Bekijk video - Flash Fill gebruiken in Excel (voorbeelden)
Flash Fill is een geweldige tool die is toegevoegd in Excel 2013 en daarna in alle versies beschikbaar is.
U kunt Flash Fill in Excel gebruiken om gegevensinvoer eenvoudig te maken. Het is een slimme tool die patronen probeert te identificeren op basis van uw gegevensinvoer en dat voor u doet.
Enkele eenvoudige voorbeelden van het gebruik van Flash Fill kunnen zijn om de voornaam uit de volledige naam te halen, initialen van de naam te krijgen, telefoonnummers op te maken, enz.
Flash Fill gebruiken in Excel - Voorbeelden
Hier zijn enkele voorbeelden waarbij Flash Fill echt tijd kan besparen door patronen te identificeren en gegevensinvoer eenvoudig te maken.
Voorbeeld 1 - Haal de voornaam uit de volledige naam
Stel dat u een dataset heeft zoals hieronder weergegeven:
Totdat Excel Flash Fill ontstond, was de manier om de voornaam van de volledige naam te krijgen, het gebruik van Tekst naar kolommen of het gebruik van Excel-functies.
Maar nu kunt u direct de resultaten krijgen met behulp van de nieuwe tool op het blok - Flash Fill in Excel.
Hier leest u hoe u Flash Fill in Excel kunt gebruiken om de voornaam te krijgen:
- Selecteer cel naast de cel met de gegevens (B2 in dit geval).
- Vul de gegevens in (in dit geval voornaam).
- Selecteer de cel direct onder de cel waar u gegevens hebt ingevoerd (B3 in dit geval).
- Ga naar het tabblad Gegevens en klik in de groep Gegevenshulpmiddelen op Flash Fill.
Excel Flash Fill zou automatisch alle cellen vullen met de voornaam uit de dataset.
Het is in een handomdraai gedaan (en vandaar de naam Excel Flash Fill).
De sneltoets om Flash Fill in Excel te gebruiken is: Controle + E.
Opmerking: Flash Fill is nog steeds niet beschikbaar in Excel voor Mac-versies.Voorbeeld 2 - Haal de initialen van de naam
Omdat Flash Fill werkt door patronen te identificeren, kunt u het gebruiken om de initialen van de voornaam en achternaam te krijgen.
Stel dat u een dataset heeft zoals hieronder weergegeven:
Hier zijn de stappen om Flash Fill in Excel te gebruiken om de initialen te krijgen:
- Selecteer cel naast de cel met de gegevens (B2 in dit geval).
- Voer de voornaam in de geselecteerde cel in.
- Selecteer de cel direct onder de cel waar u gegevens hebt ingevoerd (B3 in dit geval).
- Ga naar het tabblad Gegevens en klik in de groep Gegevenshulpmiddelen op Flash Fill.
Excel Flash Fill zou automatisch alle cellen vullen met de initialen van de voornaam.
Voorbeeld 3 - Namen samenvoegen in een ander formaat
Hoewel u Flash Fill in Excel kunt gebruiken om gegevens te splitsen (in voornaam of initialen zoals te zien in voorbeeld 1 en 2 hierboven), kunt u het ook gebruiken om cellen samen te voegen.
Stel dat u een dataset heeft zoals hieronder weergegeven:
De bedoeling hier is om de namen in het volgende formaat te combineren - Achternaam, Voornaam. Tony en Stark zouden bijvoorbeeld combineren om Stark, Tony te geven.
Hier leest u hoe u Flash Fill in Excel kunt gebruiken om namen te combineren:
- Selecteer cel naast de cel met de gegevens (B2 in dit geval).
- Voer de cel met de gecombineerde naam in het gewenste formaat in.
- Selecteer de cel direct onder de cel waar u gegevens hebt ingevoerd (B3 in dit geval).
- Ga naar het tabblad Gegevens en klik in de groep Gegevenshulpmiddelen op Flash Fill.
Excel Flash Fill zou automatisch alle cellen vullen waarin de namen worden gecombineerd in het opgegeven formaat.
Voorbeeld 4 - Gebruikersnamen ophalen uit e-mailadressen
Stel dat u een dataset heeft zoals hieronder weergegeven:
De bedoeling hier is om de gebruikersnaam uit de e-mail-ID te halen (bijvoorbeeld om 'tonystark' te krijgen van [email protected]).
Hier leest u hoe u Flash Fill in Excel kunt gebruiken om de gebruikersnamen van e-mail-ID's te krijgen:
- Selecteer cel naast de cel met de gegevens (B2 in dit geval).
- Voer de cel in met de gebruikersnaam uit de e-mail-ID uit de cel aan de linkerkant.
- Selecteer de cel direct onder de cel waar u gegevens hebt ingevoerd (B3 in dit geval).
- Ga naar het tabblad Gegevens en klik in de groep Gegevenshulpmiddelen op Flash Fill.
Excel Flash Fill zou automatisch alle cellen vullen met de gebruikersnamen van de respectieve e-mail-ID's.
Voorbeeld 5 - Telefoonnummers opmaken
U kunt Flash Fill gebruiken met zowel tekst als cijfers.
Hier is een voorbeeld waarin u de telefoonnummers kunt opmaken met Excel Flash Fill.
Stel dat u een dataset heeft zoals hieronder weergegeven:
De bedoeling hier is om het telefoonnummer in het volgende formaat te krijgen: XXX-XXX-XXXX.
Hier leest u hoe u Flash Fill in Excel kunt gebruiken om het telefoonnummer in het gewenste formaat te krijgen:
- Selecteer cel naast de cel met het telefoonnummer (B2 in dit geval).
- Voer de cel met het telefoonnummer in het gewenste formaat in.
- Selecteer de cel direct onder de cel waar u gegevens hebt ingevoerd (B3 in dit geval).
- Ga naar het tabblad Gegevens en klik in de groep Gegevenshulpmiddelen op Flash Fill.
Excel Flash Fill zou automatisch alle cellen vullen met de telefoonnummers in het opgegeven formaat.
Voorbeeld 6 - Specifieke gegevenspunten extraheren (zoals stad uit adres)
U kunt Flash Fill in Excel gebruiken om een onderdeel uit een dataset te extraheren.
Stel dat u een dataset heeft zoals hieronder weergegeven:
De bedoeling hier is om de staatscode van elk adres te krijgen.
Hier zijn de stappen om de staatscode van het adres te krijgen met behulp van Flash Fill in Excel:
- Selecteer cel naast de cel met het telefoonnummer (B2 in dit geval).
- Voer in de cel de staatscode in van het adres aan de linkerkant.
- Selecteer de cel direct onder de cel waar u gegevens hebt ingevoerd (B3 in dit geval).
- Ga naar het tabblad Gegevens en klik in de groep Gegevenshulpmiddelen op Flash Fill.
Dit zou onmiddellijk alle statuscodes in kolom B extraheren.
Op dezelfde manier kunt u ook pincodes extraheren.
Beperkingen van Flash Fill in Excel
Hoewel Flash Fill een geweldig hulpmiddel is, is het belangrijk om de beperkingen ervan te kennen voordat u het op grote en belangrijke datasets gebruikt:
- Het resultaat van Flash Fill is statisch. Dit betekent dat als u de oorspronkelijke gegevensset wijzigt, het Flash Fill-resultaat niet verandert.
- Flash Fill negeert cel met een spatie erin. Als u Flash Fill gebruikt, zorg er dan voor dat de cellen waar het resultaat zou komen, geen spatie bevatten. Als dat zo is, zou Excel Flash Fill het gewoon negeren.
- In sommige gevallen kan Flash Fill haperen bij het identificeren van het patroon, wat onjuiste resultaten oplevert. In het geval van het extraheren van de middelste namen, als er namen zijn zonder een tweede naam, geeft Flash Fill de onjuiste resultaten (zoals hieronder weergegeven).
Excel Flash Fill-fout
Als Flash Fill een patroon niet kan herkennen, kan er een fout worden weergegeven zoals hieronder wordt weergegeven:
In dat geval kunt u nog een paar cellen vullen zodat Flash Fill een patroon kan herkennen, of het idee om Flash Fill te gebruiken dumpen en in plaats daarvan Excel-functies gebruiken.
Misschien vind je de volgende Excel-zelfstudies misschien ook leuk:
- Hoe vulhandgreep in Excel te gebruiken.
- Een Excel-vervolgkeuzelijst maken
- 10 Excel-gegevensinvoertips die u niet mag missen
