Je begint je dag. Plan een aantal taken. Schrijf het ergens op en ga ermee aan de slag.
Als het ver voorbij je werktijd is, denk je aan die takenlijst (kijk ernaar als je hem hebt geschreven) en vervloek je de wereld omdat hij niet genoeg tijd heeft op de dag.
Klinkt bekend?
Als u instemmend knikt, lijdt u, mijn vriend, aan een acute aandoening van het uitbreiden van uw to-do-lijst.
Nou, ik ben geen hersendokter en ook geen zelfhulpgoeroe. Ik kan je niet helpen om uitstelgedrag te overwinnen en je werk gedaan te krijgen.
MAAR…
Ik kan je een Excel-takenlijst-sjabloon geven die je steeds groter wordende lijst aankan (je moet er nog steeds een maken en al het werk doen).
Afgezien van de grappen, geloof ik dat het nuttig is als je een takenlijst bijhoudt. Ik maak er elke ochtend een en op sommige gelukkige dagen krijg ik ook het genoegen om de meeste (zo niet alle) items af te vinken.
Excel-takenlijstsjablonen (gratis download)
Hier zijn de vier Excel-takenlijstsjablonen die u kunt downloaden:
- Een eenvoudige afdrukbare Excel-takenlijst.
- Takenlijst met vervolgkeuzelijsten om een taak als voltooid te markeren.
- Takenlijst waar u een vakje kunt aanvinken om een taak als voltooid te markeren.
- Takenlijst waar u eenvoudig kunt verdubbelen om de taak als voltooid te markeren.
Excel Takenlijstsjabloon #1 - Afdrukbare takenlijst
Deze is voor mensen zoals ik.
Ik vind het leuk om mijn takenlijst uit te printen en recht voor mijn ogen te plakken en vervolgens aan de items op de lijst te werken.
Hier is een eenvoudig Excel-sjabloon waar u de taken kunt invullen en een afdruk kunt maken. Schrijft u de taken liever zelf, dan kunt u deze eerst uitprinten en daarna de taken invullen.
Er is een aparte kolom om de datum en eventuele opmerkingen te vermelden. Als u het niet nodig hebt, verwijdert u deze kolommen voordat u gaat afdrukken.
Download eenvoudig afdrukbare takenlijstsjabloon
Excel-takenlijstsjabloon #2 - met vervolgkeuzelijst
Als u de takenlijst liever in Excel zelf maakt en onderhoudt, staat u een traktatie te wachten.
Hier is een Excel-takenlijstsjabloon waarin u:
- Voer de belangrijkste taken in die moeten worden voltooid.
- Geef prioriteit aan de taken (Hoog, Gemiddeld, Laag).
- Markeer een taak als voltooid door deze te selecteren in de vervolgkeuzelijst. Zodra u de taak als voltooid markeert:
- De taak wordt doorgestreept (doorhalen wordt toegepast).
- De rij wordt automatisch groen gearceerd.
- De voortgangsbalk verandert om het % voltooide taken weer te geven (op basis van de prioriteit).
extra notities:
- De gewichten worden als volgt gegeven (in de onderstaande afbeelding). Als u de gewichten wilt wijzigen, kunt u dit eenvoudig doen door deze waarden te wijzigen. In het downloadbestand zijn de kolommen G t/m J verborgen. Maak het zichtbaar om de gewichten te wijzigen.
- Om de voortgang te berekenen met behulp van de voortgangsbalk, berekenen we:
- Totale score: tel alle gewichten voor alle activiteiten bij elkaar op. Als er bijvoorbeeld 2 taken met hoge prioriteit en 1 taak met gemiddelde prioriteit en 1 taak met lage prioriteit zijn, zou de totale score 14 zijn (5+5+3+1).
- Voltooide score: hier voegen we alle gewichten toe voor alle activiteiten die zijn voltooid. Als bijvoorbeeld van de 4 activiteiten 1 activiteit met hoge prioriteit is voltooid, is de voltooide score 5.
- % voltooid: de waarde wanneer we de voltooide score delen met de totale score. In het bovenstaande geval zou het bijvoorbeeld 35,7% (5/14) zijn.
Download takenlijst met vervolgkeuzelijsten
Excel-takenlijstsjabloon #3 - met selectievakjes
Deze sjabloon is precies zoals die met vervolgkeuzelijsten, met een klein verschil - het heeft selectievakjes in plaats van de vervolgkeuzelijst.
U kunt de taak als voltooid markeren door het selectievakje aan te vinken. Als het niet is aangevinkt, wordt het als onvolledig beschouwd.
Hier leest u hoe u deze Excel-takenlijstsjabloon kunt gebruiken:
- Voer de belangrijkste taken in die moeten worden voltooid.
- Geef prioriteit aan de taken (Hoog, Gemiddeld, Laag).
- Markeer een taak als voltooid door het selectievakje aan te vinken. Zodra u het vakje voor een taak aanvinkt:
- De taak wordt doorgestreept (doorhalen).
- De rij wordt automatisch groen gearceerd.
- De voortgangsbalk verandert om het % voltooide taken weer te geven (op basis van de prioriteit).
OPMERKING: Wees voorzichtig bij het toevoegen van rijen verwijderen. Als u een rij verwijdert, wordt het selectievakje niet verwijderd.
Download takenlijstsjabloon met selectievakjes
Excel Takenlijstsjabloon #4 - Dubbelklik ingeschakeld
Ik vind deze versie van de sjabloon de beste van allemaal.
Het gebruikt een kleine VBA-code om de dubbelklikgebeurtenis in te schakelen, waarbij u een taak als voltooid kunt markeren door er eenvoudig op te dubbelklikken. Zodra u dubbelklikt op de cel, wordt er automatisch een vinkje in die cel geplaatst.
OPMERKING: aangezien dit een VBA-code bevat, moet deze worden opgeslagen in .XLS of .XLSM formaat.
Hier leest u hoe u deze Excel-takenlijstsjabloon kunt gebruiken:
- Voer de belangrijkste taken in die moeten worden voltooid.
- Geef prioriteit aan de taken (Hoog, Gemiddeld, Laag).
- Markeer een taak als voltooid door het selectievakje aan te vinken. Zodra u het vakje voor een taak aanvinkt:
- De taak wordt doorgestreept (doorhalen).
- De rij wordt automatisch groen gearceerd.
- De voortgangsbalk verandert om het % voltooide taken weer te geven (op basis van de prioriteit).
Download Excel-sjabloon Takenlijst #4 - Dubbelklik ingeschakeld
OPMERKING: aangezien deze sjabloon een VBA-code bevat, geeft Excel bij het openen een prompt weer om inhoud in te schakelen. U moet het inschakelen om dit te laten werken.
Dus hier zijn 4 Excel-takenlijstsjablonen die ik handig vind en vaak gebruik bij het plannen van mijn werk.
Veelvoorkomende gebruiksscenario's voor het gebruik van deze takenlijstsjablonen
Hoewel ik je het voorbeeld van veelvoorkomende dagelijkse taken heb laten zien, kun je deze takenlijstsjablonen op veel verschillende manieren gebruiken.
Hier zijn enkele use-cases die bij mij opkomen:
- Checklist voor projectbeheer: Aangezien een project veel bewegende delen kan hebben, kan het maken van een dagelijkse of zelfs wekelijkse/maandelijkse takenlijst u helpen om alle belangrijke dingen in de gaten te houden.
- Checklist voor onboarding van klanten: U kunt een snelle checklist voor onboarding van klanten maken en deze aan uw verkoop-/klantmanagers overhandigen. Dit zorgt ervoor dat een klant een naadloze en complete onboarding-ervaring krijgt.
- Boodschappenlijstje: Hoewel het misschien raar klinkt om er een in Excel te maken, heb ik mensen dit zien doen. Dit is handiger geworden nu we in een paar minuten online spullen kunnen bestellen.
- Checklist evenementbeheer: Eventmanagement kan uit de hand lopen en uit de hand lopen als het niet goed wordt gepland. Een handige to-do lijst kan jou (en anderen) veel tijd en geld besparen.
- Checklist reisroute en inpakken: Ik hou ervan om mijn reizen probleemloos te houden door een takenlijst te hebben met dingen die moeten worden gedaan (boekingen, visa, tickets, enz.). Je kunt ook een paklijst maken om ervoor te zorgen dat je geen belangrijke spullen achterlaat.
- Checklist voor het publiceren van blogs: Ik heb een takenlijst gemaakt om ervoor te zorgen dat ik geen belangrijke onderdelen mis bij het publiceren van een blogbericht op deze site. Deze taken omvatten het doen van grammatica en spellingcontrole, ervoor zorgen dat titels correct zijn, afbeeldingen aanwezig zijn, tahs en categorieën worden toegewezen, enz.
Wat komt er kijken bij het maken van de Excel TO DO List-sjabloon?
Er is hier geen raketwetenschap in het spel. Eenvoudige Excel-technieken komen samen om het voor elkaar te krijgen.
Dit zijn de componenten die deze sjablonen maken:
- Voorwaardelijke opmaak (om een rij groen te markeren wanneer een taak als voltooid is gemarkeerd).
- Doorgestreepte indeling (verschijnt wanneer een taak als voltooid is gemarkeerd).
- Excel-vervolgkeuzelijsten (om de status in de vervolgkeuzelijst weer te geven).
- Selectievakjes (om een taak als voltooid te markeren door deze aan te vinken).
- VBA (om dubbelklikgebeurtenis in te schakelen).
- Excel Charting (om de voortgangsbalk te maken).
Ik hoop dat deze sjablonen u zullen helpen productiever te worden en tijd te besparen.
Ik weet zeker dat je ook to-do-lijst succes/mislukkingsverhalen hebt en ik zou het graag horen. Ik wacht in de commentaarsectie
Andere Excel-sjablonen die u misschien leuk vindt:
- Takenlijstsjabloon Geïntegreerd met Agenda in Excel.
- Taakprioriteringsmatrixsjabloon in Excel.
- Gedeelde onkostencalculator in Excel.
- Werknemer Urenregistratie Calculator.
- Sjabloon voor vakantieroute en paklijst.
