Met gegevensvalidatie in Excel kunt u de gegevens beheren die in een cel kunnen worden ingevoerd. U kunt de gebruiker beperken tot het invoeren van alleen een gespecificeerd bereik van cijfers, tekst of datum.
U kunt ook gegevensvalidatiefunctionaliteit gebruiken om een Excel-vervolgkeuzelijst te maken (wat absoluut een van de coolste en krachtigste functies in Excel is)
Toegang tot gegevensvalidatie in Excel
Gegevensvalidatie in Excel is toegankelijk via het tabblad Gegevens in het lint.
In de meeste gevallen zijn er drie situaties waarin u gegevensvalidatie in Excel zou willen gebruiken:
- Wanneer u de gegevensinvoer wilt beperken tot bepaalde nummers/tekst/datums. Gegevens die niet voldoen aan de validatiecriteria zijn niet toegestaan.
- Wanneer u de gebruiker wilt informeren wanneer gegevens buiten het bereik worden ingevoerd. Alle soorten gegevensinvoer zijn echter toegestaan.
- Wanneer u de gebruiker begeleidt bij het invoeren van gegevens. Alle soorten gegevensinvoer zijn toegestaan.
Laten we deze situaties een voor een doornemen:
Wanneer u de gegevensinvoer wilt beperken tot bepaalde nummers/tekst/datums
Met gegevensvalidatie kunt u een voorwaarde opgeven voor gegevensinvoer in een cel/cellen in Excel. Eenmaal gespecificeerd, staat het de gebruiker niet toe iets in te voeren dat buiten dat gespecificeerde bereik valt. Deze functie is toegankelijk door het dialoogvenster voor gegevensvalidatie te openen en de optie Instellingen te selecteren
In de vervolgkeuzelijst kunt u de voorwaarde kiezen die u voor een celbereik wilt toepassen
- Elke waarde - Hiermee kan elke waarde in een cel worden ingevoerd.
- Geheel getal - Hiermee kunnen alleen hele getallen worden ingevoerd, met aanvullende voorwaarden zoals groter/kleiner dan, tussen/niet tussen, gelijk aan/niet gelijk aan.
- Decimaal - Hiermee kunnen getallen met decimalen worden ingevoerd, met aanvullende voorwaarden zoals groter/kleiner dan, tussen/niet tussen, gelijk aan/niet gelijk aan.
- Lijst - Creëert een vervolgkeuzelijst door een lijst met items te nemen (via bereikselectie of benoemd bereik).
- Datum - Hiermee kunnen datums (of de getalswaarde) worden ingevoerd, met aanvullende voorwaarden zoals groter/kleiner dan, tussen/niet tussen, gelijk aan/niet gelijk aan.
- Tijd - Hiermee kan tijd (of de getalswaarde) worden ingevoerd, met aanvullende voorwaarden zoals groter/kleiner dan, tussen/niet tussen, gelijk aan/niet gelijk aan.
- Tekstlengte - Staat tekst toe met de voorwaarde op zijn lengte.
- Aangepast - Staat waarden toe die voldoen aan de opgegeven criteria. Als ik bijvoorbeeld de formule =A1>10 gebruik, zijn alleen getallen groter dan 10 toegestaan in cel A1.
Telkens wanneer u gegevens invoert in een cel die de opgegeven voorwaarde schendt, wordt een fout weergegeven.
Wanneer u de gebruiker wilt informeren wanneer gegevens buiten het bereik worden ingevoerd (alle soorten gegevensinvoer zijn toegestaan)
Terwijl het eerdere gedeelte ging over het beperken van de gebruiker tot een bepaald bereik tijdens het invoeren van gegevens, gaat dit gedeelte over het waarschuwen van de gebruiker als er gegevens buiten het bereik worden ingevoerd. Het invoeren van gegevens is echter nog steeds toegestaan. Dit kan worden ingeschakeld door de instellingen voor foutmeldingen te wijzigen.
U kunt het foutbericht aanpassen door naar het tabblad Foutmelding in het dialoogvenster Gegevensvalidatie te gaan. Er zijn drie opties:
- Stopfout - Geeft de stopfout weer en laat de gebruiker geen gegevens invoeren die buiten het opgegeven bereik vallen.
- Waarschuwingsfout - Geeft de waarschuwingsfout weer, maar laat de gebruiker de gegevens invoeren die buiten het opgegeven bereik vallen.
- Informatiefout - Geeft de informatiefout weer, maar laat de gebruiker de gegevens invoeren die buiten het opgegeven bereik vallen.
Wanneer u de gebruiker begeleidt bij het invoeren van gegevens (alle soorten gegevensinvoer zijn toegestaan)
Stel, u heeft een lijst met werknemers en u wilt hun indiensttredingsdatum weten. Er kunnen meerdere formaten zijn om de datum in te voeren (zoals 01/01/2014, of 01 jan, 2014 of 1st jan 2014). Omwille van de consistentie is het echter beter om alle datums in één formaat te krijgen. Het is echter goed dat mensen het in een ander formaat invoeren, omdat het vastleggen van de gegevens van het grootste belang is.
Hier is hoe dit kan worden gedaan:
- Selecteer een cel en ga vervolgens naar het tabblad Gegevens -> Gegevensvalidatie
- Selecteer in het dialoogvenster Gegevensvalidatie het tabblad Invoerbericht
- Zorg ervoor dat het selectievakje 'Invoerbericht weergeven wanneer cel is geselecteerd' is ingeschakeld
- Voer op het tabblad Invoerbericht Titel (max. 32 tekens, optioneel) en Invoerbericht (max. 256 tekens) in
- Klik OK. Wanneer u nu op de cel klikt of deze selecteert met het toetsenbord, wordt het bericht weergegeven.
voorzichtigion: Als u de berichtenbox van zijn positie verplaatst, worden alle berichtenboxen alleen op die positie weergegeven. Het is dus veilig om het berichtenvenster niet te verplaatsen.
Gerelateerde tutorials over gegevensvalidatie in Excel:
- Schakel gegevensinvoer alleen in als een afhankelijke cel is gevuld.
- Vermom getallen als tekst in een vervolgkeuzelijst voor gegevensvalidatie.
- Maak een vervolgkeuzelijst voor afhankelijke validatie.
