Voorwaardelijke gegevensinvoer in Excel inschakelen met gegevensvalidatie

Excel is meer dan een tool voor gegevensinvoer. Maar als je het alleen over gegevensinvoer in Excel hebt, is het een verdomd goede. Met behulp van de gegevensvalidatie kunt u gegevensinvoer in cel(len) inschakelen op basis van een vooraf gedefinieerde voorwaarde.

Voorwaardelijke gegevensinvoer in Excel met behulp van gegevensvalidatie

Hier zijn een paar voorbeelden van voorwaardelijke gegevensinvoerregels:

• Sta alleen gegevensinvoer toe vanuit een vooraf gedefinieerde lijst (met behulp van vervolgkeuzelijsten).
• Sta gegevensinvoer alleen toe als de opgegeven cel(len) zijn gevuld.
• Sta alleen DATE-invoer toe tussen twee gespecificeerde datums.

U kunt ook meerdere voorwaarden combineren om een ​​gegevensinvoerregel te maken.

Dit type voorwaardelijke gegevensinvoer in Excel kan worden gedaan met behulp van de gegevensvalidatiefunctie in Excel. Het kan alleen gegevensinvoer in de opgegeven cellen inschakelen als aan de opgegeven voorwaarden is voldaan, anders wordt er een fout weergegeven.

Gegevensinvoer toestaan ​​vanuit een vooraf gedefinieerde lijst

U kunt de gebruiker beperken om uit een lijst te kiezen door een vervolgkeuzelijst te maken. Stel dat u bijvoorbeeld een lijst met landen hebt zoals hieronder weergegeven, en u wilt dat slechts één van deze namen in cel C1 wordt ingevoerd:

U kunt een vervolgkeuzelijst maken die de vermeldingen beperkt tot alleen de vermeldingen die in de lijst worden vermeld. Als u een andere tekenreeks probeert in te voeren, wordt er een fout weergegeven (zoals hieronder weergegeven):

Hier ziet u hoe u een vervolgkeuzelijst kunt maken:

• Selecteer de cel waar u de vervolgkeuzelijst wilt weergeven. In dit voorbeeld zijn dat cellen C1.
• Ga naar Gegevens -> Gegevenshulpmiddelen -> Gegevensvalidatie.
  
• Selecteer in het dialoogvenster voor gegevensvalidatie het tabblad Instellingen en breng de volgende wijzigingen aan:
  • Toestaan: lijst
  • Bron: $A$1:$A$6 (u kunt het bereik gebruiken waar u de gegevens hebt).
  • Blanco negeren: aangevinkt (vink dit uit als u niet wilt dat de gebruiker blanco invoert).
  • In-cel vervolgkeuzelijst: Aangevinkt (dit zou de vervolgkeuzelijst inschakelen).
    

Hiermee wordt een vervolgkeuzelijst in de geselecteerde cel gemaakt.

Nu kunt u ze selecteren in de vervolgkeuzelijst of de gegevens erin handmatig invoeren. Als u gegevens invoert die niet uit de brongegevens komen, wordt er een fout weergegeven.

VOORZICHTIGHEID: Als u kopieert en plakt over de cel met de gegevensvalidatieregels, verdwijnen de gegevensvalidatieregels.

Gegevensinvoer wanneer een afhankelijke cel is gevuld

Dit kan het geval zijn wanneer u wilt dat de gebruiker in een reeks gaat en een formulier/vragenlijst/enquête invult.

Laten we zeggen dat ik iets heb zoals hieronder weergegeven:

In deze dataset wil ik dat de gebruiker eerst de naam invult (voornaam en achternaam zijn verplicht) en vervolgens verder gaat met het invullen van de datum. Als de gebruiker het invoeren van de naam overslaat, wil ik een fout weergeven (zoals hieronder weergegeven):

Dit kan eenvoudig worden gedaan met behulp van datavalidatie. Om dit te doen:

• Selecteer de cel waarop u deze voorwaarde wilt toepassen. In het bovenstaande voorbeeld is dat cel B5.
• Ga naar Gegevens -> Hulpmiddelen voor gegevens -> Gegevensvalidatie
  Selecteer in het dialoogvenster voor gegevensvalidatie het tabblad Instellingen en breng de volgende wijzigingen aan:
  • Toestaan: Aangepast
  • Formule: =AND($B$1””,$B$3””).
  • Blanco negeren: niet aangevinkt (zorg ervoor dat dit niet is aangevinkt, anders werkt het niet).

In dit geval hebben we een AND-functie gebruikt die controleert of zowel B1 als B3 al zijn ingevuld. Zo niet, dan geeft hij een foutmelding weer.

VOORZICHTIGHEID: Als u kopieert en plakt over de cel met de gegevensvalidatieregels, verdwijnen de gegevensvalidatieregels.

Datuminvoer tussen twee opgegeven datums

Er is een ingebouwde functie in gegevensvalidatie waarmee u dit kunt doen. U kunt de bovenste en onderste datumlimieten specificeren, en als de gebruiker een datum invoert die buiten dit bereik valt, krijgt hij/zij een foutmelding.

Om dit te doen:

• Selecteer de cel waarop u deze voorwaarde wilt toepassen. In het bovenstaande voorbeeld is dat cel B5.
• Ga naar Gegevens -> Hulpmiddelen voor gegevens -> Gegevensvalidatie
  Selecteer in het dialoogvenster voor gegevensvalidatie het tabblad Instellingen en breng de volgende wijzigingen aan:
  • Toestaan: Datum
  • Gegevens: Tussen
  • Startdatum: Vul hier de startdatum in (elke datum vóór deze datum wordt niet geaccepteerd).
  • Einddatum: Vul hier de einddatum in (elke datum die na deze datum valt wordt niet geaccepteerd).

U kunt ook een celverwijzing of een formule gebruiken om de datum op te geven. U kunt bijvoorbeeld de functie TODAY() gebruiken als een van de datumlimieten (als u de ondergrens op de huidige datum wilt hebben).

Aangezien Excel de datums als getallen opslaat, kunt u ook getallen gebruiken in plaats van datums. In plaats van 01-01-2015 kunt u bijvoorbeeld ook het nummer 42005 gebruiken.

VOORZICHTIGHEID: Als u kopieert en plakt over de cel met de gegevensvalidatieregels, verdwijnen de gegevensvalidatieregels.

Voorwaarden voor meerdere gegevensinvoer

U kunt ook meerdere voorwaarden combineren. Stel dat u bijvoorbeeld een datum in cel B5 wilt invoeren met de volgende voorwaarden:

• Voornaam en Achternaam zijn al ingevuld door de gebruiker.
• De ingevulde datum ligt tussen 01-01-2015 en 10-10-2015.

Om dit te doen:

• Selecteer de cel waarop u deze voorwaarde wilt toepassen. In het bovenstaande voorbeeld is dat cel B5.
• Ga naar Gegevens -> Hulpmiddelen voor gegevens -> Gegevensvalidatie
• Selecteer in het dialoogvenster voor gegevensvalidatie het tabblad Instellingen en breng de volgende wijzigingen aan:
  • Toestaan: Aangepast
  • Formule: =AND($B$1””,$B$3””,B5>=DATE(2015,10,1),B5<=DATE(2015,10,10))
  • Blanco negeren: niet aangevinkt (zorg ervoor dat dit niet is aangevinkt, anders werkt het niet)

Deze formule controleert op vier voorwaarden: of de twee cellen (B1 en B3 al gevuld zijn, en of de datum die in cel B5 is ingevoerd binnen het opgegeven datumbereik valt).

VOORZICHTIGHEID: Als u kopieert en plakt over de cel met de gegevensvalidatieregels, verdwijnen de gegevensvalidatieregels.

Op dezelfde manier kunt u meerdere voorwaarden maken en testen, terwijl u gegevensinvoer in Excel toestaat.

Misschien vind je de volgende Excel-tips en zelfstudies misschien ook leuk:

• Excel-gegevensinvoerformulier.
• Vervolgkeuzelijsten gebruiken in Excel.
• 100+ Excel-interviewvragen en -antwoorden.