we eerst kijken naar de reguliere manier om voorwaardelijke opmaak toe te passen in een draaitabel.
Stel dat u een draaitabel heeft zoals hieronder weergegeven:
In de bovenstaande dataset staat de datum in de rijen en hebben we winkelverkoopgegevens in kolommen.
Dit is de normale manier om voorwaardelijke opmaak toe te passen op een dataset:
- Selecteer de gegevens (in dit geval passen we de voorwaardelijke opmaak toe op B5:D14).
- Ga naar Home -> Voorwaardelijke opmaak -> Bovenste/onderste regels -> Bovengemiddeld.
- Geef het formaat op (ik gebruik "Green Fill with Dard Green Text").
- Klik OK.
Hiermee wordt de voorwaardelijke opmaak toegepast zoals hieronder weergegeven:
Alle datapunten die boven het gemiddelde van de gehele dataset liggen, zijn gemarkeerd.
Het probleem met deze methode is dat het de voorwaardelijke opmaak heeft toegepast op een vast celbereik (B5:D14). Als u gegevens toevoegt aan de backend en deze draaitabel vernieuwt, wordt de voorwaardelijke opmaak er niet op toegepast.
Ik ga bijvoorbeeld terug naar de dataset en voeg gegevens toe voor nog een datum (11 januari 2015). Dit krijg ik als ik de draaitabel vernieuw.
Zoals je op de bovenstaande foto kunt zien, worden de gegevens voor 11 januari 2015 niet gemarkeerd (terwijl dat wel zou moeten, aangezien de waarden voor Store 1 en Store 3 bovengemiddeld zijn).
De reden, zoals ik hierboven al zei, is dat de voorwaardelijke opmaak is toegepast op een vast bereik (B5:D14) en niet wordt uitgebreid naar nieuwe gegevens in de draaitabel.
De juiste manier om voorwaardelijke opmaak toe te passen op een draaitabel
Hier zijn twee methoden om ervoor te zorgen dat voorwaardelijke opmaak werkt, zelfs als er nieuwe gegevens in de backend staan.
Methode 1 - Pictogram voor opmaak van draaitabel gebruiken
Deze methode gebruikt het pictogram Opmaakopties draaitabel dat verschijnt zodra u voorwaardelijke opmaak toepast in een draaitabel.
Hier zijn de stappen om dit te doen:
- Selecteer de gegevens waarop u voorwaardelijke opmaak wilt toepassen.
- Ga naar Home -> Voorwaardelijke opmaak -> Bovenste/onderste regels -> Boven het gemiddelde.
- Geef het formaat op (ik gebruik "Green Fill with Dard Green Text").
- Klik OK.
- Wanneer u de bovenstaande stappen volgt, wordt de voorwaardelijke opmaak toegepast op de dataset. Rechtsonder in de dataset ziet u het pictogram Opmaakopties:
- Klik op het icoon. Het toont drie opties in een vervolgkeuzelijst:
- Geselecteerde cellen (die standaard geselecteerd zouden zijn).
- Alle cellen die de waarden voor "Som of Revenue" weergeven.
- Alle cellen met de waarden "Sum of Revenue" voor "Datum" en "Store".
- Selecteer de derde optie - Alle cellen met de waarden "Sum of Revenue" voor "Datum" en "Store".
Wanneer u nu gegevens aan de backend toevoegt en de draaitabel vernieuwt, worden de aanvullende gegevens automatisch gedekt door voorwaardelijke opmaak.
De drie opties begrijpen:
- Geselecteerde cellen: Dit is de standaardoptie waarbij voorwaardelijke opmaak alleen wordt toegepast op de geselecteerde cellen.
- Alle cellen met de waarden voor "Som of Revenue": In deze optie houdt het rekening met alle cellen die de waarden van de som van de inkomsten weergeven (of welke gegevens u ook hebt in het gedeelte Waarden van de draaitabel).
- Het probleem met deze optie is dat deze ook de eindtotalen dekt en er voorwaardelijke opmaak op toepast.
- Alle cellen met de waarden "Sum of Revenue" voor "Datum" en "Store": Dit is in dit geval de beste optie. Het past de voorwaardelijke opmaak toe op alle waarden (exclusief eindtotalen) voor de combinatie van Datum en Opslaan. Zelfs als u meer gegevens aan de achterkant toevoegt, zorgt deze optie ervoor.
Opmerking:
- Het pictogram Opmaakopties is direct zichtbaar nadat u voorwaardelijke opmaak op de gegevensset hebt toegepast. Als verdwijnt als u iets anders doet (bewerk een cel of verander lettertype/uitlijning, enz.).
- Voorwaardelijke opmaak verdwijnt als u de rij-/kolomvelden wijzigt. Als u bijvoorbeeld het veld Datum verwijdert en opnieuw toepast, gaat de voorwaardelijke opmaak verloren.
Methode 2 - Regelbeheer voor voorwaardelijke opmaak gebruiken
Afgezien van het gebruik van het pictogram Opmaakopties, kunt u ook het dialoogvenster Beheer van voorwaardelijke opmaakregels gebruiken om voorwaardelijke opmaak toe te passen in een draaitabel.
Deze methode is handig wanneer u de voorwaardelijke opmaak al hebt toegepast en u de regels wilt wijzigen.
Hier is hoe het te doen:
- Selecteer de gegevens waarop u voorwaardelijke opmaak wilt toepassen.
- Ga naar Home -> Voorwaardelijke opmaak -> Bovenste/onderste regels -> Boven het gemiddelde.
- Geef het formaat op (ik gebruik "Green Fill with Dard Green Text").
- Klik OK. Hiermee wordt de voorwaardelijke opmaak toegepast op de geselecteerde cellen.
- Ga naar Home -> Conditionele opmaak -> Regels beheren.
- Selecteer in Regelbeheer voor voorwaardelijke opmaak de regel die u wilt bewerken en klik op de knop Regel bewerken.
- In het dialoogvenster Regel bewerken ziet u dezelfde drie opties:
- Geselecteerde cellen.
- Alle cellen die de waarden voor "Som of Revenue" weergeven.
- Alle cellen met de waarden "Sum of Revenue" voor "Datum" en "Store".
- Selecteer de derde optie en klik op OK.
Hiermee wordt de voorwaardelijke opmaak toegepast op alle cellen voor de velden 'Datum' en 'Opslaan'. Zelfs als u de backend-gegevens wijzigt (meer winkelgegevens of datumgegevens toevoegen), zou de voorwaardelijke opmaak functioneel zijn.
Opmerking: Voorwaardelijke opmaak verdwijnt als u de rij-/kolomvelden wijzigt. Als u bijvoorbeeld het veld Datum verwijdert en opnieuw toepast, gaat de voorwaardelijke opmaak verloren.
