Als er één ding is dat ons allemaal verenigt, dan is het wel de frustratie om een trage Excel-spreadsheet bij te houden.
Hoewel de impact op de prestaties verwaarloosbaar kan zijn als er minder gegevens zijn, wordt het groter naarmate u meer en meer gegevens/berekeningen aan de werkmap toevoegt.
9 van de 10 keer zou een Excel-gebruiker klagen over de trage Excel-spreadsheets. En je kunt er nauwelijks iets aan doen.
Nou dat is NIET helemaal waar.
Zoals Excel is gemaakt, wordt het traag met grote datasets. Er zijn echter veel versnellingstrucs die u kunt gebruiken om de prestaties van een langzame Excel-spreadsheet te verbeteren.
10 tips om met trage Excel-spreadsheets om te gaan
Hier zijn 10 tips om uw trage Excel-spreadsheet een beetje snelheidsboost te geven en u wat tijd en frustratie te besparen (klik om naar dat specifieke gedeelte te gaan).
- Vermijd vluchtige functies (je moet).
- Gebruik hulpkolommen.
- Vermijd matrixformules (indien mogelijk).
- Gebruik voorwaardelijke opmaak met de nodige voorzichtigheid.
- Gebruik Excel-tabellen en benoemde bereiken.
- Converteer ongebruikte formules naar waarden.
- Bewaar alle gegevens waarnaar wordt verwezen op één blad.
- Vermijd het gebruik van hele rijen/kolommen in referenties.
- Gebruik de handmatige berekeningsmodus.
- Gebruik snellere formuletechnieken.
1. Vermijd vluchtige formules
Vluchtige formules worden niet voor niets zo genoemd. Functies zoals NU, VANDAAG, INDIRECT, RAND, OFFSET etc. herberekenen elke keer dat er een wijziging in de werkmap is.
Als u bijvoorbeeld de functie NU in een cel gebruikt, wordt elke keer dat er een wijziging in het werkblad is, de formule opnieuw berekend en wordt de celwaarde bijgewerkt.
Dit vereist extra verwerkingssnelheid en u krijgt een trage Excel-werkmap.
Vermijd als vuistregel vluchtige formules. En als je dat niet kunt, probeer dan het gebruik ervan te minimaliseren.
2. Gebruik hulpkolommen
Helperkolommen zijn een van de meest ondergewaardeerde ontwerpconstructies in Excel. Ik heb gezien dat veel mensen terugdeinzen voor het maken van helperkolommen.
DOE DAT NIET.
Het grootste voordeel van het gebruik van 'Helperkolommen' is dat het u kan helpen matrixformules te vermijden.
Begrijp me nu niet verkeerd. Ik ben niet tegen matrixformules. Ik geloof eerder dat deze in sommige situaties geweldig kunnen zijn. Maar wanneer u alles met één lange formule probeert te doen, heeft dit invloed op de prestaties van uw Excel-werkmap. Een paar matrixformules hier en daar kunnen geen kwaad, maar als je het op veel plaatsen moet gebruiken, overweeg dan om hulpkolommen te gebruiken.
Hier zijn enkele voorbeelden waarbij hulpkolommen worden gebruikt:
- Sorteer automatisch gegevens in alfabetische volgorde met behulp van formule.
- Dynamisch Excel-filter - Extraheer gegevens terwijl u typt.
- Meerdere vervolgkeuzelijsten maken in Excel zonder herhaling.
3. Vermijd matrixformules
Matrixformules hebben hun eigen voordelen, maar snelheid is daar niet een van.
Zoals hierboven uitgelegd, kunnen matrixformules veel gegevens (celverwijzingen) in beslag nemen, deze analyseren en u het resultaat geven. Maar om dat te doen, kost tijd.
Als er een manier is om matrixformules te vermijden (zoals het gebruik van de helperkolom), neem dan altijd die weg.
4. Wees voorzichtig bij het gebruik van voorwaardelijke opmaak
Ik ben helemaal weg van voorwaardelijke opmaak. Het maakt saaie gegevens er zo mooi uit. In plaats van zelf de vergelijking te maken, kunt u nu eenvoudig naar de kleur of het pictogram van een cel kijken en weet u hoe deze zich verhoudt tot die van anderen.
Maar… hier is het probleem.
Niet veel Excel-gebruikers weten dat Excel Voorwaardelijke Opmaak vluchtig is. Hoewel u het verschil met kleine datasets misschien niet opmerkt, kan het resulteren in een trage Excel-spreadsheet als het wordt toegepast op grote datasets of meerdere keren wordt toegepast.
Woord van advies - gebruik het voorzichtig.
5. Gebruik Excel-tabellen en benoemde bereiken
Excel-tabel en benoemde bereiken zijn twee geweldige functies die uw gegevens bevatten en verwijzingen supereenvoudig maken. Het kan even duren voordat je eraan gewend bent, maar als je het begint te gebruiken, wordt het leven gemakkelijk en snel.
Bij het maken van datagestuurde dashboards is het bijna altijd een goed idee om uw gegevens om te zetten in een Excel-tabel.
Het heeft ook als bijkomend voordeel dat het uw formules begrijpelijker maakt.
Wat is bijvoorbeeld gemakkelijker te begrijpen?
=Verkoopprijs-Kostprijs OF =SOM(A1:A10)-SOM(G1:G10)
6. Converteer ongebruikte formules naar statische waarden
Dit is een no-brainer. Als je het niet nodig hebt, bewaar het dan niet.
Veel formules zouden resulteren in een trage Excel-werkmap. En als je formules hebt die niet eens worden gebruikt, weet je wie je de schuld kunt geven. Als vuistregel geldt dat als je formules niet nodig hebt, je ze beter kunt converteren naar een statische waarde (door ze als waarden te plakken).
Lees verder: formules snel naar waarden converteren.
7. Bewaar alle gegevens waarnaar wordt verwezen op één blad
Dit is misschien niet altijd mogelijk, maar als je dit kunt doen, garandeer ik dat je Excel-sheet sneller wordt.
De logica is eenvoudig: formules in uw werkblad hoeven niet ver te gaan om de gegevens te krijgen wanneer deze zich ernaast in hetzelfde blad bevinden.
8. Vermijd het gebruik van de hele rij/kolom als referentie (A:A)
De enige reden dat ik deze op de lijst heb staan, is dat ik veel mensen zie die de hele rij/kolomverwijzing in formules gebruiken. Dit is een slechte gewoonte en moet worden vermeden.
Hoewel je misschien denkt dat de rij/kolom maar een paar cellen met gegevens bevat, denkt Excel daar niet zo over. Wanneer u naar een hele rij/kolom verwijst, fungeert Excel als een goede dienaar en controleert het hoe dan ook. Dat kost meer tijd voor berekeningen.
9. Gebruik de handmatige berekeningsmodus
Ik herhaal alleen wat miljoenen mensen al hebben gezegd in verschillende forums en blogs. Het gebruik van handmatige berekening geeft u de flexibiliteit om Excel te vertellen wanneer te berekenen, in plaats van dat Excel zijn eigen beslissingen neemt. Dit is niet iets dat uw Excel-werkmap versnelt, maar als u een langzame Excel-spreadsheet heeft, bespaart het zeker tijd door Excel niet steeds opnieuw te laten berekenen.
- Om over te schakelen naar de handmatige modus, ga naar het tabblad Formule -> Berekeningsopties -> Handmatig (druk op F9 om opnieuw te berekenen)
10. Gebruik snellere formules-technieken
Excel geeft je veel formules en formulecombinaties om hetzelfde te doen. Het is het beste om de snelste te identificeren en te gebruiken.
Hier zijn een paar voorbeelden:
- Gebruik IFERROR in plaats van IF en ISERROR combo (tenzij u Excel 2003 of eerder gebruikt, die IFERROR niet heeft).
- Gebruik MAX(A1,0) in plaats daarvan IF(A1>0,A1,0) - Dit is een leuke tip die ik heb geleerd van Mr. Excel, ook bekend als Bill Jelen. Zijn onderzoek toont aan dat de MAX-optie 40% sneller is dan de IF-optie (en ik ben klaar om deze stat op zijn nominale waarde te nemen).
- Gebruik de combinatie INDEX/MATCH in plaats van VERT.ZOEKEN - Dit kan veel wenkbrauwen doen fronsen, maar de waarheid is dat VERT.ZOEKEN niet sneller kan zijn als u honderden kolommen met gegevens hebt. De wereld beweegt zich richting INDEX/MATCH, en jij zou ook de overstap moeten maken.
[Als u nog steeds niet weet wat u moet gebruiken, volgt hier een directe vergelijking van VERT.ZOEKEN Vs. INDEX/MATCH]. - Gebruik - (dubbele negatieven) om WAAR en ONWAAR te converteren naar enen en nullen (in plaats van het met 1 te vermenigvuldigen of er 0 bij op te tellen). De snelheidsverbetering is merkbaar in grote datasets.
Is dit een uitputtende lijst? Absoluut niet. Dit zijn enkele goede waarvan ik denk dat ze het waard zijn om als uitgangspunt te delen. Als u Excel-Speed-Up-technieken onder de knie wilt krijgen, is er goed werk gedaan door veel Excel-experts.
Hier zijn enkele bronnen die u misschien nuttig vindt:
- 75 Versnellingstips van Chandoo (slim gedaan door crowdsourcing).
- Beslismodellen Website.
- Mr. Excel Message Board (verken dit en je zou tonnen tips vinden).
Ik weet zeker dat je ook veel tips hebt die kunnen helpen bij het aanpakken van trage Excel-spreadsheets. Deel het met ons hier in het commentaargedeelte.
Ik heb ook een verzoek. De pijn van het werken met een langzame Excel-spreadsheet is iets dat velen van ons dagelijks ervaren. Als u deze technieken nuttig vindt. deel het met anderen. Verlicht hun pijn en verdien wat goeds
Misschien vind je de volgende Excel-links ook leuk:
- 24 Excel-trucs om u door het dagelijkse werk te laten zeilen.
- 10 Supernette manieren om gegevens op te schonen in Excel-spreadsheets.
- 10 Excel-gegevensinvoertips die u niet mag missen
- Een vervolgkeuzelijst maken en gebruiken in Excel.
- Verklein de Excel-bestandsgrootte.
- Hoe niet-opgeslagen Excel-bestanden te herstellen
- Gratis Online Excel Training (7-delige videocursus)
- Pijltoetsen werken niet in Excel | Pagina's verplaatsen in plaats van cellen
