Een gegevensinvoerformulier maken in Excel (stapsgewijze handleiding)

Bekijk de video over het gebruik van formulieren voor gegevensinvoer in Excel

Hieronder vindt u een gedetailleerde schriftelijke tutorial over het Excel-gegevensinvoerformulier voor het geval u liever leest dan een video bekijkt.

Excel heeft veel handige functies als het gaat om gegevensinvoer.

En een dergelijke functie is de Gegevensinvoerformulier.

In deze zelfstudie laat ik u zien wat formulieren voor gegevensinvoer zijn en hoe u deze in Excel kunt maken en gebruiken.

Waarom moet u op de hoogte zijn van formulieren voor gegevensinvoer?

Misschien niet!

Maar als gegevensinvoer een onderdeel is van uw dagelijkse werk, raad ik u aan deze functie eens te bekijken en te zien hoe deze u kan helpen tijd te besparen (en u efficiënter te maken).

Er zijn twee veelvoorkomende problemen waarmee ik te maken heb gehad (en mensen heb gezien) als het gaat om gegevensinvoer in Excel:

1. Het is tijdrovend. U moet de gegevens in één cel invoeren, vervolgens naar de volgende cel gaan en de gegevens ervoor invoeren. Soms moet u omhoog scrollen om te zien welke kolom het is en welke gegevens moeten worden ingevoerd. Of scroll naar rechts en kom dan terug naar het begin als er veel kolommen zijn.
2. Het is foutgevoelig. Als je een enorme dataset hebt die 40 ingangen nodig heeft, bestaat de mogelijkheid dat je uiteindelijk iets invoert dat niet voor die cel was bedoeld.

Een gegevensinvoerformulier kan helpen door het proces sneller en minder foutgevoelig te maken.

Voordat ik u laat zien hoe u een gegevensinvoerformulier in Excel maakt, wil ik u snel laten zien wat het doet.

Hieronder vindt u een gegevensset die doorgaans wordt onderhouden door het aanstellende team in een organisatie.

Elke keer dat een gebruiker een nieuw record moet toevoegen, moet hij/zij de cel in de volgende lege rij selecteren en vervolgens cel voor cel gaan om de invoer voor elke kolom te maken.

Hoewel dit een prima manier is om het te doen, zou een efficiëntere manier zijn om een ​​gegevensinvoerformulier in Excel te gebruiken.

Hieronder vindt u een gegevensinvoerformulier waarmee u gegevens in deze gegevensset kunt invoeren.

De gemarkeerde velden zijn waar u de gegevens zou invoeren. Als u klaar bent, drukt u op Enter om de gegevens een deel van de tabel te maken en door te gaan naar het volgende item.

Hieronder een demo van hoe het werkt:

Zoals u kunt zien, is dit eenvoudiger dan gewone gegevensinvoer, omdat alles in één dialoogvenster staat.

Gegevensinvoerformulier in Excel

Het gebruik van een gegevensinvoerformulier in Excel vereist wat voorwerk.

U zou merken dat er geen optie is om een ​​gegevensinvoerformulier in Excel te gebruiken (niet in een tabblad in het lint).

Om het te gebruiken, moet u het eerst toevoegen aan de werkbalk Snelle toegang (of het lint).

Optie voor gegevensinvoerformulier toevoegen aan werkbalk Snelle toegang

Hieronder vindt u de stappen om de formulieroptie voor gegevensinvoer toe te voegen aan de werkbalk Snelle toegang:

1. Klik met de rechtermuisknop op een van de bestaande pictogrammen in de werkbalk Snelle toegang.
2. Klik op 'Werkbalk Snelle toegang aanpassen'.
3. Selecteer in het dialoogvenster 'Excel-opties' dat wordt geopend de optie 'Alle opdrachten' in de vervolgkeuzelijst.
4. Blader door de lijst met opdrachten en selecteer 'Formulier'.
5. Klik op de knop 'Toevoegen'.
6. Klik OK.

De bovenstaande stappen voegen het formulierpictogram toe aan de werkbalk Snelle toegang (zoals hieronder weergegeven).

Zodra u het in QAT hebt, kunt u op elke cel in uw dataset klikken (waarin u de invoer wilt maken) en op het formulierpictogram klikken.

Opmerking: om het gegevensinvoerformulier te laten werken, moeten uw gegevens zich in een Excel-tabel bevinden. Als dit nog niet het geval is, moet u het converteren naar een Excel-tabel (sneltoets - Control + T).

Delen van het gegevensinvoerformulier

Een gegevensinvoerformulier in Excel heeft veel verschillende knoppen (zoals u hieronder kunt zien).

Hier is een korte beschrijving van waar elke knop over gaat:

• Nieuw: Hiermee worden alle bestaande gegevens in het formulier gewist en kunt u een nieuw record maken.
• Verwijderen: Hiermee kunt u een bestaand record verwijderen. Als ik bijvoorbeeld in het bovenstaande voorbeeld op de Delete-toets druk, wordt de record voor Mike Banes verwijderd.
• Herstellen: Als u een bestaande invoer bewerkt, kunt u de vorige gegevens in het formulier herstellen (als u niet op Nieuw heeft geklikt of op Enter hebt gedrukt).
• Zoek vorige: Hiermee wordt het vorige item gevonden.
• Volgende zoeken: Dit zal het volgende item vinden.
• criteria: Hiermee kunt u specifieke records vinden. Als ik bijvoorbeeld op zoek ben naar alle records waarin de kandidaat is aangenomen, moet ik op de knop Criteria klikken, 'Hired' invoeren in het veld Status en vervolgens de zoekknoppen gebruiken. Een voorbeeld hiervan wordt verderop in deze tutorial behandeld.
• Dichtbij: Hiermee wordt het formulier gesloten.
• Schuifbalk: U kunt de schuifbalk gebruiken om door de records te bladeren.

Laten we nu alle dingen doornemen die u kunt doen met een gegevensinvoerformulier in Excel.

Merk op dat u uw gegevens naar een Excel-tabel moet converteren en een cel in de tabel moet selecteren om het dialoogvenster Gegevensinvoerformulier te kunnen openen.

Als u geen cel in de Excel-tabel hebt geselecteerd, wordt er een prompt weergegeven zoals hieronder weergegeven:

Een nieuw item maken

Hieronder vindt u de stappen om een ​​nieuwe invoer te maken met behulp van het gegevensinvoerformulier in Excel:

1. Selecteer een cel in de Excel-tabel.
2. Klik op het formulierpictogram in de werkbalk Snelle toegang.
3. Voer de gegevens in de formuliervelden in.
4. Druk op de Enter-toets (of klik op de knop Nieuw) om het record in de tabel in te voeren en een leeg formulier voor het volgende record te krijgen.

Navigeren door bestaande records

Een van de voordelen van het gebruik van het gegevensinvoerformulier is dat u gemakkelijk door de records kunt navigeren en deze kunt bewerken zonder het dialoogvenster te verlaten.

Dit kan vooral handig zijn als u een dataset met veel kolommen hebt. Dit kan u veel scrollen en heen en weer gaan besparen.

Hieronder vindt u de stappen om door de records te navigeren en deze te bewerken met behulp van een gegevensinvoerformulier:

1. Selecteer een cel in de Excel-tabel.
2. Klik op het formulierpictogram in de werkbalk Snelle toegang.
3. Om naar het volgende item te gaan, klikt u op de knop 'Volgende zoeken' en om naar het vorige item te gaan klikt u op de knop 'Vorige zoeken'.
4. Om een ​​invoer te bewerken, brengt u de wijziging aan en drukt u op enter. Als u wilt terugkeren naar de oorspronkelijke invoer (als u niet op de enter-toets hebt gedrukt), klikt u op de knop 'Herstellen'.

U kunt ook de schuifbalk gebruiken om één voor één door de items te navigeren.

De bovenstaande momentopname toont de basisnavigatie waarbij u achter elkaar door alle records gaat.

Maar u kunt ook snel door alle records navigeren op basis van criteria.

Als u bijvoorbeeld alle vermeldingen wilt doorlopen waarvan de status 'In uitvoering' is, kunt u dat doen met behulp van de onderstaande stappen:

• Selecteer een cel in de Excel-tabel.
• Klik op het formulierpictogram in de werkbalk Snelle toegang.
• Klik in het dialoogvenster Gegevensinvoerformulier op de knop Criteria.
• Voer in het veld Status 'In uitvoering' in. Merk op dat deze waarde niet hoofdlettergevoelig is. Dus zelfs als u IN-PROGRESS invoert, zou het nog steeds werken.
• Gebruik de knoppen Vorige/Volgende zoeken om door de items te navigeren waarvan de status In uitvoering is.

Criteria is een zeer nuttige functie wanneer u een enorme dataset heeft en u snel door die records wilt gaan die aan een bepaalde reeks criteria voldoen.

Merk op dat u meerdere criteriavelden kunt gebruiken om door de gegevens te navigeren.

Als u bijvoorbeeld na 07-08-2018 alle 'In uitvoering'-records wilt doorlopen, kunt u '>07-08-2018' gebruiken in het criterium 'Datum' en 'In uitvoering' als de waarde in het statusveld. Als u nu navigeert met de knoppen Vorige/Volgende zoeken, worden alleen records weergegeven na 07-08-2018 waarvan de status In uitvoering is.

U kunt ook jokertekens gebruiken in criteria.

Als u bijvoorbeeld inconsistent bent geweest bij het invoeren van de gegevens en variaties van een woord hebt gebruikt (zoals In uitvoering, in uitvoering, in uitvoering en in uitvoering), dan moet u jokertekens gebruiken om deze records op te halen.

Hieronder staan ​​de stappen om dit te doen:

1. Selecteer een cel in de Excel-tabel.
2. Klik op het formulierpictogram in de werkbalk Snelle toegang.
3. Klik op de knop Criteria.
4. Typ in het veld Status *voortgang
5. Gebruik de knoppen Vorige/Volgende zoeken om door de items te navigeren waarvan de status In uitvoering is.

Dit werkt als een asterisk (*) is een jokerteken dat een willekeurig aantal tekens in Excel kan vertegenwoordigen. Dus als de status de 'voortgang' bevat, wordt deze opgepikt door de knoppen Vorige/Volgende zoeken, ongeacht wat ervoor staat).

Een record verwijderen

U kunt records verwijderen uit het gegevensinvoerformulier zelf.

Dit kan handig zijn wanneer u een bepaald type records wilt opzoeken en verwijderen.

Hieronder vindt u de stappen om een ​​record te verwijderen met behulp van het gegevensinvoerformulier:

1. Selecteer een cel in de Excel-tabel.
2. Klik op het formulierpictogram in de werkbalk Snelle toegang.
3. Navigeer naar de record die u wilt verwijderen
4. Klik op de knop Verwijderen.

Hoewel u misschien denkt dat dit allemaal veel werk lijkt om alleen records in te voeren en door records te navigeren, bespaart het veel tijd als u met veel gegevens werkt en vrij vaak gegevens moet invoeren.

Gegevensinvoer beperken op basis van regels

U kunt gegevensvalidatie in cellen gebruiken om ervoor te zorgen dat de ingevoerde gegevens aan een paar regels voldoen.

Als u er bijvoorbeeld zeker van wilt zijn dat de datumkolom alleen een datum accepteert tijdens het invoeren van gegevens, kunt u een gegevensvalidatieregel maken om alleen datums toe te staan.

Als een gebruiker gegevens invoert die geen datum zijn, wordt dit niet toegestaan ​​en krijgt de gebruiker een foutmelding.

Hier leest u hoe u deze regels kunt maken bij het invoeren van gegevens:

1. Selecteer de cellen (of zelfs de hele kolom) waar u een gegevensvalidatieregel wilt maken. In dit voorbeeld heb ik kolom A geselecteerd.
2. Klik op het tabblad Gegevens.
3. Klik op de optie Gegevensvalidatie.
4. Selecteer in het dialoogvenster 'Gegevensvalidatie' op het tabblad 'Instellingen' de optie 'Datum' in de vervolgkeuzelijst 'Toestaan'.
5. Geef de begin- en einddatum op. Inzendingen binnen dit datumbereik zouden geldig zijn en alle rust zou worden geweigerd.
6. Klik OK.

Als u nu het gegevensinvoerformulier gebruikt om gegevens in de kolom Datum in te voeren en als het geen datum is, is het niet toegestaan.

U ziet een bericht zoals hieronder weergegeven:

Op dezelfde manier kunt u gegevensvalidatie gebruiken met formulieren voor gegevensinvoer om ervoor te zorgen dat gebruikers niet de verkeerde gegevens invoeren. Enkele voorbeelden waar u dit kunt gebruiken, zijn cijfers, tekstlengte, datums, enz.

Hier zijn een paar belangrijke dingen die u moet weten over het Excel-gegevensinvoerformulier:

1. U kunt jokertekens gebruiken tijdens het navigeren door de records (via de optie criteria).
2. U heeft een Excel-tabel nodig om het Data Entry Form te kunnen gebruiken. U moet ook een cel hebben geselecteerd om het formulier te gebruiken. Hierop is wel één uitzondering. Als je een benoemd bereik hebt met de naam 'Database', dan zal het Excel-formulier ook naar dit benoemde bereik verwijzen, zelfs als je een Excel-tabel hebt.
3. De veldbreedte in het formulier Gegevensinvoer is afhankelijk van de kolombreedte van de gegevens. Als uw kolombreedte te smal is, wordt hetzelfde weergegeven in het formulier.
4. U kunt ook opsommingstekens invoegen in het gegevensinvoerformulier. Gebruik hiervoor de sneltoets ALT + 7 of ALT + 9 van uw numerieke toetsenbord. Hier is een video over bulletpoints.