Gegevens filteren in een draaitabel in Excel

Er zijn verschillende manieren waarop u gegevens in een draaitabel in Excel kunt filteren.

Terwijl u deze zelfstudie doorloopt, ziet u dat er verschillende gegevensfilteropties beschikbaar zijn op basis van het gegevenstype.

Soorten filters in een draaitabel

Hier is een demo van de soorten filters die beschikbaar zijn in een draaitabel.

Laten we deze filters een voor een bekijken:

• Rapportfilter: Met dit filter kunt u inzoomen op een subset van de algehele gegevensset. Als u bijvoorbeeld gegevens over detailhandelsverkopen heeft, kunt u gegevens voor elke regio analyseren door een of meer regio's te selecteren (ja, meerdere selecties zijn ook mogelijk). U maakt dit filter door het veld Draaitabel naar het gebied Filters te slepen en neer te zetten.
• Rij-/kolomlabelfilter: Met deze filters kunt u relevante gegevens filteren op basis van de velditems (zoals filter specifiek item of item dat een specifieke tekst bevat) of de waarden (zoals top 10 items filteren op waarde of items met een waarde groter dan/kleiner dan een opgegeven waarde).
  • Zoekvak: U hebt toegang tot dit filter binnen het rij-/kolomlabelfilter en hierdoor kunt u snel filteren op basis van de tekst die u invoert. Als u bijvoorbeeld alleen gegevens voor Costco wilt, typt u hier Costco en het filtert dat voor u.
  • Selectievakjes: Hiermee kunt u specifieke items uit een lijst selecteren. Als u bijvoorbeeld retailers handmatig wilt selecteren om te analyseren, kunt u dit hier doen. Als alternatief kunt u sommige retailers ook selectief uitsluiten door dit uit te vinken.

Let op, er zijn nog twee filtertools beschikbaar voor een gebruiker: Slicers en Tijdlijnen (die niet worden behandeld in deze zelfstudie).

Laten we enkele praktische voorbeelden bekijken van hoe u deze kunt gebruiken om gegevens in een draaitabel te filteren.

Voorbeelden van het gebruik van filters in draaitabel

De volgende voorbeelden worden in dit gedeelte behandeld:

• Filter Top 10 items op waarde/percentage/som.
• Filter items op basis van waarde.
• Filter met behulp van labelfilter.
• Filter met behulp van zoekvak.

Filter de top 10 items in een draaitabel

U kunt de top 10 filteroptie in een draaitabel gebruiken om:

• Filter bovenste/onderste items op waarde.
• Filter bovenste/onderste items die een gespecificeerd percentage van de waarden vormen.
• Bovenste/onderste items filteren die een Opgegeven waarde vormen.

Stel dat u een draaitabel heeft zoals hieronder weergegeven:

Laten we eens kijken hoe we het Top 10-filter kunnen gebruiken met deze dataset.

Bovenste/onderste items filteren op waarde

U kunt het Top 10-filter gebruiken om een ​​lijst met top 10-detailhandelaren te krijgen op basis van de verkoopwaarde.

Hier zijn de stappen om dit te doen:

• Ga naar Rijlabelfilter -> Waardefilters -> Top 10.
• In het dialoogvenster Top 10 Filter zijn er vier opties die u moet specificeren:
  • Boven/onder: in dit geval, aangezien we op zoek zijn naar top 10 retailers, selecteert u Top.
  • Het aantal items dat u wilt filteren. In dit geval, aangezien we top 10 items willen krijgen, zou dit 10 zijn.
  • Het derde veld is een vervolgkeuzelijst met drie opties: Items, Percentage en Som. In dit geval, aangezien we de top 10 retailers willen, selecteert u Artikelen.
  • Het laatste veld bevat alle verschillende waarden die in het waardegebied worden vermeld. In dit geval, omdat we alleen de som van de verkopen hebben, wordt alleen 'Sum of Sales' weergegeven.

Dit geeft je een gefilterde lijst van 10 retailers op basis van hun verkoopwaarde.

U kunt hetzelfde proces gebruiken om de onderste 10 (of een ander aantal) items op waarde te krijgen.

Bovenste/onderste items filteren die een gespecificeerd percentage van de waarde vormen

U kunt het top 10-filter gebruiken om een ​​lijst met top 10 procent (of een ander aantal, laten we zeggen 20 procent, 50 procent, enz.) van items op waarde te krijgen.

Stel dat u de lijst wilt zien van retailers die 25% van de totale verkoop uitmaken.

Hier zijn de stappen om dit te doen:

• Ga naar Rijlabelfilter -> Waardefilters -> Top 10.
• In het dialoogvenster Top 10 Filter zijn er vier opties die u moet specificeren:
  • Boven/onder: in dit geval, aangezien we op zoek zijn naar topwinkels die 25% van de totale verkoop uitmaken, selecteert u Top.
  • In het tweede veld moet u het percentage van de omzet specificeren dat de topdetailhandelaren voor hun rekening moeten nemen. In dit geval, aangezien we de beste retailers willen krijgen die 25% van de omzet halen, zou dit 25 zijn.
  • Selecteer in het derde veld Percentage.
  • Het laatste veld bevat alle verschillende waarden die in het waardegebied worden vermeld. In dit geval, omdat we alleen de som van de verkopen hebben, wordt alleen 'Sum of Sales' weergegeven.

Dit geeft u een gefilterde lijst met retailers die 25% van de totale verkoop uitmaken.

U kunt hetzelfde proces gebruiken om de retailers te krijgen die de onderste 25% (of een ander percentage) van de totale verkoop uitmaken.

Bovenste/onderste items filteren die een gespecificeerde waarde vormen

Stel dat u wilt weten welke topwinkels goed zijn voor 20 miljoen verkopen.

U kunt dit doen met behulp van het Top 10-filter in de draaitabel.

Om dit te doen:

• Ga naar Rijlabelfilter -> Waardefilters -> Top 10.
• In het dialoogvenster Top 10 Filter zijn er vier opties die u moet specificeren:
  • Boven/onder: in dit geval, aangezien we op zoek zijn naar topwinkels met een totale omzet van 20 miljoen, selecteert u Top.
  • In het tweede veld moet u een waarde opgeven waar de topdetailhandelaren rekening mee moeten houden. In dit geval, aangezien we de beste retailers willen krijgen die 20 miljoen verkopen, zou dit 20000000 zijn.
  • Selecteer Som in het derde veld.
  • Het laatste veld bevat alle verschillende waarden die in het waardegebied worden vermeld. In dit geval, omdat we alleen de som van de verkopen hebben, wordt alleen 'Sum of Sales' weergegeven.

Dit geeft u een gefilterde lijst van topwinkels die 20 miljoen van de totale verkoop uitmaken.

Filter items op basis van waarde

U kunt items filteren op basis van de waarden in de kolommen in het waardengebied.

Stel dat u een draaitabel heeft gemaakt met gegevens over detailhandelsverkopen, zoals hieronder weergegeven:

U kunt deze lijst filteren op basis van de verkoopwaarde. Stel dat u een lijst wilt krijgen van alle detailhandelaren met een omzet van meer dan 3 miljoen.

Hier zijn de stappen om dit te doen:

• Ga naar Rijlabelfilter -> Waardefilters -> Groter dan.
• In het dialoogvenster Waardefilter:
  • Selecteer de waarden die u wilt gebruiken om te filteren. In dit geval is dit de som van verkopen (als u meer artikelen in het waardengebied heeft, zou de vervolgkeuzelijst alles weergeven).
  • Selecteer de voorwaarde. Omdat we alle retailers met een omzet van meer dan 3 miljoen willen krijgen, selecteert u 'is groter dan'.
  • Vul in het laatste veld 3000000 in.
• Klik OK.

Dit zou de lijst onmiddellijk filteren en alleen die retailers tonen met een omzet van meer dan 3 miljoen.

Evenzo zijn er veel andere voorwaarden die u kunt gebruiken, zoals gelijk aan, is niet gelijk aan, kleiner dan, tussen, enz.

Gegevens filteren met labelfilters

Labelfilters zijn handig als je een enorme lijst hebt en je specifieke items wilt filteren op naam/tekst.

In de lijst met retailers kan ik bijvoorbeeld snel alle dollarwinkels filteren door de voorwaarde 'dollar' in de naam te gebruiken.

Hier zijn de stappen om dit te doen:

• Ga naar Rijlabelfilter -> Labelfilters -> Bevat.
• In het dialoogvenster Labelfilter:
  • 'Bevat' is standaard geselecteerd (aangezien we in de vorige stap bevat hebben geselecteerd). Je kunt dit hier wijzigen als je wilt.
  • Voer de tekstreeks in waarvoor u de lijst wilt filteren. In dit geval is het 'dollar'.
• Klik OK.

U kunt naast de tekst ook jokertekens gebruiken.

Merk op dat deze filters niet additief zijn. Dus als je zoekt op de term 'dollar', krijg je een lijst met alle winkels die het woord 'dollar' bevatten, maar als je dit filter opnieuw gebruikt om een ​​lijst te krijgen met een andere term, zal het filteren op basis van de nieuwe termijn.

Op dezelfde manier kunt u andere labelfilters gebruiken, zoals begint met, eindigt met bevat niet, enz.

Gegevens filteren met zoekvak

Het filteren van een lijst met behulp van het zoekvak lijkt veel op de optie bevat in het labelfilter.

Als u bijvoorbeeld alle retailers moet filteren die de naam 'dollar' hebben, typt u gewoon dollar in het zoekvak en de resultaten worden gefilterd.

Dit zijn de stappen:

• Klik op de vervolgkeuzelijst Labelfilter en klik vervolgens op het zoekvak om de cursor erin te plaatsen.
• Voer de zoekterm in, in dit geval 'dollar'. U zult merken dat de lijst wordt gefilterd in het onderstaande zoekvak en u kunt elke detailhandelaar die u wilt uitsluiten uitschakelen.
• Klik OK.

Dit zou onmiddellijk alle retailers filteren die de term 'dollar' bevatten.

U kunt jokertekens gebruiken in het zoekvak. Als u bijvoorbeeld de naam wilt krijgen van alle winkeliers die beginnen met het alfabet T, gebruikt u de zoekreeks als T* (T gevolgd door een asterisk). Aangezien een asterisk een willekeurig aantal tekens vertegenwoordigt, betekent dit dat de naam na T een willekeurig aantal tekens kan bevatten.

Evenzo, als u de lijst wilt krijgen van alle retailers die eindigen op het alfabet T, gebruikt u de zoekterm als *T (asterisk gevolgd door T).

Er zijn een paar belangrijke dingen die u moet weten over de zoekbalk:

• Als u één keer filtert met het ene criterium en vervolgens opnieuw filtert met een ander, wordt het eerste criterium weggegooid en krijgt u een lijst met het tweede criterium. De filtering is niet additief.
• Een voordeel van het gebruik van het zoekvak is dat u sommige resultaten handmatig kunt deselecteren. Heb je bijvoorbeeld een enorme lijst met financiële bedrijven en wil je alleen banken filteren, dan kun je zoeken op de term ‘bank’. Maar voor het geval er bedrijven binnensluipen die geen banken zijn, kunt u het eenvoudigweg uitschakelen en buiten houden.
• U kunt specifieke resultaten niet uitsluiten. Als u bijvoorbeeld alleen de detailhandelaren wilt uitsluiten die dollar bevatten, kunt u dit niet doen met behulp van het zoekvak. Dit kan echter worden gedaan met behulp van het labelfilter met de voorwaarde 'bevat niet'.

Misschien vind je de volgende zelfstudies voor draaitabels misschien ook leuk:

• Een draaitabel maken in Excel - een stapsgewijze zelfstudie.
• Brongegevens voorbereiden voor draaitabel.
• Groepsnummers in draaitabel in Excel.
• Groepsdatums in draaitabellen in Excel.
• Vernieuw de draaitabel in Excel.
• Verwijder een draaitabel in Excel.
• Een berekend veld met een Excel-draaitabel toevoegen en gebruiken
• Voorwaardelijke opmaak toepassen in een draaitabel in Excel.
• Pivot Cache in Excel - wat is het en hoe kun je het het beste gebruiken?
• Vervang lege cellen door nullen in Excel-draaitabellen.
• Tel verschillende waarden in draaitabel