Slicers gebruiken in Excel-draaitabel - een beginnershandleiding

Excel 2010-versie van de draaitabel werd opgefleurd door de introductie van een nieuwe supercoole functie - Slicers.

Met een draaitabelsnijder kunt u de gegevens filteren wanneer u een of meer opties in het vak Slicer selecteert (zoals hieronder weergegeven).

In het bovenstaande voorbeeld is Slicer het oranje vak aan de rechterkant en kunt u de draaitabel eenvoudig filteren door simpelweg op de regioknop in de Slicer te klikken.

Laten we beginnen.

Klik hier om de voorbeeldgegevens te downloaden en volg mee.

Een slicer invoegen in Excel-draaitabel

Stel dat u een dataset heeft zoals hieronder weergegeven:

Dit is een dummy-dataset (verkoop in de VS) en omvat 1000 rijen. Met behulp van deze gegevens hebben we een draaitabel gemaakt die de totale omzet voor de vier regio's weergeeft.

Lees verder: Hoe maak je een draaitabel van Scratch.

Zodra u de draaitabel op zijn plaats hebt, kunt u slicers invoegen.

Men kan zich afvragen - Waarom heb ik Slicers nodig?

Mogelijk hebt u slicers nodig als u niet de hele draaitabel wilt, maar slechts een deel ervan. Als u bijvoorbeeld niet de verkopen voor alle regio's wilt zien, maar alleen voor Zuid, of Zuid en West, dan kunt u de slicer invoegen en snel de gewenste regio('s) selecteren waarvoor u de Verkoopdata.

Slicers zijn een meer visuele manier waarmee u de draaitabelgegevens kunt filteren op basis van de selectie.

Dit zijn de stappen om een ​​slicer voor deze draaitabel in te voegen:

• Selecteer een cel in de draaitabel.
• Ga naar Invoegen -> Filter -> Slicer.
• Selecteer in het dialoogvenster Slicers invoegen de dimensie waarvoor u de mogelijkheid hebt om de gegevens te filteren. De Slicer Box zou alle beschikbare dimensies weergeven en u kunt een of meer dimensies tegelijk selecteren. Als ik bijvoorbeeld alleen Regio selecteer, wordt alleen het vak Region Slicer ingevoegd, en als ik Regio en Retailer Type beide selecteer, worden er twee Slicers ingevoegd.
• Klik OK. Hiermee worden de slicer(s) in het werkblad ingevoegd.

Houd er rekening mee dat Slicer automatisch alle unieke items van de geselecteerde dimensie identificeert en in het slicervak ​​vermeldt.

Nadat u de slicer heeft geplaatst, kunt u de gegevens filteren door simpelweg op het item te klikken. Als u bijvoorbeeld alleen de verkoop voor regio Zuid wilt zien, klikt u op Zuid. U zult merken dat het geselecteerde item een ​​andere kleurtint krijgt dan de andere items in de lijst.

Je kunt er ook voor kiezen om meerdere items tegelijk te selecteren. Om dat te doen, houdt u de Control-toets ingedrukt en klikt u op degene die u wilt selecteren.

Als u de selectie wilt wissen, klikt u rechtsboven op het filterpictogram (met een rood kruis).

Meerdere slicers in een draaitabel invoegen

U kunt ook meerdere slicers invoegen door meer dan één dimensie te selecteren in het dialoogvenster Slicers invoegen.

Meerdere slicers invoegen:

• Selecteer een cel in de draaitabel.
• Ga naar Invoegen -> Filter -> Slicer.
• Selecteer in het dialoogvenster Slicers invoegen alle dimensies waarvoor u de Slicers wilt krijgen.
• Klik OK.

Hiermee worden alle geselecteerde slicers in het werkblad ingevoegd.

Merk op dat deze slicers aan elkaar zijn gekoppeld. Als ik bijvoorbeeld 'Mid West' selecteer in het filter Regio en 'Multiline' in het filter Type retailer, dan worden alleen de verkopen voor alle Multiline-retailers in de regio Mid West weergegeven.

Als ik Mid West selecteer, houd er dan rekening mee dat de Specialty-optie in het tweede filter een lichtere blauwtint krijgt (zoals hieronder weergegeven). Dit geeft aan dat er geen gegevens zijn voor speciaalzaken in de regio Midden-West.

Snijmachines vs. Rapportfilters

Wat is het verschil tussen slicers en rapportfilters?

Slicers zien er super gaaf uit en zijn makkelijk in gebruik. De kracht van Pivot Table ligt in het feit dat je niet veel vaardigheid nodig hebt om het te gebruiken. Het enige wat je hoeft te doen is slepen en neerzetten en hier en daar klikken en je hebt binnen enkele seconden een geweldig rapport klaar.

Hoewel Rapportfilters het werk prima doen, maken Slicers het nog gemakkelijker voor u om een ​​draaitabel te filteren en/of over te dragen aan iemand zonder enige kennis van Excel of draaitabellen. Omdat het zo intuïtief is, kan zelfs die persoon deze Slicers zelf gebruiken door erop te klikken en de gegevens te filteren. Aangezien dit visuele filters zijn, is het voor iedereen gemakkelijk om het onder de knie te krijgen, zelfs wanneer ze het voor de eerste keer gebruiken.

Hier zijn enkele belangrijke verschillen tussen slicers en rapportfilters:

• Slicers nemen geen vaste cel in het werkblad in beslag. U kunt deze verplaatsen zoals elk ander object of andere vorm. Rapportfilters zijn gekoppeld aan een cel.
• Rapportfilters zijn gekoppeld aan een specifieke draaitabel. Slicers daarentegen kunnen aan meerdere draaitabellen worden gekoppeld (zoals we later in deze tutorial zullen zien).
• Omdat een rapportfilter een vaste cel inneemt, is het gemakkelijker om het via VBA te automatiseren. Aan de andere kant is een slicer een object en zou een complexere code nodig zijn.

De slicer opmaken

Een Slicer wordt geleverd met veel flexibiliteit als het gaat om opmaak.

Dit zijn de dingen die u in een slicer kunt aanpassen.

Kleuren van slicer wijzigen

Als u niet van de standaardkleuren van een slicer houdt, kunt u deze eenvoudig wijzigen.

• Selecteer de snijmachine.
• Ga naar Slicer-tools -> Opties -> Slicer-stijlen. Hier vind je een aantal verschillende opties. Selecteer degene die je leuk vindt en je slicer krijgt meteen die opmaak.

Als u niet van de standaardstijlen houdt, kunt u uw eigen stijlen maken. Selecteer hiervoor de optie Nieuwe slicerstijl en geef uw eigen opmaak op.

Meerdere kolommen in de Slicer Box krijgen

Standaard heeft een slicer één kolom en worden alle items van de geselecteerde dimensie erin weergegeven. Als je veel items hebt, toont Slicer een schuifbalk die je kunt gebruiken om door alle items te gaan.

Misschien wilt u dat alle items zichtbaar zijn zonder te hoeven scrollen. U kunt dat doen door een Slicer met meerdere kolommen te maken.

Om dit te doen:

• Selecteer de snijmachine.
• Ga naar Slicer Tools -> Opties -> Knoppen.
• Wijzig de waarde Kolommen in 2.

Hierdoor worden de items in de Slicer onmiddellijk in twee kolommen gesplitst. U kunt echter iets krijgen dat er zo vreselijk uitziet, zoals hieronder wordt weergegeven:

Dit ziet er rommelig uit en de volledige namen worden niet weergegeven. Om het er beter uit te laten zien, verander je de grootte van de slicer en zelfs de knoppen erin.

Om dit te doen:

• Selecteer de snijmachine.
• Ga naar Slicer-tools -> Opties.
• Wijzig de hoogte en breedte van de knoppen en de slicer. (Merk op dat u ook de grootte van de slicer kunt wijzigen door deze simpelweg te selecteren en de muis te gebruiken om de randen aan te passen. Om de grootte van de knop echter te wijzigen, moet u de wijzigingen alleen in de Opties aanbrengen).

De kop van de slicer wijzigen/verwijderen

Standaard kiest een slicer de veldnaam uit de gegevens. Als ik bijvoorbeeld een slicer voor Regio's maak, is de kop automatisch 'Regio'.

Misschien wilt u de koptekst wijzigen of volledig verwijderen.

Dit zijn de stappen:

• Klik met de rechtermuisknop op de Slicer en selecteer Slicer-instellingen.
• Wijzig in het dialoogvenster Slicer-instellingen het koptekstbijschrift in wat u wilt.
• Klik OK.

Dit zou de koptekst in de slicer veranderen.

Als u de koptekst niet wilt zien, schakelt u de optie Koptekst weergeven in het dialoogvenster uit.

Items sorteren in de Slicer

Standaard worden de items in een Slicer in oplopende volgorde gesorteerd in het geval van tekst en Ouder naar Nieuwer in het geval van getallen/datums.

U kunt de standaardinstelling wijzigen en zelfs uw eigen aangepaste sorteercriteria gebruiken.

Hier is hoe dit te doen:

• Klik met de rechtermuisknop op de Slicer en selecteer Slicer-instellingen.
• In het dialoogvenster Slicer-instellingen kunt u de sorteercriteria wijzigen of uw eigen aangepaste sorteercriteria gebruiken.
• Klik OK.

Lees verder: Aangepaste lijsten maken in Excel (om uw eigen sorteercriteria te maken)

Items zonder gegevens verbergen in de Slicer Box

Het kan voorkomen dat sommige items in de draaitabel geen gegevens bevatten. In dergelijke gevallen kunt u ervoor zorgen dat de Slicers dat item verbergen.

In de onderstaande afbeelding heb ik bijvoorbeeld twee Slicers (een voor Regio en de andere voor Retailer-type). Wanneer ik Mid West selecteer, krijgt het Specialty-item in het tweede filter een lichtblauwe tint die aangeeft dat er geen gegevens in staan.

In dergelijke gevallen kunt u ervoor kiezen om het helemaal niet weer te geven.

Hier zijn de stappen om dit te doen:

• Klik met de rechtermuisknop op de slicer waarin u de gegevens wilt verbergen en selecteer Slicer-instellingen.
• Vink in het dialoogvenster Slicer-instellingen met de opties 'Item sorteren en filteren' de optie 'Items zonder gegevens verbergen' aan.
• Klik OK.

Een slicer verbinden met meerdere draaitabellen

Een slicer kan aan meerdere draaitabellen worden gekoppeld. Eenmaal verbonden, kunt u een enkele slicer gebruiken om alle verbonden draaitabellen tegelijkertijd te filteren.

Onthoud dat om verschillende draaitabellen aan een slicer te koppelen, de draaitabellen dezelfde draaitabellen moeten delen. Dit betekent dat deze ofwel zijn gemaakt met dezelfde gegevens, of dat een van de draaitabels is gekopieerd en geplakt als een afzonderlijke draaitabel.

Lees verder: Wat is draaitabelcache en hoe gebruik je het?

Hieronder ziet u een voorbeeld van twee verschillende draaitabellen. Merk op dat de Slicer in dit geval alleen werkt voor de draaitabel aan de linkerkant (en geen effect heeft op de draaitabel aan de rechterkant).

Om deze Slicer aan beide draaitabellen te koppelen:

• Klik met de rechtermuisknop op de Slicer en selecteer Rapportverbindingen. (U kunt ook de slicer selecteren en naar Slicer Tools -> Options -> Slicer -> Report Connections gaan).
• In het dialoogvenster Rapportverbindingen ziet u alle draaitabelnamen die dezelfde draaitabelcache delen. Selecteer degene die u met de Slicer wilt verbinden. In dit geval heb ik maar twee draaitabellen en heb ik beide met de Slicer verbonden.
• Klik OK.

Uw Slicer is nu verbonden met beide draaitabellen. Wanneer u een selectie maakt in de Slicer, gebeurt het filteren in beide draaitabellen (zoals hieronder weergegeven).

Dynamische draaigrafieken maken met slicers

Net zoals u een slicer met een draaitabel gebruikt, kunt u deze ook gebruiken met draaigrafieken.

Iets zoals hieronder weergegeven:

U kunt dit dynamische diagram als volgt maken:

• Selecteer de gegevens en ga naar Invoegen -> Grafieken -> Draaigrafiek.
• Controleer in het dialoogvenster Draaigrafiek maken of het bereik correct is en klik op OK. Hiermee wordt een draaigrafiek in een nieuw blad ingevoegd.
• Maak de veldselecties (of sleep velden naar het gebiedsgedeelte) om het gewenste draaidiagram te krijgen. In dit voorbeeld hebben we de grafiek met de verkoop per regio voor vier kwartalen. (Lees hier hoe u datums als kwartalen groepeert).
• Zodra u de draaigrafiek gereed heeft, gaat u naar Invoegen -> Slicer.
• Selecteer de gewenste Slicer-dimensie met de grafiek. In dit geval wil ik de winkeltypes, dus ik controleer die dimensie.
• Formatteer de grafiek en de slicer en je bent klaar.

Merk op dat u meerdere slicers aan dezelfde draaitabel kunt koppelen en dat u ook meerdere grafieken aan dezelfde slicer kunt koppelen (op dezelfde manier waarop we meerdere draaitabellen met dezelfde slicer hebben verbonden).

Klik hier om de voorbeeldgegevens te downloaden en zelf te proberen.

Misschien vind je de volgende zelfstudies voor draaitabels misschien ook leuk:

• Hoe datums te groeperen in Excel-draaitabel
• Nummers groeperen in draaitabel in Excel
• Hoe de draaitabel in Excel te vernieuwen
• De brongegevens voorbereiden voor draaitabel.
• Een berekend veld met een Excel-draaitabel toevoegen en gebruiken
• Voorwaardelijke opmaak toepassen in een draaitabel in Excel
• Lege cellen vervangen door nullen in Excel-draaitabellen