Hoe niet-opgeslagen Excel-bestanden te herstellen (alle opties + voorzorgsmaatregelen)

Als u een niet-opgeslagen Excel-bestand wilt herstellen, klikt u hier om naar alle mogelijke opties te gaan om het bestand terug te krijgen.

Laat me je het kortste horrorverhaal ooit vertellen.

Excel gecrasht!

Stel je voor dat je aan dat dringende rapport of dat uiterst belangrijke dashboard werkt waar je zo fantastisch werk hebt geleverd. Je bent trots op jezelf en al het harde werk dat je erin hebt gestoken.

Maar je bent een belangrijke stap vergeten.

Je hebt het Excel-bestand niet opgeslagen (snik!!!)

Oké, laat me de dramatiek inkorten en meteen ter zake komen.

Excel heeft de neiging te crashen, vooral als je het niet nodig hebt. Op de een of andere manier gebeurt het op het slechtst mogelijke moment (niet dat hier ooit een goed moment voor is).

In een dergelijk scenario is uw enige optie om te proberen niet-opgeslagen Excel-bestanden te herstellen.

In sommige gevallen wordt u geglimlacht door de Excel-goden en krijgt u het bestand, en in sommige gevallen misschien niet.

In dit artikel zal ik alles delen wat er te weten valt als het gaat om het herstellen van niet-opgeslagen Excel-bestanden. Ik zal u ook de voorzorgsmaatregelen en preventieve stappen laten zien die u moet nemen.

En als je er absoluut zeker van wilt zijn dat er niets misgaat, deel ik ook een VBA-code die een kopie van je Excel-bestand met een tijdstempel opslaat wanneer je het bestaande bestand opslaat.

Laten we beginnen!

Alle mogelijke manieren om niet-opgeslagen Excel-bestanden/gegevens te herstellen

Excel (en zelfs Windows) is zeer onvoorspelbaar. Het kan op elk moment crashen en kan uw Excel-bestanden mee.

Het is een slechte situatie om in…

… maar er zijn manieren om dit aan te pakken.

Excel heeft een aantal functionaliteiten waarmee u in sommige gevallen niet-opgeslagen Excel-bestanden of gegevens kunt herstellen.

Hier zijn drie scenario's waarin de ingebouwde controles van Excel u kunnen helpen bij het herstellen van bestanden/gegevens:

1. U werkt aan een nieuw bestand (dat u nog niet hebt opgeslagen) en uw systeem/Excel crasht.
2. U hebt een bestand bijgewerkt dat eerder is opgeslagen en Excel crasht voordat u het kon opslaan.
3. U heeft een fout gemaakt en de wijzigingen opgeslagen, maar wilt nu terug naar de vorige versie.

Laten we eens kijken hoe we elk van deze kunnen aanpakken.

Herstel een nieuw niet-opgeslagen Excel-bestand (dat nog nooit is opgeslagen)

Als u ergens aan werkt en Excel crasht (of uw systeem crasht), kunt u dat niet-opgeslagen bestand nog steeds herstellen.

Opmerking: deze methode werkt omdat Excel een ingebouwde AutoSave- en AutoRecover-functionaliteit heeft. Het is standaard ingeschakeld, dus u zou deze methoden moeten kunnen gebruiken om de bestanden te herstellen. Als het niet is ingeschakeld, moet u het doen om deze functionaliteiten te kunnen gebruiken. Hoe u AutoSave en AutoHerstel inschakelt, wordt verderop in dit artikel besproken.

Hieronder vindt u de stappen om een ​​niet-opgeslagen Excel-bestand te herstellen:

1. Open een nieuwe Excel-werkmap.
2. Klik op het tabblad 'Bestand'
3. Klik op 'Openen'
4. Klik op de optie Recente werkmap (deze staat linksboven)
5. Klik op de knop 'Niet-opgeslagen werkmappen herstellen' onderaan
6. In het dialoogvenster dat wordt geopend, bladert u door de lijst met niet-opgeslagen werkmappen en opent u degene die u wilt.
7. Sla het bestand op (met behulp van de optie 'Opslaan als') met een andere naam op de locatie van uw keuze.

Excel slaat standaard een kopie van alle niet-opgeslagen bestanden op de volgende locatie op:

C:\Gebruikers\[uw systeemnaam]\AppData\Local\Microsoft\Office\UnsavedFiles

In het bovenstaande adres moet u [YourSystemName] vervangen door de naam van uw systeem (in mijn geval 'Sumit').

U kunt ook rechtstreeks naar deze map gaan (waar niet-opgeslagen exemplaren van Excel-bestanden worden opgeslagen) door een browser te openen en het adres erin te kopiëren (in plaats van URL).

Wanneer u een bestand uit deze map opent, ziet u een meldingsbalk waarin u wordt gevraagd het op te slaan.

Klik erop en sla het op een nieuwe locatie op met een naam naar keuze.

Opmerking: Standaard hebben alle herstelde niet-opgeslagen bestanden de indeling 'XLSB'. Wanneer u het opslaat, zorg er dan voor dat u het opslaat in een gewenste indeling.

Met deze methode kunt u bestanden herstellen die u hebt gemaakt maar nooit hebt opgeslagen.

Herstel bijgewerkte Excel-bestanden (de vorige versie is opgeslagen)

Deze methode kan worden gebruikt voor bestanden die u eerder hebt opgeslagen en Excel is gecrasht (of het systeem is gecrasht of de stroom is uitgevallen) terwijl u eraan werkte.

Je hebt dus nog steeds het eerder opgeslagen bestand, maar je bent de wijzigingen kwijt die je hebt gedaan.

Hieronder vindt u de stappen om het bijgewerkte Excel-bestand te herstellen:

1. Open een van de bestaande Excel-werkmappen.
2. Zodra het wordt geopend, ziet u een paneel voor documentherstel met alle niet-opgeslagen bestanden. Klik op een van de bestandsnamen om de gegevens te laden.
3. Wanneer u de gewenste gegevens hebt, slaat u het bestand op met een andere naam.

Als alternatief kunt u ook de Excel-toepassing openen en ziet u de optie 'Herstelde bestanden weergeven' (zoals hieronder weergegeven).

U kunt erop klikken en het zal hetzelfde paneel voor documentherstel openen.

Herstel overschreven Excel-bestanden / eerder opgeslagen versie (vanuit Excel)

Terwijl je in de bovenstaande twee methoden Excel of Windows de schuld kunt geven van crashen of de stroomstoring, is deze puur voor jou.

Dit is het geval wanneer u een opgeslagen Excel-bestand heeft en u de gegevens bijwerkt en opnieuw opslaat.

Maar uiteindelijk breng je een aantal veranderingen aan die je nu niet wilt (gebeurt me vaak).

Wat je echt wilt is om de vorige versie terug te krijgen.

Hoewel je niet terug kunt gaan in het leven en je fouten kunt corrigeren (tenzij je natuurlijk een tijdmachine hebt), kun je dat doen in de wondere wereld van Excel-spreadsheets.

In Excel 2010 en versies daarna kreeg Excel een ingebouwde functie om u te helpen de vorige versies te krijgen.

Hieronder vindt u de stappen om terug te keren naar een eerdere versie van Excel (zelfs als u deze hebt bijgewerkt en opgeslagen):

1. Klik op het tabblad Bestand.
2. Klik op de Info-pagina op Werkmap beheren, u vindt alle eerdere versies van dat bestand.
3. Klik op de versie die u wilt herstellen
4. Sla het bestand op (bij voorkeur onder een nieuwe naam).

Wanneer u een eerder opgeslagen versie selecteert en opent, toont Excel u een prompt zoals hieronder weergegeven. U kunt op Herstellen klikken om de vorige versie die u hebt geselecteerd op te halen of u kunt deze opslaan als een nieuw bestand met een andere naam.

Merk op dat om dit te laten werken, u ervoor moet zorgen dat de AutoHerstel-optie is ingeschakeld. Hoewel het meestal standaard is ingeschakeld, is het iets dat u kunt controleren en verzekeren. Ik bespreek hoe u 'AutoHerstel' later in deze zelfstudie kunt inschakelen.

Als het gaat om het herstellen van niet-opgeslagen Excel-bestanden of gegevens, zijn dit de drie ingebouwde opties in Excel die kunnen worden gebruikt.

Een andere manier (die ik ten zeerste aanbeveel) is om je bestanden op te slaan in de cloud (OneDrive of DropBox). Dit neemt veel zorgen weg omdat de cloudservices eerdere versies van uw bestanden bewaren.

Herstel overschreven Excel-bestanden / eerder opgeslagen versie (vanuit de cloud - OneDrive/DropBox)

Als je de gewoonte hebt om je Excel-bestanden in de cloud op te slaan, hoef je door services zoals OneDrive of DropBox te gebruiken niet volledig op Excel te vertrouwen om niet-opgeslagen bestanden of verloren gegevens te herstellen.

Deze cloudservices bewaren ook eerdere versies van uw Excel-bestanden.

Laat me je laten zien hoe je de vorige versies van OneDrive en DropBox kunt krijgen. Ik weet zeker dat er nog veel meer van dergelijke services moeten zijn die deze functionaliteit hebben.

De vorige versie van het Excel-bestand ophalen van OneDrive

Om de vorige versie van een Excel-bestand te krijgen, klikt u met de rechtermuisknop op de huidige versie in Onedrive en klikt u op Versiegeschiedenis.

Hierdoor wordt het bestand geopend en ziet u alle eerdere versies van het bestand in het linkerdeelvenster.

Klik op de gewenste versie. Het toont u de bestandsinhoud en geeft u ook de mogelijkheid om dat bestand te downloaden of te herstellen.

De vorige versie van het Excel-bestand ophalen uit DropBox

Net als OneDrive bewaart DropBox ook de eerdere versies van de Excel-bestanden die u opnieuw kunt bekijken en downloaden.

Om de vorige versies te krijgen, ga je naar het bestand in de Dropbox-webportal en klik je op de drie stippen voor het bestand waarvan je de vorige versies wilt zien.

Klik op de optie Versiegeschiedenis.

Dit toont u alle versies van dat bestand. Je kunt deze versie openen en downloaden vanuit DropBox.

Als je de DropBox-map op je systeem hebt geïnstalleerd en je bestanden daar hebt bewaard, kun je gewoon met de rechtermuisknop op een van de bestanden klikken en op Versiegeschiedenis klikken.

Als u dit doet, gaat u naar de webversie van DropBox waar u alle versies van het bestand kunt zien en downloaden.

Voorzorgsmaatregelen om eenvoudig herstel van niet-opgeslagen bestanden mogelijk te maken

Hoewel Excel enkele standaardinstellingen heeft die ervoor zorgen dat u een goede kans heeft om Excel-bestanden te herstellen, is het nog steeds een goede gewoonte om ervoor te zorgen dat alles is ingeschakeld.

Automatisch opslaan en automatisch herstellen inschakelen

Om ervoor te zorgen dat Excel uw bestanden automatisch opslaat en herstelopties weergeeft, moet u deze hebben ingeschakeld.

Hoewel het standaard zou moeten zijn ingeschakeld, kunt u dat handmatig doen als dat niet het geval is.

Hieronder vindt u de stappen om de AutoSave- en AutoHerstel-functionaliteit in Excel in te schakelen:

1. Klik op het tabblad 'Bestand'
2. Klik op 'Opties'
3. Klik in het dialoogvenster Excel-opties op Opslaan (dit staat in het linkerdeelvenster van het dialoogvenster).
4. Zorg ervoor dat de volgende instellingen zijn ingeschakeld (zoals hieronder weergegeven).

Ik zal even uitleggen wat deze opties betekenen:

• Bewaar AutoHerstel-informatie elke X minuten: Deze optie zorgt ervoor dat uw bestanden elke 5 minuten worden opgeslagen (of welke tijdswaarde u hier ook opgeeft). Dit is standaard 10 minuten en ik heb dit veranderd naar 5 minuten. Deze kun je eventueel nog verkleinen.
• Bewaar de laatste AutoHerstelde versie als ik afsluit zonder op te slaan: Dit zorgt ervoor dat in het geval dat uw Excel/systeem crasht of u een bestand sluit zonder op te slaan, er een versie wordt opgeslagen die automatisch kan worden hersteld.
• AutoHerstel bestandslocatie: Dit is de standaardlocatie waar automatisch herstelde bestanden worden opgeslagen. U kunt dit desgewenst wijzigen.

Opmerking: als je een enorm bestand hebt met veel formules en grafieken, zal het elke 5 minuten opslaan tot herberekening en een mogelijke systeembevriezing leiden. Als u dat niet wilt, kunt u een langere tijdsduur kiezen (of de berekeningsmodus wijzigen in handmatig).

Automatisch een reservekopie maken van het opgeslagen Excel-bestand

Hoewel de opties Autosave en Autorecover handig zijn wanneer u vergeet de bestanden op te slaan en het systeem vastloopt, is automatische back-up iets dat een kopie van het bestand maakt wanneer u het opslaat.

Als ik bijvoorbeeld aan een bestand met de naam Test.xlsx werk en het opsla in een map, zou dit automatisch een kopie maken met de naam - 'Back-up van Test.xlk'

Telkens wanneer ik het testbestand opsla, worden alle wijzigingen ook opgeslagen in de reservekopie.

Dit kan handig zijn als u enkele wijzigingen aanbrengt in een opgeslagen bestand en dit ongedaan wilt maken. In dat geval kunt u in plaats daarvan de reservekopie gebruiken.

Of als uw bestand crasht of beschadigd raakt, heeft u de reservekopie met de laatst opgeslagen inhoud.

Hieronder vindt u de stappen om de automatische back-upfunctie voor een werkmap in te schakelen:

1. Klik op het tabblad Bestand.
2. Klik op 'Opslaan als'
3. Klik op Bladeren om het dialoogvenster 'Opslaan als' te openen.
4. Klik in het dialoogvenster Opslaan als op de optie Extra (deze staat rechtsonder in het dialoogvenster).
5. Klik op 'Algemene opties'.
6. Vink in het dialoogvenster 'Algemene opties' de optie 'Altijd back-up maken' aan.
7. Klik OK.
8. Sla het bestand op in de gewenste map/locatie.

Wanneer u dit bestand nu opslaat, wordt er een exacte kopie opgeslagen met het voorvoegsel 'Back-up van'.

Hier zijn een paar belangrijke dingen die u moet weten over het gebruik van deze automatische back-upfunctie in Excel:

• Dit is een instelling op werkmapniveau. Dit betekent dat als u het voor één werkmap inschakelt, het alleen voor die werkmap werkt. Als u wilt dat het ook voor anderen werkt, moet u het handmatig inschakelen.
• Dit is anders dan de opties Autorecover en Autosave. Dit zijn onafhankelijke instellingen en het configureren van de ene heeft geen invloed op de andere. U kunt dus een werkmap hebben waarin AutoHerstel, AutoSave en AutoBackup allemaal werken.
• Het back-upbestand wordt opgeslagen met de extensie .XLK. Dit is de extensie voor back-upbestanden en mogelijk ziet u een prompt wanneer u dit bestand opent. Klik gewoon op Ja en het back-upbestand wordt geopend.
• Het back-upbestand is altijd één versie achter je hoofdbestand (behalve de keer dat u het voor de eerste keer opslaat). Als u bijvoorbeeld een nieuw bestand aanmaakt en daarin een back-up inschakelt en enkele wijzigingen aanbrengt en opslaat. Hiermee wordt het nieuwe bestand opgeslagen, evenals een reservekopie ervan. Op dit punt zijn beide bestanden (het hoofdbestand en de back-up) precies hetzelfde. Als u nu enkele wijzigingen aanbrengt in het hoofdbestand en het eenmaal opslaat, wordt het niet opgeslagen in het back-upbestand. Maar als u het opnieuw opslaat, wordt dit ook in het back-upbestand gedaan.

Automatische back-up is een goede functie omdat het u de laatst opgeslagen versie van het bestand geeft voor het geval u ongewenste wijzigingen aanbrengt en het bestand opslaat. U kunt het back-upbestand gebruiken om de versie vóór de laatst opgeslagen versie op te halen.

Automatisch een kopie met tijdstempel van de Excel-werkmap opslaan

Hoewel alle tot nu toe behandelde methoden afhankelijk zijn van de ingebouwde Excel-functies, kunt u ook een korte VBA-code gebruiken om ervoor te zorgen dat u uw werk nooit kwijtraakt.

Met een VBA-code sla je een tijdstempel van je Excel-bestand op zodra je het opslaat (of sluit).

Dit zorgt ervoor dat je altijd alle vorige versies hebt en dat je terug kunt gaan en een bestand kunt herstellen voor het geval je het verprutst. Omdat deze een tijdstempel hebben, kun je gemakkelijk vinden welke versie je wilt (of waar je het verprutst hebt).

Hieronder vindt u de code waarmee een kopie van de werkmap met tijdstempel wordt gemaakt zodra u deze opslaat:

Private Sub Workbook_BeforeSave(ByVal SaveAsUI As Boolean, Cancel As Boolean) Application.ScreenUpdating = False Dim BackUpPath As String BackUpPath = "C:\Gebruikers\sumit\Desktop\Test\" ThisWorkbook.SaveCopyAs BackUpPath & Format(Now, "dd-mm-yyyy uu:mm:ss") & " " & ActiveWorkbook.Name Application.ScreenUpdating = True End Sub

Merk op dat u de locatie van de map moet specificeren waar u de back-upkopieën wilt opslaan (wijzig het vetgedrukte pad in de bovenstaande code).

Dit kan betekenen dat u veel kopieën krijgt, maar het kan een enorme redding zijn als u aan kritieke projecten werkt.

U kunt een vergelijkbare code gebruiken om een ​​kopie op te slaan voordat u de werkmap sluit (in plaats van elke keer dat u opslaat een kopie op te slaan).

Private Sub Workbook_BeforeClose(Cancel As Boolean) Dim BackUpPath As String BackUpPath = "C:\Users\sumit\Desktop\Test\" ThisWorkbook.SaveCopyAs BackUpPath & Format(Now, "dd-mm-yyyy hh-mm-ss") & " " & ActiveWorkbook.Naam End Sub

U moet deze code in het codevenster van ThisWorkbook plaatsen.

Open hiervoor de VB Editor (sneltoets - ALT + F11) en dubbelklik op het object This Workbook in de projectverkenner.

Corrupte Excel-bestanden herstellen

Als u merkt dat u een beschadigd Excel-bestand heeft, zijn er een paar dingen die u kunt doen.

Eerst en vooral kunt u de reparatieoptie gebruiken die in Excel is ingebouwd.

Hieronder staan ​​de stappen om een ​​beschadigd bestand te herstellen door het te repareren:

1. Open de Excel-toepassing.
2. Klik op 'Bestand' en vervolgens op 'Openen' (of gebruik de sneltoets Control + O).
3. Klik op de knop Bladeren.
4. Selecteer in het dialoogvenster dat wordt geopend het bestand dat is beschadigd.
5. Klik op het naar beneden wijzende driehoekje in de knop 'Openen' (zoals hieronder weergegeven).
6. Klik op Openen en herstellen.
7. Excel toont u een prompt zoals hieronder weergegeven. Klik op Reparatie.

Als je geluk hebt, zou alles soepel verlopen en kun je je gegevens herstellen van het corrupte bestand.

Als de reparatieoptie niet werkt, volg dan de bovenstaande stappen tot stap 5 en klik vervolgens in plaats van repareren op 'Gegevens extraheren'. Excel zal u vragen of u wilt 'Converteren naar waarden' of 'Formules herstellen'.

U kunt proberen de optie te gebruiken die voor u werkt. Excel zal proberen zoveel mogelijk gegevens te extraheren en een nieuwe werkmap te maken met de geëxtraheerde gegevens.

Als dit ook niet werkt. u moet mogelijk vertrouwen op hulpprogramma's van derden om corrupte Excel-bestanden te herstellen.