Bekijk video - Wijzigingen volgen in Excel
Als u met een Excel-bestand werkt dat door andere mensen moet worden bijgewerkt of beoordeeld, kan de optie om wijzigingen bij te houden van pas komen.
U kunt het ook gebruiken wanneer u een bestand bijwerkt en alle wijzigingen die u zelf aanbrengt, moet bijhouden. Dit kan handig zijn als u er later nog eens naar kijkt.
In deze zelfstudie laat ik u zien hoe u wijzigingen in Excel bijhoudt.
De functie Wijzigingen bijhouden in Excel inschakelen
Deze functie is standaard uitgeschakeld in Excel.
Dit zijn de stappen om wijzigingen bij te houden in Excel:
- Ga naar het tabblad Review.
- Klik in de groep Wijzigingen op de optie Wijzigingen bijhouden en selecteer Wijzigingen markeren.
- Vink in het dialoogvenster Wijzigingen markeren de optie - 'Wijzigingen bijhouden tijdens bewerken' aan. Hiermee deelt u ook uw werkmap'. U kunt ook de opties 'Wanneer', 'Wie' en 'Waar' specificeren. Voor deze tutorial ga ik met de standaardinstellingen.
- Klik OK.
De bovenstaande stappen zouden 'Wijzigingen bijhouden' in Excel inschakelen en nu wordt elke wijziging in de werkmap gemarkeerd.
Opmerking: om deze optie te laten werken, moet de werkmap op uw systeem of op een netwerkstation zijn opgeslagen. Als het bestand niet is opgeslagen, wordt u eerst gevraagd het op te slaan voordat de optie 'Wijzigingen bijhouden' wordt ingeschakeld. Als het bestand al is opgeslagen, wordt het nog steeds opgeslagen voordat het volgen wordt ingeschakeld.
Hoe werkt 'Wijzigingen bijhouden' in Excel?
Zodra u de tracking hebt ingeschakeld, wordt deze gemarkeerd met een blauwe rand en een kleine blauwe driehoek in de linkerbovenhoek van de cel wanneer u of iemand die toegang heeft tot de werkmap er wijzigingen in aanbrengt. Dit is vergelijkbaar met de rode driehoek die u ziet wanneer u een opmerking in een cel invoegt.
Hieronder heb ik bijvoorbeeld een dummy-projectplan en heb ik wijzigingen aangebracht in kolom B (cel B4 en B6).
Wanneer u de cursor over de cel met een wijziging beweegt, wordt een bericht weergegeven waarin wordt aangegeven wat de wijziging is, wie de wijziging heeft aangebracht en wanneer deze is doorgevoerd.
Merk op dat wanneer de optie 'wijzigingen bijhouden' is ingeschakeld in Excel, de werkmap wordt gedeeld en dat sommige functies automatisch worden uitgeschakeld. U kunt bijvoorbeeld een blad niet beveiligen als 'wijzigingen bijhouden' AAN staat. U zult merken dat sommige opties in het lint grijs worden weergegeven.
Een lijst met alle wijzigingen krijgen
Als u een werkmap hebt waarin veel wijzigingen zijn aangebracht, wilt u misschien een lijst met alle wijzigingen afzonderlijk als een lijst krijgen.
Hier zijn de stappen om een lijst van alle wijzigingen in een nieuw werkblad te krijgen:
- Sla de werkmap op zodat de aangebrachte wijzigingen ook worden opgeslagen.
- Ga naar het tabblad Review.
- Klik in de groep Wijzigingen op Wijzigingen bijhouden en selecteer Wijzigingen markeren.
- Vink in het dialoogvenster 'Wijzigingen markeren' de optie - 'Lijst wijzigingen op een nieuw blad' aan. Bij de optie 'Wanneer' kunt u aangeven of u alle wijzigingen of wijzigingen wilt die niet zijn gecontroleerd of 'wijzigingen sinds laatst opgeslagen'.
- Klik OK.
Hiermee wordt onmiddellijk een nieuw werkblad gemaakt met alle wijzigingen die u hebt aangebracht.
Wijzigingen accepteren/afwijzen
Wanneer de wijzigingen zijn aangebracht, zijn deze pas definitief nadat u deze wijzigingen heeft doorgenomen. Dit kan handig zijn wanneer u het beoordeelde bestand van uw collega/baas/klant heeft en u moet beslissen welke wijzigingen moeten worden bewaard en welke moeten worden afgewezen.
Dit zijn de stappen om wijzigingen in Excel te accepteren/weigeren:
- Ga naar het tabblad Review.
- Klik in de groep Wijzigingen op 'Wijzigingen bijhouden' en selecteer 'Wijzigingen accepteren/weigeren'.
- Geef in het dialoogvenster 'Wijzigingen selecteren die moeten worden geaccepteerd of afgewezen' de opties Wanneer, Wie en Waar op.
- Bij ‘Wanneer’ kunt u alle wijzigingen selecteren die nog niet zijn beoordeeld of een datum opgeven.
- In ‘Wie’ kun je selecteren wiens wijzigingen je wilt bekijken.
- In 'Waar' kun je een celbereik selecteren waarin je de wijzigingen wilt bekijken.
- Klik OK. Hierdoor wordt het dialoogvenster 'Wijzigingen accepteren of weigeren' geopend.
- In het dialoogvenster 'Wijzigingen accepteren of weigeren' kunt u wijzigingen één voor één accepteren of alle wijzigingen tegelijk accepteren/afwijzen.
Als u een wijziging afwijst, keert deze terug naar de oorspronkelijke waarde.
Houd er rekening mee dat wanneer u een wijziging accepteert, u deze niet ongedaan kunt maken.
Wijzigingen bijhouden uitschakelen in Excel
Zodra uw werk is voltooid, kunt u de functie voor het bijhouden van wijzigingen in Excel uitschakelen. Hiermee wordt elk bestaand blauw vak in de cellen verwijderd en worden geen verdere wijzigingen meer bijgehouden.
Hier zijn de stappen om 'wijzigingen bijhouden' in Excel uit te schakelen:
- Ga naar het tabblad Review.
- Klik in de groep Wijzigingen op 'Wijzigingen bijhouden' en selecteer 'Wijzigingen markeren'.
- Schakel in het dialoogvenster 'Wijzigingen markeren' de optie - 'Wijzigingen bijhouden tijdens bewerken' uit. Hiermee deelt u ook uw werkmap'.
- Klik OK.
- U ziet een prompt zoals hieronder weergegeven. Klik op Ja.
Verschil tussen opmerkingen en wijzigingen bijhouden
Veel mensen geven er de voorkeur aan opmerkingen toe te voegen terwijl ze het werk van andere mensen in Excel bekijken.
Dit zijn de belangrijkste verschillen in 'opmerkingen' en de functionaliteit 'wijzigingen bijhouden':
- U hoeft de inhoud van een cel niet te bewerken om een opmerking achter te laten. Wijzigingen bijhouden zou daarentegen een notitie invoegen wanneer er een wijziging in de cel is.
- Het toevoegen van commentaar is een handmatig proces, terwijl wijzigingen in het bijhouden, indien ingeschakeld, automatisch alles vastleggen wat er in het werkblad gebeurt.
- U kunt geen lijst met alle opmerkingen afzonderlijk in een werkblad krijgen (tenzij u VBA gebruikt zoals hier wordt weergegeven), terwijl u deze met de trackingfunctie met een simpele klik kunt krijgen.
- Wanneer u wijzigingen bijhouden in Excel inschakelt, zijn sommige functies uitgeschakeld. Bij opmerkingen is dit niet het geval.
Misschien vind je de volgende tutorials ook leuk:
- Spellingcontrole in Excel gebruiken
- Invoerbericht in Excel gebruiken om bericht weer te geven wanneer een cel is geselecteerd.
