Excel AutoCorrectie: een complete gids + tijdbesparende voorbeelden

Wat gebeurt er als je het woord 'Drnik' typt in plaats van 'Drinken' in Excel?

U zou merken dat Excel dat verkeerd gespelde woord automatisch corrigeert naar Drink (zoals hieronder weergegeven).

Op de een of andere manier wist Excel dat dit niet de juiste spelling was en corrigeerde het automatisch naar de juiste.

Nu worden niet alle verkeerd gespelde woorden automatisch gecorrigeerd.

Slechts enkele!

Probeer bijvoorbeeld het woord 'dirnk'.

Het zou niet automatisch worden gecorrigeerd.

De reden dat sommige woorden automatisch worden gecorrigeerd en andere niet, is omdat er al een lijst met woorden is die vooraf zijn ingevuld in Excel om automatisch te corrigeren.

Opmerking: Autocorrectie is standaard ingeschakeld in Excel.

In deze zelfstudie leg ik uit wat Autocorrectie-opties zijn en laat ik u enkele voorbeelden zien waar u het kunt gebruiken om tijd te besparen. Ik zal ook bespreken hoe u het kunt uitschakelen (d.w.z. autocorrectie uitschakelen)

De autocorrectie-opties begrijpen

Autocorrectie is gemaakt om u te helpen kleine problemen op te lossen die u kunt tegenkomen tijdens het typen in Excel of tijdens het invoeren van gegevens (zoals het vervangen van enkele vaak verkeerd gespelde woorden door de juiste woorden).

Het stelt je ook in staat om wat meer controle te krijgen bij het gebruik van Excel (zoals we zullen zien in de voorbeelden verderop in deze tutorial).

Maar laten we eerst begrijpen waar de autocorrectie-opties zijn en wat standaard beschikbaar is.

Om de autocorrectie-opties te krijgen, klikt u op het tabblad Bestand.

Klik in het Bestand-scherm op ‘Opties’.

Klik in het dialoogvenster Excel-opties op Proeflezen.

Klik in de proofing-opties op de Autocorrectie-opties.

Hierdoor wordt het dialoogvenster Autocorrectie-opties geopend.

Laat me de verschillende tabbladen in het dialoogvenster Autocorrectie en de opties daarin uitleggen.

Tabblad Autocorrectie-opties

Op het tabblad Autocorrectie-opties zijn er enkele opties die standaard zijn ingeschakeld en die enkele veelvoorkomende problemen oplossen.

• Knoppen Autocorrectie-opties weergeven: Deze is niet relevant voor Excel, maar wel voor andere MS-toepassingen. Wanneer deze optie is ingeschakeld, ziet u de autocorrectie-opties in MS Word of MS PowerPoint (zoals hieronder weergegeven).
• Corrigeer twee hoofdletters: Deze optie, indien ingeschakeld, corrigeert automatisch de twee hoofdletters in Excel. Als u bijvoorbeeld 'Hallo' typt, wordt dit automatisch gewijzigd in 'Hallo'
• Begin met een hoofdletter van zinnen: Indien ingeschakeld, zorgt deze optie ervoor dat een nieuwe zin met een hoofdletter begint. Als u bijvoorbeeld 'Hallo. hoe gaat het met je?', wordt automatisch gecorrigeerd naar 'Hallo. Hoe gaat het met jou?'
• Namen van dagen in hoofdletters zetten: Dit zal automatisch de eerste letter van de dagnaam veranderen als u in kleine letters invoert. Bijvoorbeeld, woensdag zou worden veranderd in woensdag.
• Correct per ongeluk gebruik van de Caps Lock-toets: Als je Caps Lock aan hebt staan ​​en je schrijft een zin, dan wordt de tekst automatisch gecorrigeerd en Caps Lock uitgeschakeld. Als u bijvoorbeeld hallo invoert, wordt dit automatisch gewijzigd in Hallo.
• Tekst vervangen terwijl u typt: Dit is waar Excel al enkele vaak verkeerd gespelde woorden heeft (of shortcodes voor sommige symbolen). Als u bijvoorbeeld (c) typt, wordt het automatisch omgezet in het copyrightsymbool. Dat komt omdat het is opgegeven in de lijst bij deze optie. U kunt woorden toevoegen aan of verwijderen uit de lijst (meer hierover in een voorbeeld hieronder).

Uitzonderingen voor automatische correctie

Hoewel deze autocorrectie-opties geweldig zijn, wil je soms dat het niet super slim handelt en deze automatisch corrigeert.

Als u bijvoorbeeld de merknaam ATs heeft (waarbij de 's' in kleine letters staat), zou Excel deze automatisch omzetten in 'Ats'.

Hoewel je de autocorrectie in alle andere gevallen leuk vindt, kun je dat doen als je dit specifieke geval wilt uitsluiten.

Klik op het tabblad Autocorrectie op het tabblad Uitzonderingen.

In het dialoogvenster Autocorrectie-uitzonderingen kunt u twee soorten uitzonderingen hebben:

1. Eerste brief: Standaard zet Excel het alfabet in hoofdletters na de punt (punt). U kunt hier enkele uitzonderingen opgeven (er is al een lijst met veelvoorkomende uitzonderingen).
2. Beginletters: Als u niet wilt dat AT's worden geconverteerd naar Ats, kunt u dat hier aangeven.

Tabblad Automatisch opmaken terwijl u typt

Dit tabblad heeft drie opties (die allemaal zijn ingeschakeld). Ik vind al deze drie opties nuttig.

1. Vervang terwijl u typt: wanneer u hyperlinks in een cel invoert, wordt deze automatisch omgezet in een hyperlink. Ik schakel deze optie soms uit omdat ik vaak op de cel klik, wat dan een paar seconden duurt en vervolgens de link in de browser opent.
2. Solliciteer terwijl je werkt: Hiermee worden automatisch nieuwe rijen en kolommen toegevoegd aan een Excel-tabel wanneer u iets invoert in de cel naast die in de tabel.
3. Automatisch als uw werk: Wanneer u een formule invoert in een kolom in een Excel-tabel, zal deze optie dezelfde formule invoeren (met aangepaste celverwijzingen) in alle cellen in de kolom.

Tabblad Acties

In Microsoft-toepassingen kunt u een actie maken op basis van een specifiek woord of tekst.

In Excel is er maar één type actie beschikbaar: datumactie.

Een datumactie betekent dat als u een datum in een cel in Excel hebt, u met de rechtermuisknop kunt klikken en een paar acties krijgt die u voor die datum kunt uitvoeren (zoals die datum in de agenda weergeven of een vergadering plannen in Outlook ).

Dit kan handig zijn als u een lijst met datums heeft en er snel een paar in uw agenda wilt opslaan of een vergadering wilt plannen (via Outlook).

Deze optie is standaard uitgeschakeld en u moet deze inschakelen om deze in Excel te kunnen gebruiken.

Eenmaal ingeschakeld, kunt u het Excel gebruiken. Als je een datum in een cel hebt, klik je met de rechtermuisknop en je vindt de actie-opties onderaan.

Tabblad Wiskunde Autocorrectie

Net zoals u symbolen in een Excel-cel kunt invoegen (zoals Delta, Graden of Vinkje), kunt u ook wiskundige symbolen invoegen in een vergelijking.

Dit tabblad bevat tekst die automatisch wordt omgezet in het opgegeven wiskundige symbool. Als u bijvoorbeeld \sigma typt, wordt dit vervangen door het σ-symbool.

Merk op dat dit niet werkt in de cellen in het werkblad. Het werkt alleen met vergelijkingen.

Hoe u uw eigen woorden aan Excel Autocorrectie kunt toevoegen?

Zou je willen dat er enkele woorden waren die deel uitmaakten van autocorrectie?

Stel dat u bijvoorbeeld het woord 'drikn' wilt toevoegen aan autocorrectie, zodat het wordt gecorrigeerd naar 'drinken'.

U kunt de onderstaande stappen gebruiken om een ​​woord toe te voegen aan autocorrectie:

1. Klik op het tabblad Bestand.
2. Klik op Opties.
3. Selecteer in het dialoogvenster Opties de optie Proeflezen.
4. Klik op de knop 'AutoCorrectie-opties'.
5. Voer in het dialoogvenster Autocorrectie het volgende in:
   • Vervangen: dronken
   • Met: drankje
6. Klik op TOEVOEGEN
7. Klik OK.

Als u nu 'drikn' typt in Excel, wordt dit automatisch gecorrigeerd naar 'drinken'.

Voordat ik je enkele coole voorbeelden laat zien om dit te gebruiken, zijn hier een paar dingen die je moet weten over Autocorrectie in Excel:

• Autocorrectie-lijst is hoofdlettergevoelig. Dit betekent dat je het woord 'drikn' hebt toegevoegd om te vervangen door 'drink', het zou alleen werken met het woord in kleine letters. Als je ‘Drikn’ of ‘DRIKN’ invult, wordt dit niet gecorrigeerd.
• Deze wijziging wordt opgeslagen in Excel en zou bestaan, zelfs als u de werkmap sluit en opnieuw opent. Als u dit niet langer wilt, moet u het handmatig gaan verwijderen.
• De verandering vindt alleen plaats wanneer het exacte woord wordt gebruikt. Als u bijvoorbeeld 'drikns' gebruikt, wordt dit niet automatisch gecorrigeerd. Om het te laten werken, mag het woord geen tekens ervoor of erna hebben.
• Wanneer u een autocorrectie opgeeft in Excel, wordt deze automatisch geactiveerd in andere MS-toepassingen zoals MS Word of MS PowerPoint.

Autocorrectie is gemaakt als een manier om veelvoorkomende spelfouten te corrigeren. Maar je kunt het ook op een aantal geweldige manieren gebruiken om tijd te besparen.

Verwant: Spellingcontrole in Excel.

Hieronder staan ​​enkele handige voorbeelden om Autocorrectie te gebruiken (behalve het corrigeren van een verkeerd gespeld woord).

Voorbeeld 1: Autocorrectie gebruiken om afkortingen te voltooien

Stel je voor dat je werkt voor een bedrijf 'ABC Technology Corporation Limited'.

Je werk omvat veel gegevensinvoer in Excel en je moet meerdere keren per dag de volledige bedrijfsnaam handmatig typen.

Hoe snel je ook typt, dit zou zonde van je tijd zijn.

Zou je niet willen dat er een manier was waarop je gewoon ABC (of wat je maar wilt) kunt invoeren en Excel vervangt door de naam van het bedrijf?

Dit is waar de geweldigheid van Autocorrectie kan helpen.

U kunt een afkorting opgeven in Autocorrectie, en wanneer u die afkorting gebruikt, converteert Excel die automatisch naar de opgegeven tekst.

U kunt bijvoorbeeld opgeven dat wanneer u ABC typt, Excel dit automatisch moet vervangen door 'ABC Technology Corporation Limited'.

Iets zoals hieronder weergegeven:

Dit gebeurt wanneer u een autocorrectie toevoegt in Excel waar ABC moet worden gecorrigeerd naar " (zoals hieronder weergegeven in het dialoogvenster voor autocorrectie).

Wat als u ABC wilt invoegen en niet de volledige naam?

Als u niet wilt dat de autocorrectie ABC in de volledige naam verandert, drukt u gewoon op Control + Z om ABC terug te krijgen.

Terwijl het gebruik van Control + Z werkt, kunt u het beste een afkorting kiezen die u waarschijnlijk niet in uw werk zult gebruiken. Dit zorgt ervoor dat er geen kans is dat u per ongeluk de volledige naam krijgt (terwijl u alleen de afkorting wilde).

Hieronder staan ​​enkele scenario's waarin deze autocorrectie-truc veel tijd kan besparen:

• U kunt snel bestandsnamen of mapnamen invoeren (in plaats van elke keer te kopiëren en plakken).
• Als je een lijst met teamleden hebt, kun je hun initialen gebruiken om hun namen snel in te voeren.

Een waarschuwing: elke autocorrectie-optie die u opgeeft in Excel, wordt ook geactiveerd in andere MS-toepassingen zoals MS Word of MS PowerPoint. In dergelijke gevallen kunt u het beste afkortingen gebruiken die u waarschijnlijk nergens anders zult gebruiken.

Voorbeeld 2: snel symbolen invoegen (zoals graden of delta)

Sommige symbolen zijn moeilijk in te voegen/in te typen in Excel, omdat deze nog niet beschikbaar zijn op het toetsenbord (zoals het graden-symbool of het delta-symbool of opsommingstekens).

U moet ofwel de sneltoets kennen (die vaak lang en ingewikkeld is) of u moet het dialoogvenster Symbool invoegen gebruiken (wat tijdrovend is).

Als er symbolen zijn die u vaak moet gebruiken, kunt u de functie Autocorrectie gebruiken om deze symbolen een codenaam of afkorting te geven.

Als u nu dat symbool moet invoeren, kunt u gewoon de codenaam gebruiken en het wordt automatisch gecorrigeerd naar dat symbool.

Hieronder ziet u een voorbeeld waarbij ik de code DEGSYM gebruik om het gradensymbool in Excel te krijgen.

Om dit te doen, brengt u de volgende wijziging aan in het dialoogvenster Excel Autocorrectie:

Voorbeeld 3: Formules sneller schrijven met autocorrectie

Deze truc (die ik heb geleerd van deze blog) is een beetje vergezocht, maar als je met veel lange formules werkt, kan dit je wat tijd besparen.

Hieronder vindt u een formule die de tekst van de drie cellen combineert die zijn overgelaten aan de cel waarin deze formule wordt gebruikt.:

=INDIRECT(ADRES(RIJ(),KOLOM()-3))&INDIRECT(ADRES(RIJ(),KOLOM()-2))&INDIRECT(ADRES(RIJ(),KOLOM()-1))

Als u nu vaak een formule als deze moet maken, is het beter om er een eenvoudige code voor te maken en deze in Autocorrectie te gebruiken.

In dit geval heb ik de code 'com3' in autocorrectie gebruikt om de formule te krijgen.

Nu kunt u de code 'com3' gebruiken om de hele formule in een paar toetsaanslagen te krijgen (zoals hieronder weergegeven):

Opmerking: zoals ik al zei, is dit iets dat de meesten van jullie nooit zouden hoeven gebruiken, maar het is nog steeds een goede truc om te weten (voor het geval dat). Het bovenstaande voorbeeld is een praktijkgeval waarbij ik dit momenteel in een van mijn projecten gebruik om tijd te besparen.

Autocorrectie volledig uitschakelen?

Hoewel ik denk dat autocorrectie een geweldige functie is, is het misschien niet voor iedereen relevant.

En in sommige gevallen kan het zelfs een irritatie zijn. Als u bijvoorbeeld (c) of (r) of ™ typt, zal de automatische correctie van Excel de tekst automatisch wijzigen (in © of ® of ™)

In dergelijke gevallen is het het beste om autocorrectie uit te schakelen, of op zijn minst de termen te verwijderen die u niet automatisch wilt corrigeren.

Hieronder staan ​​de stappen om autocorrectie uit te schakelen:

1. Klik op het tabblad Bestand.
2. Klik op Opties.
3. Selecteer in het dialoogvenster Opties de optie Proeflezen.
4. Klik op de knop 'AutoCorrectie-opties'.
5. Schakel in het dialoogvenster Autocorrectie op het tabblad Autocorrectie de optie 'Tekst vervangen terwijl u typt' uit.

Opmerking: met de bovenstaande stappen wordt de functie voor automatisch aanvullen volledig uitgeschakeld, waarbij tekst wordt vervangen door de opgegeven tekst. Dit kan ook betekenen dat die vaak verkeerd gespelde woorden niet langer worden gecorrigeerd.

Hoe sommige woorden uit te schakelen/vervangen van autocorrectie?

Als u de algemene functie 'Tekst vervangen terwijl u typt' wilt behouden, maar enkele uitzonderingen wilt, kunt u het woord in de lijst vinden en het handmatig verwijderen (of bewerken).

Hieronder staan ​​de stappen om dit te doen:

1. Klik op het tabblad Bestand en vervolgens op Opties (in het geopende scherm Bestand).
2. Selecteer in het dialoogvenster Opties de optie Proeflezen.
3. Klik op de knop 'AutoCorrectie-opties'.
4. Selecteer in het dialoogvenster Autocorrectie op het tabblad Autocorrectie het woord dat u wilt verwijderen.
5. Klik op de knop Verwijderen.

U kunt ook een woord vervangen in Autocorrectie. Bijvoorbeeld, in plaats van (c) te veranderen in het copyright-symbool, kunt u het gebruiken om te worden omgezet in het woord - copyright.

Om het woord te vervangen door een andere tekst, zoekt en wijzigt u de tekst en klikt u vervolgens op de knop Vervangen.

Autocorrectie-wijzigingen in Excel ongedaan maken

Als u iets schrijft en Excel verandert het vanwege autocorrectie, kunt u de originele tekst terugkrijgen door op Control + Z te drukken.

Zodra u bijvoorbeeld (c) in een cel in Excel typt en op de spatietoets drukt, wordt deze onmiddellijk omgezet in het copyright-symbool.

Maar als u nu Control + Z gebruikt, wordt het weer (c) en blijft het zo.

Hoewel Autocorrectie een functie is die de meeste Excel-gebruikers nooit hoeven aan te passen, is het goed om enkele manieren te kennen waarop u deze kunt gebruiken om tijd te besparen (zoals weergegeven in de voorbeelden).

Ik ben het de laatste tijd gaan gebruiken voor een aantal formules die behoorlijk groot zijn, maar ik gebruik deze vaak (zoals getoond in voorbeeld 3).