Wat zijn externe links of verwijzingen?
Wanneer u formules in Excel maakt en naar een gegevenspunt in een andere werkmap verwijst, maakt Excel een koppeling naar die werkmap.
Uw formule kan er dus uitzien als iets zoals hieronder wordt weergegeven:
Merk op dat het geel gemarkeerde gedeelte de externe link is (ook wel externe referentie genoemd). Dit deel van de formule vertelt Excel om naar deze werkmap (Score.xlsx) te gaan en naar de opgegeven cel in de werkmap te verwijzen.
Het voordeel van een externe link in uw formule is dat u deze automatisch kunt bijwerken wanneer de gegevens in de gekoppelde werkmap veranderen.
Het nadeel is echter dat je die gekoppelde werkmap altijd bij de hand moet hebben. Als u het gekoppelde werkmapbestand verwijdert, de naam wijzigt of de maplocatie wijzigt, worden de gegevens niet bijgewerkt.
Als je werkt met een werkmap die externe links bevat en je moet deze delen met collega's/klanten, dan is het beter om deze externe links te verwijderen.
Als je echter veel formules hebt, kan het je gek maken om dit handmatig te doen.
Externe links en verwijzingen vinden in Excel
Hier zijn een aantal technieken die u kunt gebruiken om snel externe links in Excel te vinden:
- Zoeken en vervangen gebruiken.
- De optie Koppelingen bewerken gebruiken.
Laten we eens kijken hoe elk van deze technieken werkt.
Externe links zoeken met Zoeken en vervangen
Cellen met externe koppelingen bevatten de naam van de werkmap waarnaar deze verwijst. Dit zou betekenen dat de verwijzing de bestandsnaam zou hebben met de extensie .xlsx/.xls/.xlsm/.xlb.
We kunnen dit gebruiken om alle externe links te vinden.
Hier zijn de stappen om externe links in Excel te vinden met behulp van Zoeken en vervangen:
- Selecteer alle cellen.
- Ga naar het tabblad Start -> Bewerken -> Zoek & Selecteer -> Zoek.
- Typ in het dialoogvenster Zoeken en vervangen *.xl* in het veld 'Zoeken naar'.
- Klik op Alles zoeken.
Hiermee worden alle cellen met externe links gevonden en weergegeven.
Nu kunt u al deze cellen selecteren (selecteer het eerste record, houd de Shift-toets ingedrukt en selecteer vervolgens het laatste record) en zet de formules om naar waarden.
Vind externe links met de optie Koppelingen bewerken
Excel heeft deze ingebouwde tool die alle externe referenties zal vinden.
Hier zijn de stappen om externe links te vinden met de optie Koppelingen bewerken:
- Ga naar het tabblad Gegevens.
- Klik in de groep Verbindingen op Koppelingen bewerken. Het opent het dialoogvenster Koppelingen bewerken met een lijst van alle werkmappen waarnaar wordt verwezen.
- Klik op Koppelingen verbreken om alle gekoppelde cellen naar waarden te converteren.
Houd er rekening mee dat zodra u de koppelingen verbreekt, u deze ongedaan kunt maken. Maak als best practice een back-up voordat u dit doet.
Krijgt u nog steeds de prompt voor externe links?
Soms kunt u alle externe links vinden en verwijderen, maar krijgt u nog steeds een prompt zoals hieronder weergegeven:
Doe niet gek en begin Excel te vervloeken.
Dus als u de prompt voor updatelinks krijgt, controleer dan ook het volgende voor externe links:
- Benoemde bereiken
- Conditionele opmaak
- Gegevensvalidatie
- Vormen
- Grafiektitels
Het gebruik van 'Zoeken en vervangen' of 'Links bewerken' zoals hierboven weergegeven, zou geen externe links in deze bovengenoemde functies identificeren.
Hier zijn de stappen om externe links op deze plaatsen te vinden:
- Benoemde bereiken: Ga naar het tabblad Formule en klik op Naambeheer. Het toont u alle benoemde bereiken in de werkmap. U kunt de kolom 'Verwijst naar' aanvinken om externe verwijzingen te vinden.
- Conditionele opmaak: De enige manier waarop een externe link in voorwaardelijke opmaak kan terechtkomen, is via de aangepaste formule. Ga naar het tabblad Start -> Voorwaardelijke opmaak -> Regels beheren. Controleer in de Conditional Formatting Rules Manager de formules voor externe links.
- Gegevensvalidatie: Het is mogelijk dat de vervolgkeuzelijst voor gegevensvalidatie verwijst naar een benoemd bereik dat op zijn beurt externe links heeft. Het controleren van benoemde bereiken zou ook voor dit probleem moeten zorgen.
- vormen: Als u vormen gebruikt die aan cellen zijn gekoppeld, controleert u deze voor externe koppelingen. Hier is een snelle manier om alle vormen te doorlopen:
- Druk op de F5-toets. Het opent het Ga naar dialoogvenster.
- Klik op Speciaal.
- Selecteer Objecten in het dialoogvenster Ga naar speciaal.
- Klik OK. Dit zou alle vormen selecteren. Nu kunt u de Tab-toets gebruiken om hier doorheen te bladeren.
- Grafiektitels: Selecteer de grafiektitel en controleer in de formulebalk of deze verwijst naar een externe link.
U kunt meer leren over externe links in deze zelfstudies:
- Externe links vinden in Excel - Contexturen Blog.
- Externe koppelingen zoeken - Microsoft Excel-ondersteuning.
Er is ook een invoegtoepassing beschikbaar om externe links in Excel te vinden. Klik hier voor meer informatie en om de invoegtoepassing te downloaden.
