Wanneer u met gegevens in Excel werkt, moet u vaak enkele tabellen uit Excel kopiëren naar een MS Word-document.
Hoewel Excel geen ingebouwde optie heeft om een volledig Excel-bestand naar Word te converteren, kunt u de gegevens van een Excel-document eenvoudig kopiëren en plakken naar Word.
In deze tutorial laat ik je meerdere manieren zien om gegevens kopiëren van een Excel-werkblad naar een Word-document.
Kopieer Excel-tabel plakken als platte tekst in MS Word
Als u alleen een tabel van Excel naar Word wilt kopiëren en plakken, kunt u dat doen met een simpele copy-paste.
Hiermee kunt u de statische tabel in Word krijgen, waar u deze vervolgens kunt opmaken (en desgewenst kunt wijzigen).
Het nadeel van deze methode is dat als er formules in de gegevens staan, dat niet werkt. En aangezien dit een statische tabel is, worden eventuele wijzigingen die u in Excel aanbrengt, niet weergegeven in de tabel die u naar Word hebt gekopieerd.
Maar in de meeste gevallen is dit precies wat u wilt.
Laten we eens kijken hoe dit te doen.
Stel u heeft een dataset zoals hieronder weergegeven en u wilt deze gegevens uit Excel kopiëren en invoegen in Word.
Hieronder staan de stappen om dit te doen:
- Selecteer de gegevens in Excel die u naar Word wilt kopiëren
- Klik met de rechtermuisknop en klik vervolgens op Kopiëren (of gebruik de sneltoets Control + C in Windows of Command + C in Mac)
- Open het Word-document waarin u deze gegevens wilt invoegen
- Plaats de cursor waar u deze gegevens wilt hebben in het Word-document
- Ga naar het tabblad Home in Word en klik op Plakken (of gebruik de sneltoets Control + V)
De bovenstaande stappen zouden de gegevens uit Excel kopiëren en als een statische tabel in het Word-document plakken.
Zodra u de tabel in Word hebt, kunt u deze opmaken en ermee werken, net als elke andere tabel die u in Word invoegt.
Een paar dingen om op te letten bij het gebruik van deze methode:
- Als er formules in de tabel in Excel staan, worden deze niet gekopieerd. In mijn voorbeeld heb ik de formules in de rij Totaal, maar wanneer gekopieerd naar Word, zijn dit statische waarden. Als u gegevens aanpast, moet u de formulewaarden ook handmatig aanpassen
- Als u de opmaak niet uit Excel wilt kopiëren en liever de opmaak van het Word-document wilt gebruiken, kunt u de optie Bestemmingsstijl gebruiken gebruiken. Het verschijnt wanneer u op het pictogram Plakopties klikt nadat u de tabel in Word hebt geplakt.
Embed Excel-tabel in Word (als een gekoppeld object)
In de bovenstaande methode hebben we de gegevens uit Excel gekopieerd en als een statische tabel in Word ingevoegd.
Een andere optie die u kunt gebruiken, is door de tabel te kopiëren en in een Word-document te plakken en de twee tabellen gekoppeld te houden.
Als je op deze manier wijzigingen aanbrengt in de Excel-tabel die je hebt gekopieerd, zie je dat deze ook realtime worden weergegeven in de tabel in Word.
Dit is heel handig wanneer de mogelijkheid bestaat dat u de gegevens in Excel moet bijwerken en deze ook in Word moeten worden bijgewerkt. Door de gekoppelde tabel te hebben, hoeft u alleen wijzigingen aan te brengen in Excel-gegevens en deze worden automatisch weergegeven in de tabel die u naar Word hebt gekopieerd.
Laat me je laten zien hoe dit werkt.
Stel u heeft een tabel zoals hieronder weergegeven en u wilt deze kopiëren van Excel naar MS Word en deze gekoppeld houden.
Hieronder staan de stappen om dit te doen:
- Selecteer de gegevens in Excel die u naar Word wilt kopiëren
- Klik met de rechtermuisknop en klik vervolgens op Kopiëren (of gebruik de sneltoets Control + C)
- Open het Word-document waarin u deze gegevens wilt invoegen
- Plaats de cursor waar u deze gegevens wilt hebben in het Word-document
- Ga naar het tabblad Start in Word en klik op de vervolgkeuzelijst Plakken (klik op de kleine omgekeerde pijl onder het pictogram Plakken speciaal)
- Klik in de opties die verschijnen op Plakken speciaal
- Selecteer in het dialoogvenster Plakken speciaal de optie 'Link plakken'
- Selecteer Microsoft Excel-werkbladobject uit de vermelde opties
- Klik OK
De bovenstaande stappen zouden de gekopieerde tabel in Word invoegen, waar deze nog steeds is gekoppeld aan de originele tabel in Excel.
Als u nu wijzigingen aanbrengt in de tabel in Excel, ziet u dat hetzelfde wordt weerspiegeld in de tabel in Word (in realtime).
Als uw gegevens om de een of andere reden niet in realtime worden bijgewerkt, klikt u met de rechtermuisknop op de tabel en klikt u op de optie 'Link bijwerken'
Hier zijn enkele dingen die u moet weten over deze methode:
- Omdat de twee bestanden aan elkaar zijn gekoppeld, zul je deze bij elkaar moeten houden. Als u het Word-bestand naar iemand verzendt, moet u hen ook het Excel-bestand sturen, anders zou de link worden verbroken en zouden de gegevens in Word niet worden bijgewerkt.
- Telkens wanneer het Word-bestand wordt geopend, wordt er gecontroleerd op updates in de Excel-tabel. Dit werkt ook als het Excel-bestand is gesloten.
Deze methode is het meest geschikt voor situaties waarin u een groot Excel-bestand heeft met veel berekeningen/gegevens/dashboards. Door deze methode te gebruiken, kunt u slechts een klein deel van het Excel-bestand kopiëren, terwijl u de tabel nog steeds kunt bijwerken wanneer waarden in Excel veranderen.
Excel-tabel insluiten in Word
Dit is een erg handige functie die MS Word biedt. Hiermee kunt u een Excel-document insluiten als onderdeel van het Word-document.
In de bovenstaande methode heb ik je laten zien hoe je de Excel- en Word-bestanden bij elkaar kunt houden en gekoppeld kunt houden.
In dit gedeelte laat ik u zien hoe u het Excel-bestand insluit in het Word-document, zodat u niet beide bestanden hoeft te bewaren (en alleen het Word-bestand).
In lekentermen is het alsof u een Excel-werkblad kunt openen en bewerken vanuit het Word-document.
Laat me je laten zien wat ik bedoel.
Stel, u heeft een tabel in Excel zoals hieronder weergegeven die u naar Word wilt kopiëren.
Hieronder staan de stappen om dit als Embedded Excel-object in Word in te voegen:
- Selecteer de gegevens in Excel die u naar Word wilt kopiëren
- Klik met de rechtermuisknop en klik vervolgens op Kopiëren (of gebruik de sneltoets Control + C)
- Open het Word-document waarin u deze gegevens wilt invoegen
- Plaats de cursor waar u deze gegevens wilt hebben in het Word-document
- Ga naar het tabblad Start in Word en klik op de vervolgkeuzelijst Plakken (klik op de kleine omgekeerde pijl onder het pictogram Plakken speciaal)
- Klik in de opties die verschijnen op Plakken speciaal
- Zorg ervoor dat in het dialoogvenster Plakken speciaal de optie 'Plakken' is geselecteerd
- Selecteer Microsoft Excel-werkbladobject uit de vermelde opties
- Klik OK
De bovenstaande stappen zouden de gekopieerde gegevens van Excel naar MS Word invoegen.
Maar wat er eigenlijk gebeurt in de backend in MS Word, is dat het een nieuw Excel-bestand maakt (dat een onderdeel is van het Word-document zelf) en je de tabel uit dat bestand laat zien.
Als u dubbelklikt op de tabel, ziet u dat het Excel-bestand wordt geopend (vanuit het Word-document). U krijgt de vertrouwde Excel-interface te zien terwijl u toch in het Word-document zit.
U kunt elke wijziging aanbrengen en ook functionaliteit gebruiken zoals voorwaardelijke opmaak, en dat zou in de tabel worden weergegeven. Ook zouden alle formules die u hebt ingevoerd blijven werken.
Het grootste voordeel van het gebruik van deze methode is dat u zich geen zorgen hoeft te maken over twee afzonderlijke bestanden. In tegenstelling tot de vorige methode, maakt bij deze methode het Excel-bestand deel uit van het Word-document.
Dus als u het Word-bestand opslaat of met iemand anders deelt, blijft het Excel-bestand erbij en blijven de gegevens intact.
Aan de andere kant, als u meerdere van dergelijke tabellen gebruikt of als de gegevens groot zijn, leidt dit tot een zwaar Word-document (omdat het ook het gewicht van het ingesloten Excel-bestand moet dragen).
Kopieer Excel-tabel als een Satic-afbeelding
Als u een rapport aan het voorbereiden bent en u wilt alleen een heel gemakkelijke manier om een tabel weer te geven (zonder dat u de gegevens hoeft te wijzigen), kunt u die gegevens als afbeelding invoegen.
Dit is heel eenvoudig en afbeeldingen zijn ook gemakkelijker te beheren in Word (zoals plaatsing en formaat wijzigen).
Bij het kopiëren van een afbeelding heeft u ook de mogelijkheid om de afbeelding in Excel aan de tabel te koppelen. Als u op deze manier wijzigingen aanbrengt in de Excel-tabel, wordt dit weergegeven in de tabelafbeelding in Word.
Gekopieerde tabel invoegen als een statische afbeelding in Word
Stel je hebt een tabel zoals hieronder weergegeven in Excel:
Hieronder staan de stappen om deze tabel te kopiëren en als afbeelding in MS Word in te voegen:
- Selecteer de gegevens in Excel die u naar Word wilt kopiëren
- Klik met de rechtermuisknop en klik vervolgens op Kopiëren (of gebruik de sneltoets Control + C)
- Open het Word-document waarin u deze gegevens wilt invoegen
- Plaats de cursor waar u deze gegevens wilt hebben in het Word-document
- Ga naar het tabblad Start in Word en klik op de vervolgkeuzelijst Plakken (klik op de kleine omgekeerde pijl onder het pictogram Plakken speciaal)
- Klik in de opties die verschijnen op Plakken speciaal
- Zorg ervoor dat in het dialoogvenster Plakken speciaal de optie 'Plakken' is geselecteerd
- Selecteer 'Afbeelding' uit de vermelde opties
- Klik OK
De bovenstaande stappen zouden een afbeelding van de tabel in het Word-document invoegen.
Dit is net als elke andere afbeelding en u kunt het formaat wijzigen en opmaken.
Gekopieerde tabel invoegen als een gekoppelde afbeelding in Word
Als u van de flexibiliteit houdt om afbeeldingen in Word te beheren en toch wilt dat de tabel wordt gekoppeld aan het originele Excel-bestand, dan kunt u dat ook doen.
Stel je hebt een tabel zoals hieronder weergegeven in Excel:
Hieronder staan de stappen om deze tabel te kopiëren en als gekoppelde afbeelding in MS Word in te voegen:
- Selecteer de tabel in Excel
- Klik met de rechtermuisknop en klik vervolgens op Kopiëren (of gebruik de sneltoets Control + C)
- Open het Word-document waarin u deze gegevens wilt invoegen
- Plaats de cursor waar u deze gegevens wilt hebben in het Word-document
- Ga naar het tabblad Start in Word en klik op Plakken speciaal
- Selecteer in het dialoogvenster Plakken speciaal de optie 'Link plakken'
- Selecteer 'Afbeelding' uit de vermelde opties
- Klik OK
De bovenstaande stappen geven je weer een afbeelding die je gemakkelijk kunt verkleinen en opmaken.
Maar aangezien dit in Excel is gekoppeld aan de originele tabel, zouden deze wijzigingen ook in de afbeelding worden weergegeven als u wijzigingen aanbrengt in de originele tabel.
Onthoud ook dat aangezien deze afbeelding is gekoppeld aan de originele gegevens, als u van plan bent dit Word-document met iemand anders te delen, u ook het Excel-bestand moet delen (voor het geval u wilt dat de link blijft zoals deze is)
Als het Excel-bestand niet beschikbaar is of de naam is gewijzigd, is de afbeelding net als elke andere gewone afbeelding.
Dit zijn dus enkele manieren waarop u een tabel voor Excel kunt kopiëren en in Word kunt invoegen. In de meeste gevallen geef ik de voorkeur aan het kopiëren en plakken van Excel-tabellen als afbeeldingen, omdat deze gemakkelijker te beheren zijn. In sommige gevallen geef ik ook de voorkeur aan de insluitmethode waarmee ik het Excel-bestand vanuit Word zelf kan openen.
Ik hoop dat je deze tutorial nuttig vond!
