Er is niet één maat die iedereen past. Als het op Excel aankomt, werken de standaardinstellingen in de meeste gevallen prima. Maar indien nodig kunt u veel van de Excel-opties eenvoudig aanpassen.
In deze blogpost laat ik u zien hoe u Excel-opties gebruikt om uw werkmappen aan te passen en een betere spreadsheetervaring te krijgen.
Excel-opties openen
Het dialoogvenster Excel-opties openen:
In Excel 2010/13: Ga naar Bestand -> Opties.
In Excel 2007: Ga naar Menu's -> Extra -> Excel-opties.
Laat u niet overweldigen door alle categorieën en selectievakjes in het dialoogvenster Excel-opties. Je hoeft niet alles te veranderen en in de meeste gevallen werkt de standaardinstelling prima. Maar hier zijn enkele van de functies die u meer controle kunnen geven over de manier waarop uw Excel-spreadsheets zich gedragen.
#1 Wijzig het standaard lettertype en de grootte
Standaard gebruikt Excel Calibri (body font) lettergrootte 11. Als u of uw organisatie een ander lettertype en -grootte gebruikt, kunt u de standaard wijzigen door deze stappen te volgen:
- Selecteer in Excel-opties Algemeen.
- Wijzig in Algemene opties in het gedeelte 'Bij het maken van nieuwe werkmappen' het standaardlettertype en de lettergrootte.
Wanneer u nu een nieuwe werkmap opent, gebruikt deze standaard de nieuwe lettertype-instelling.
#2 Bewaar bestanden altijd in .xls-indeling
Als u uw Excel-werkmappen deelt met mensen die de 2003-versie hebben, moet u de indeling handmatig wijzigen in .xls. In plaats van dit elke keer handmatig te doen, kunt u de instelling voor het opslaan van het standaardbestandsformaat wijzigen.
Hier zijn de stappen om dit te doen:
- Selecteer in Excel-opties Opslaan.
- Wijzig in de opties voor opslaan, in het gedeelte 'Werkmappen opslaan', de bestandsindeling voor opslaan in Excel 97-2003-werkmap.
U kunt de standaard ook instellen op Excel Macro-Enabled Workbook als u met macro's werkt.
Wanneer u nu een werkmap opslaat, wordt deze opgeslagen in .xls-indeling.
#3 Wijzig de berekeningsmodus van automatisch in handmatig
Met automatische berekening wordt een herberekening geactiveerd wanneer er een wijziging is in een cel/waarde die van invloed is op formules (meer bij vluchtige formules). Met werkbladen die zijn geladen met veel gegevens en formules, kan deze herberekening veel tijd verspillen (en meestal is het niet nodig) en onze werkmappen traag maken.
Om tijd te besparen, kunt u de berekeningsinstelling wijzigen in handmatig. Om dit te doen:
- Selecteer in Excel-opties Formules.
- Wijzig in Formules-opties de berekeningsopties in Handmatig.
Wanneer de handmatige modus is geselecteerd, moet u handmatig een herberekening forceren door op de F9-toets te drukken.
#4 Houd de actieve cel geselecteerd nadat u op Enter hebt gedrukt
Als u een cel selecteert en op Enter drukt, gaat de selectie standaard omlaag. In veel gevallen wil je misschien dezelfde cel geselecteerd houden nadat je op Enter hebt gedrukt.
U kunt deze wijziging als volgt doorvoeren:
- Selecteer in Excel-opties Geavanceerd.
- Schakel in Bewerkingsopties de optie 'Na het indrukken van Enter, selectie verplaatsen' uit.
TIP: U kunt hetzelfde effect ook bereiken door op Control + Enter te drukken (in plaats van op Enter).
#5 Automatisch decimalen invoegen tijdens gegevensinvoer
Als uw werk veel numerieke gegevensinvoer met decimalen omvat, zou dit zeer nuttig zijn.
Hoe het werkt - Als u numerieke waarden met 2 gegevenspunten moet invoeren, in plaats van 123.45 te typen, kunt u gewoon 12345 typen, en Excel voegt automatisch 2 decimalen toe.
Hier is hoe u dit kunt inschakelen:
- Selecteer in Excel-opties Geavanceerd.
- Selecteer in Bewerkingsopties 'Automatisch een decimale punt invoegen' en geef de plaatsen op.
Let op: Onthoud dat elke keer dat u een getal invoert, er 2 decimalen achter de komma staan. Dus als je 1 als waarde nodig hebt, moet je 100 typen (aangezien er 2 decimalen zijn).
#6 Toon alle reacties tegelijk
Wanneer u een opmerking invoegt, wordt er standaard een kleine rode driehoek weergegeven in de linkerbovenhoek van de cel. Hoewel dit een indicator is die goed genoeg is, zult u waarschijnlijk opmerkingen missen als u veel gegevens/opmerkingen heeft.
Een oplossing zou kunnen zijn om alle opmerkingen tegelijk weer te geven.
Om dit te doen:
- Selecteer in Excel-opties Geavanceerd.
- Selecteer in het gedeelte Weergeven, onder de optie 'Voor cellen met opmerkingen, toon:' de optie Opmerkingen en indicatoren.
TIP: Dit zou ook handig zijn als u opmerkingen bewerkt. Klik gewoon op de opmerking en bewerk deze.
#7 Alle nullen verbergen
U kunt alle 0-waarden in uw spreadsheet met één enkele klik verbergen (u hebt het goed gehoord!).
Hier is hoe dit te doen:
- Selecteer in Excel-opties Geavanceerd.
- Scroll naar beneden en ga naar de sectie - 'Weergaveopties voor dit werkblad'.
- Haal het vinkje weg bij 'Een nul weergeven in cellen met een nulwaarde'.
#8 Open geselecteerde werkmappen wanneer u Excel start
Als u uw werk begint met dezelfde set Excel-werkmappen (bijvoorbeeld takenlijsten, projecttrackers, enz.), is er een manier waarop Excel deze werkmappen automatisch opent wanneer u het start. Hier is hoe dit te doen:
- Selecteer in Excel-opties Geavanceerd.
- Scroll naar beneden en ga naar het gedeelte Algemeen.
- In het veld. 'Bij opstarten alle bestanden openen in:', voer het pad in van de map met de bestanden die u wilt openen wanneer u Excel start.
Opmerking: u kunt meer bestanden aan de map toevoegen en deze wordt automatisch geopend wanneer u Excel de volgende keer opent.
Zie ook: Excel-gegevensinvoertips.
#9 Automatisch afkortingen invullen
Er is een functie in Excel waar u stenotekst kunt opgeven en Excel zal deze automatisch voor u invullen. Wanneer u bijvoorbeeld ABC typt, vervangt Excel dit automatisch door ABC Technology Corporation Limited. Iets zoals hieronder weergegeven:
Hier is hoe u dit kunt inschakelen:
- Selecteer in Excel-opties Proeflezen
- Klik op de knop AutoCorrectie-opties
- Typ in het dialoogvenster AutoCorrectie wat u wilt vervangen (in het veld Vervangen) door wat u wilt vervangen door (in het veld Met)
- Klik op Toevoegen en vervolgens op OK
Wanneer u nu ABC typt en op enter (of spatiebalk) drukt, wordt het automatisch vervangen door ABC Technology Corporation Limited.
Let op: deze wijziging vindt plaats voor alle kantoortoepassingen zoals Word en PowerPoint).
Er zijn tal van andere functies die ook kunnen worden aangepast met behulp van Excel-opties. Als je wat vrije tijd hebt, ga er dan doorheen en je zult misschien wat extra opties vinden die je kunt gebruiken.
Probeer deze opties eens, laat me weten wat je ervan vindt. #5 en #9 zijn mijn favorieten. En jij?
Misschien vind je de volgende Excel-zelfstudies leuk:
- 100+ Excel-interviewvragen + antwoorden.
- 20 Excel-sneltoetsen die indruk zullen maken op uw baas.
- Een verzameling GRATIS Excel-sjablonen voor dagelijks gebruik.
- 200+ Excel-sneltoetsen op het toetsenbord
- Automatisch specifieke Excel-bestanden openen bij opstarten
