Als u uw gegevens/werk vaak in Excel afdrukt, weet ik zeker dat u te maken hebt gehad met het probleem waarbij meerdere pagina's worden afgedrukt in plaats van één enkele pagina.
Soms is het zo frustrerend dat er een nieuwe pagina wordt afgedrukt om maar een paar extra regels gegevens te kunnen bevatten (wat ook leidt tot papierverspilling).
Er zijn enkele eenvoudige technieken die u kunt gebruiken om ervoor te zorgen dat Excel-gegevens op één pagina worden afgedrukt (of in minder pagina's als u een groot rapport afdrukt).
In deze Excel-zelfstudie zal ik enkele methoden delen die u kunt gebruiken om: print het Excel-blad op één pagina. U kunt een combinatie van deze methoden gebruiken om het beste resultaat te krijgen.
Dus laten we beginnen!
Controleren hoeveel pagina's zouden worden afgedrukt (voorbeeld)
Voordat u begint met het optimaliseren van de instellingen om het Excel-werk in één blad af te drukken, kunt u het beste de huidige status controleren met behulp van het Afdrukvoorbeeld.
Maak je geen zorgen! U hoeft hiervoor niets af te drukken. U kunt eenvoudig controleren hoe het drukwerk eruit komt te zien en hoeveel vellen er worden afgedrukt.
Dit geeft u inzicht in de dingen die u kunt veranderen om ervoor te zorgen dat u zo min mogelijk papier gebruikt, terwijl uw afgedrukte rapport toch mooi en leesbaar blijft.
Hieronder staan de stappen om Afdrukvoorbeeld te gebruiken om te zien hoe de uiteindelijke afdruktaak eruit zou zien:
- Klik op het tabblad Bestand
- Klik op de afdrukoptie
Of u kunt de sneltoets gebruiken Controle + P (Command + P bij gebruik van een Mac)
Dit zou de pagina Afdrukvoorbeeld openen waar u zou kunnen zien hoeveel pagina's zouden worden afgedrukt en wat er op elke pagina zou worden afgedrukt.
U kunt de pijltoetsen gebruiken om naar de volgende/vorige pagina te gaan in de modus Afdrukvoorbeeld.
Manieren om Excel-bladen op één pagina te passen en af te drukken
Laten we nu eens kijken naar enkele methoden die u kunt gebruiken om alle gegevens in een blad op één pagina te passen en vervolgens uw rapport op één pagina af te drukken (of minder aantal pagina's)
Pas de kolombreedte (of rijhoogte) aan
In veel gevallen hoeft u uw kolommen niet te breed te maken.
En aangezien dit direct bepaalt hoeveel gegevens er op één pagina worden afgedrukt, kunt u veel papier besparen door simpelweg de kolombreedte te verkleinen.
Maar hoe weet je dan of je genoeg hebt gedaan of niet? Hoe weet je hoeveel kolombreedte je moet verkleinen om alles op één pagina te laten passen?
Om dit gemakkelijk te maken, kunt u de Pagina-indelingsweergave in Excel - die u in realtime laat zien hoeveel gegevens er op elke pagina van uw rapport zouden worden afgedrukt.
Hieronder vindt u de stappen om in de modus Pagina-indeling te komen en vervolgens de kolombreedte te verkleinen:
- Klik op het tabblad Weergave in het lint
- Klik in de groep Werkmapweergaven op de optie 'Pagina-indeling'. Dit verandert de manier waarop gegevens worden weergegeven (en u ziet schalen bovenaan en links van het werkblad)
- Verklein de kolombreedte zodat de gegevens op één pagina passen. Plaats hiervoor de cursor op de rand van de cursor op de kolomkop die u wilt verkleinen. Klik en sleep.
Zodra u alle gegevens op één pagina hebt, kunt u doorgaan en deze afdrukken.
In sommige gevallen kan het zijn dat de gegevens in een cel worden afgesneden en niet volledig worden weergegeven. Dit gebeurt vaak wanneer u de kolombreedte wijzigt. U kunt dit corrigeren door de optie Tekstterugloop in Excel in te schakelen.
Om terug te keren naar de normale weergave (en om de weergave van de pagina-indeling te verlaten), klikt u op het tabblad Weergave en vervolgens op 'Normaal'.
De schaal wijzigen (alle rijen/kolommen op één pagina passen)
Excel heeft een ingebouwde optie waarmee u het werkblad zo kunt schalen dat er meer rijen/kolommen op één pagina passen.
Wanneer u dit doet, wordt alles eenvoudig verkleind zodat het in alle kolommen of rijen op één pagina past.
Stel dat u een blad heeft waarvan de kolommen bij het afdrukken overlopen naar het volgende blad.
Hieronder vindt u de stappen om het vel tijdens het afdrukken te verkleinen:
- Klik op het tabblad Bestand
- Klik op Afdrukken (of gebruik de sneltoets - Control + P)
- Klik in het venster Afdrukken op de optie Scaling (dit is de laatste optie aan de linkerkant)
- Klik op een van de opties:
- Pasblad op één pagina
- Fir Alle kolommen op één pagina
- Alle rijen op één pagina passen
Met de bovenstaande stappen wordt het blad geschaald zodat het op de pagina past (op basis van de opties die u hebt geselecteerd). U kunt ook zien hoe de gegevens eruit zouden zien in het bladvoorbeeld aan de rechterkant.
De optie ‘Fitsheet op één pagina’ is geschikt als je maar een paar rijen/kolommen hebt die overlopen. Als er veel zijn, kan het gebruik van deze optie ertoe leiden dat de afgedrukte gegevens te klein zijn om te lezen.Dit heeft geen invloed op de werkbladgegevens. Het schaalt de gegevens alleen voor afdrukdoeleinden.
Verberg of verwijder rijen/kolommen
Een andere slimme manier om alles op één pagina te krijgen tijdens het afdrukken, is door kolommen of rijen te verbergen die u niet nodig hebt.
Je hebt altijd de mogelijkheid om deze weer zichtbaar te maken voor het geval je ze later nodig hebt, maar als je ze tijdens het afdrukken verbergt, zorg je ervoor dat je de ruimte optimaliseert en minder pagina's gebruikt om af te drukken.
Om een rij/kolom te verbergen, selecteert u ze, klikt u met de rechtermuisknop en selecteert u Verbergen.
Nogmaals, het is het beste om eerst in de modus Pagina-indeling te komen en dit vervolgens te doen. Dit zorgt ervoor dat u kunt zien hoeveel rijen/kolommen u moet verbergen om alle gegevens op één pagina in Excel te passen.
En hier zijn stappen om de rijen / kolommen in Excel zichtbaar te maken.
De paginarichting wijzigen
Als u meer kolommen en rijen heeft, is het zinvol om de richting van de pagina tijdens het afdrukken te wijzigen.
Er zijn twee oriëntaties in Excel;
- Staand (standaard in Excel) - Er worden meer rijen afgedrukt dan kolommen
- Liggend - Er worden meer kolommen afgedrukt dan rijen
Als u meer kolommen dan rijen heeft (zoals hieronder weergegeven), kunt u de paginarichting wijzigen in Liggend om ervoor te zorgen dat uw gegevens passen en op één pagina worden afgedrukt.
Hieronder vindt u de stappen om de paginaoriëntatie in Excel te wijzigen:
- Klik op het tabblad Pagina-indeling
- Klik in de groep Pagina-instelling op het opstartprogramma voor dialoogvensters. Hierdoor wordt het dialoogvenster 'Pagina-instelling' geopend.
- Klik op het tabblad Pagina in het dialoogvenster (indien nog niet geselecteerd)
- Selecteer in de optie Oriëntatie Liggend
- Klik OK
Nu kunt u naar Afdrukvoorbeeld gaan en zien hoe uw afgedrukte rapport eruit zou zien.
De sneltoets om het dialoogvenster Pagina-instelling te openen ALT + P + S + P (druk achtereenvolgens op deze toetsen)
Als alternatief kunt u ook de oriëntatie in het venster Afdrukvoorbeeld wijzigen door Liggende oriëntatie te selecteren in de vervolgkeuzelijst in de instellingen.
De paginamarges wijzigen
Soms heb je slechts een of twee extra kolommen die op een nieuwe pagina worden afgedrukt (of een paar extra rijen die overlopen naar de volgende pagina).
Een kleine aanpassing in de paginamarges kan u helpen alles op één pagina te passen.
Als u zich afvraagt wat paginamarges zijn: wanneer u een Excel-werkblad afdrukt, heeft elke afgedrukte pagina wat witruimte aan de randen. Dit is zo ontworpen dat de gegevens er goed uitzien wanneer ze worden afgedrukt.
U heeft de mogelijkheid om deze witruimte (de paginamarge) te verkleinen en meer gegevens op één pagina te laten passen.
Hieronder staan de stappen om de paginamarge in Excel te verkleinen:
- Klik op het tabblad Pagina-indeling
- Klik in de groep Pagina-instelling op 'Marges'
- Klik op smal
De bovenstaande stappen zouden de paginamarge verkleinen en u ziet mogelijk enkele extra rijen/kolommen op dezelfde pagina worden samengeperst.
Als u de paginamarge verder wilt verkleinen, klikt u op de optie 'Marges' in het lint en vervolgens op 'Aangepaste marges'. Dit opent het dialoogvenster Pagina-instelling waar u de marges verder kunt aanpassen.
Verklein de lettergrootte
Een andere eenvoudige manier om snel wat extra rijen/kolommen (die vanaf nu worden afgedrukt op extra vellen) op dezelfde pagina te laten passen, is door de lettergrootte te verkleinen.
Hierdoor kunt u het formaat van een paar kolommen wijzigen, zodat het op één pagina past wanneer het wordt afgedrukt.
Dit kan handig zijn als u geprinte gegevens hebt die meestal in de bijlage staan - iets dat u moet hebben, maar niemand leest of geeft er om.
Alleen geselecteerde gegevens afdrukken (of het afdrukgebied instellen)
Soms heeft u een grote dataset, maar wilt u deze misschien niet allemaal afdrukken. Misschien wilt u alleen geselecteerde gegevens afdrukken.
Als dit een eenmalig iets is waarbij u snel de geselecteerde gegevens in het werkblad wilt afdrukken, kunt u dat doen met behulp van de onderstaande stap:
- Selecteer de gegevens die u wilt afdrukken
- Klik op het tabblad Bestand
- Klik op Afdrukken (of gebruik de sneltoets - Control + P)
- Klik in het afdrukscherm dat verschijnt op de eerste optie in Instellingen
- Klik op de optie Afdrukselectie. U zou merken dat het voorbeeld ook verandert om u alleen het deel te laten zien dat zou worden afgedrukt.
- Klik op Afdrukken.
De bovenstaande stappen zouden alleen de geselecteerde dataset afdrukken.
Houd er rekening mee dat als u een dataset heeft geselecteerd die bij het afdrukken niet op één plaat past, deze op meerdere vellen wordt afgedrukt. U kunt de schaal echter wijzigen in 'Fit Sheet on One Page' om de selectie op één pagina af te drukken.
De bovenstaande methode is goed wanneer u de geselecteerde gegevens af en toe moet afdrukken.
Maar u moet dezelfde selectie van meerdere werkbladen afdrukken, het is een beter idee om het afdrukgebied in te stellen. Eenmaal ingesteld, beschouwt Excel dit afdrukgebied als het deel dat bedoeld is om af te drukken en negeert het de andere gegevens op het blad.
Hieronder vindt u de stappen om het afdrukgebied in Excel in te stellen:
- Selecteer de gegevens die u als afdrukgebied wilt instellen
- Klik op het tabblad Pagina-indeling
- Klik in de groep Pagina-instelling op de optie Afdrukgebied
- Klik op Afdrukgebied instellen
Dat is het!
Wanneer u nu een werkblad probeert af te drukken, wordt alleen het afdrukgebied afgedrukt (en alleen dit wordt weergegeven in het afdrukvoorbeeld).
[Bonus] Pagina-einden toevoegen
Voor het geval u een grote dataset heeft. het is duidelijk dat het niet op één pagina past en het afdrukken van deze volledige gegevens zou meerdere pagina's in beslag nemen.
U kunt pagina-einden in Excel toevoegen om Excel te laten weten waar het afdrukken op de huidige pagina moet worden gestopt en de rest naar de volgende pagina gaat.
Hieronder vindt u de stappen om pagina-einden in Excel toe te voegen:
- Selecteer de cel waar u het pagina-einde wilt invoegen. Vanaf deze cel zou alles op de volgende pagina worden afgedrukt
- Klik op het tabblad Pagina-indeling
- Klik in de groep Pagina-instelling op de optie Pauzes
- Klik op Pagina-einden invoegen
De bovenstaande stappen zouden een pagina-einde toevoegen en alles vóór het pagina-einde zou op één blad worden afgedrukt en de resterende gegevens op andere bladen.
Houd er rekening mee dat als u het afdrukgebied heeft ingesteld, dit voorrang heeft op pagina-einden.
Dit zijn dus verschillende methoden die u kunt gebruiken om gegevens op één pagina te passen en een Excel-spreadsheet op één pagina af te drukken. In gevallen waarin u veel gegevens hebt, is het misschien niet logisch om deze op één pagina af te drukken, maar u kunt nog steeds de bovenstaande methoden gebruiken om het papierverbruik te minimaliseren en dezelfde gegevens op minder pagina's te passen.
Ik hoop dat je deze tutorial nuttig vond.
