10 Excel-gegevensinvoertips die u niet mag missen

Excel is een geweldige tool met fascinerende mogelijkheden om gegevens te analyseren (of het nu gaat om functies, grafieken of dashboards). Het gemak waarmee gegevens in Excel kunnen worden ingevoerd en opgeslagen, maakt het een overtuigende keuze.

In deze blogpost heb ik 10 handige Excel Data Entry-tips op een rij gezet die je efficiënter maken en veel tijd besparen.

#1 Gebruik het Excel-gegevensinvoerformulier

Met het Excel-gegevensinvoerformulier kunt u records toevoegen aan een bestaande gegevensset. Het geeft een pop-upformulier dat door de gebruiker kan worden ingevuld. Het is vooral handig wanneer de gegevensset veel kolommen heeft en u steeds opnieuw naar rechts en links moet scrollen terwijl u gegevenspunten intoetst.

De functie Gegevensformulier is nog niet beschikbaar in het Excel-lint. We moeten het eerst beschikbaar maken door het toe te voegen aan de werkbalk Snelle toegang.

Excel-gegevensinvoerformulier toevoegen aan werkbalk Snelle toegang

1. Ga naar de werkbalk Snelle toegang, klik met de rechtermuisknop en selecteer Werkbalk voor snelle toegang aanpassen.
   
2. Selecteer in het dialoogvenster Excel-opties alle opdrachten en ga naar formulier. Selecteer Formulier en druk op Toevoegen. Hiermee wordt het pictogram Gegevensformulieren toegevoegd aan de werkbalk Snelle toegang.
   

Excel-gegevensinvoerformulier gebruiken

1. Selecteer een cel in het gegevensbereik en klik op het pictogram Gegevensformulier op de werkbalk Snelle toegang.
2. In het formulier Pop-upgegevens worden alle kolomtitels verticaal weergegeven. Vul voor elke kop de gegevens in het aangrenzende tekstvak in.
3. Nadat u de gegevens hebt ingevoerd, drukt u op Enter.
4. Klik op Nieuw om een ​​nieuw record toe te voegen.

Met het Excel-gegevensinvoerformulier kunt u ook door de bestaande gegevens navigeren (rij voor rij), of gegevens zoeken door de criteria op te geven (probeer dit door op de knop criteria te klikken).

#2 Voer snel getallen in met vaste decimale getallen

Als u zich in een situatie bevindt waarin u handmatig gegevens in Excel moet invoeren die ook een decimaal deel hebben, kan deze truc erg handig zijn. Stel dat u cijfers voor studenten in procenten moet invoeren met maximaal 2 decimalen. U kunt een functie inschakelen waarbij u gewoon de cijfers typt zonder dat u elke keer op de punttoets hoeft te drukken. Om dit in te schakelen:

1. Ga naar Bestand -> Opties.
2. Selecteer Geavanceerd in het dialoogvenster Excel-opties.
3. Vink in Geavanceerde opties de optie "Automatisch een decimale punt invoegen" aan.
4. Geef het gewenste aantal decimalen op (in dit geval bijvoorbeeld 2).

Telkens wanneer u een getal invoert, plaatst Excel automatisch de laatste 2 cijfers achter de komma. Dus 1 wordt 0,01, 10 wordt 0,1, 100 wordt 1, 2467 wordt 24,67 enzovoort…

Als u klaar bent met het invoeren van gegevens, schakelt u het eenvoudig uit door dezelfde optie uit te vinken.

#3 Voeg automatisch rangtelwoorden toe aan getallen

Ja, u kunt een combinatie van Excel-functies gebruiken (zoals VALUE, RIGHT, IF, OR) om rangtelwoorden toe te voegen ('st' in 1e, 'nd' in 2e, enzovoort …).

Hier is de formule:

=A1&IF(OF(VALUE(RIGHT(A1,2))={11,12,13}),"th",IF(OF(VALUE(RIGHT(A1))={1,2,3}),KIES (RECHTS(A1),"st","nd","rd"),"th"))

#4 Vul naar beneden met Control + D

Dit is een handige Excel Data Entry-truc. Als u de bovenstaande cel moet kopiëren, drukt u gewoon op Control + D.

Het kopieert zowel de inhoud als de opmaak. Als er een formule in de bovenstaande cel staat, wordt de formule gekopieerd (met aangepaste verwijzingen).

Dit werkt ook voor meer dan één cel. Dus als u de hele rij hierboven wilt kopiëren, selecteert u de huidige rij en drukt u op Control + D.

Als u meer dan één cel/cellen selecteert, wordt de cel erboven naar alle cellen gekopieerd.

Zie ook: 200+ Excel-sneltoetsen.

#5 Voer snel datum/tijd in Excel-cellen in

Weet je de huidige datum niet meer? Maak je geen zorgen, druk gewoon op Controle + ; (puntkomma Key) en het zal de huidige datum in de cel invoeren.

Op dezelfde manier kunt u de huidige tijd invoeren met behulp van de sneltoets Besturing + Shift + : (dubbele punt)

Onthoud dat dit absolute waarden zijn en niet veranderen als de datum of tijd verandert. Als u een dynamische datum- en tijdwaarde wilt hebben die verandert wanneer u de werkmap opent of wanneer er een herberekening is, gebruikt u de functies VANDAAG en NU.

Zie ook: Automatisch datum- en tijdstempel invoegen in Excel

#6 Control + Enter om de hele selectie te vullen met inhoud in actieve cel

Wanneer u meerdere cellen in Excel selecteert, is een van de cellen met lichte schaduw (in vergelijking met de overige geselecteerde cellen) de actieve cel. Als u iets invoert in de actieve cel wanneer de selectie is gemaakt en op drukt Controle + Enter, wordt de waarde ingevoegd in alle geselecteerde cellen.

Dit geldt ook voor formules. Als u een formule invoert in de actieve cel en op Control + Enter drukt, krijgen alle cellen die formule (met aangepaste verwijzingen).

#7 Alt + Pijl-omlaag om een ​​lijst met alle unieke waarden in die kolom te krijgen

Deze kan wat tijd besparen die u anders zou verspillen aan typen. Stel dat u gegevens invoert in een kolom met de activiteitsstatus (To be Done, Completed). In plaats van de status steeds opnieuw te typen, hoeft u deze alleen maar in een paar cellen te typen, en dan kunt u de sneltoets Alt + pijl-omlaag gebruiken. Het geeft u de lijst met alle unieke vermeldingen en u kunt snel uit de lijst selecteren.

Als u een keuze wilt maken uit vooraf gespecificeerde opties, kunt u een vervolgkeuzelijst maken.

#8 Snel door meerdere werkbladtabbladen in een werkmap bladeren

Deze bespaart tonnen tijd. Gebruik gewoon de sneltoets Control + Page Up/Page Down om door meerdere werkbladtabs in een werkmap te navigeren.

Zie ook: 200+ Excel-sneltoetsen.

#9 Voer lange tekst in door afkortingen te gebruiken

Als u steeds opnieuw lange namen of trefwoorden in uw werkblad moet invoeren, zou deze truc van pas komen.

U wilt bijvoorbeeld dat wanneer u ABC typt, Excel dit automatisch moet vervangen door ABC Technology Corporation Limited.

Iets zoals hieronder weergegeven:

Deze functie kan worden ingeschakeld met behulp van de autocorrectie-opties. Lees hoe u deze kunt inschakelen.

#10 Gegevens invoeren in niet-aaneengesloten bereiken

Stel dat u een sjabloon heeft zoals hieronder weergegeven, en u moet gegevens invoeren in alle rood gemarkeerde cellen, in de volgorde die wordt aangegeven door de pijlen.

Hier is een snelle manier om dit te doen:

• Selecteer alle cellen waar u de gegevens moet invoeren (druk op control en selecteer vervolgens één voor één).
  • Begin met de tweede cel in je reeks gegevensinvoer (begin met D3). Selecteer eindelijk de eerste cel B3 (waar de gegevensinvoer begint).
• Eenmaal geselecteerd, ga naar Name Box (die zich aan de linkerkant van de formulebalk bevindt).
• Typ een naam zonder spaties.
• Dat is het!! Selecteer het Benoemde bereik door op de vervolgkeuzelijst Naamvak te klikken. Begin nu met het invoeren van uw gegevens en gebruik Enter/Tabblad om naar de volgende cel te springen.

Lees meer over deze truc.

Dit zijn mijn top tien Excel-gegevensinvoertips die uw productiviteit aanzienlijk kunnen verbeteren en tijd kunnen besparen.

Misschien vind je de volgende Excel-tips ook leuk:

• 10 Supernette manieren om gegevens op te schonen in Excel-spreadsheets.
• 24 dagelijkse Excel-problemen en hun snelle oplossingen.
• Wijzigingen bijhouden in Excel.
• Hoe niet-opgeslagen Excel-bestanden te herstellen
• Voorwaardelijke gegevensinvoer inschakelen in Excel
• Last van trage Excel-spreadsheets? 10 tips om uw Excel te VERSNELLEN.
• Haal meer uit Zoeken en vervangen in Excel (4 geweldige tips).
• Hoe Excel Freeze-vensters in Excel te gebruiken
• 100+ Excel-sollicitatievragen
• Vul lege cellen in tot de volgende waarde in Excel