SORTEREN in Excel (op rijen, kolommen, kleuren, datums en getallen)

Het sorteren van gegevens in Excel is vrij eenvoudig gemaakt met alle ingebouwde opties.

U kunt uw gegevens eenvoudig alfabetisch sorteren op basis van de waarde in de cellen of op cel- en letterkleur.

U kunt ook kolommen sorteren op meerdere niveaus (d.w.z. sorteren op kolom A en vervolgens op kolom B) en rijen sorteren (van links naar rechts).

En alsof dat nog niet genoeg was, kun je met Excel ook je eigen aangepaste lijsten maken en daarop ook sorteren (hoe cool is dat). U kunt dus gegevens sorteren op shirtmaten (XL, L, M, S) of antwoorden (helemaal mee eens, mee eens, niet mee eens) of intensiteit (hoog, gemiddeld, laag)

Bottom line - er zijn gewoon te veel sorteeropties die je tot je beschikking hebt als je met Excel werkt.

En in deze enorme diepgaande tutorial laat ik je al deze sorteeropties zien en enkele coole voorbeelden waar deze nuttig kunnen zijn.

Omdat dit een enorme tutorial met veel onderwerpen is, geef ik hieronder een inhoudsopgave. U kunt op elk van de onderwerpen klikken en u komt er meteen.

Toegang tot de sorteeropties in Excel

Omdat sorteren zo gebruikelijk is bij het werken met gegevens, biedt Excel een aantal manieren om toegang te krijgen tot de sorteeropties.

Sorteerknoppen in het lint

De snelste manier om toegang te krijgen tot sorteeropties is door de sorteerknoppen in de linten te gebruiken.

Wanneer u op het tabblad Gegevens in het lint klikt, ziet u de opties voor 'Sorteren en filteren'. De drie knoppen aan de linkerkant in deze groep zijn voor het sorteren van de gegevens.

Met de twee kleine knoppen kunt u uw gegevens sorteren zodra u hierop klikt.

Als u bijvoorbeeld een gegevensset met namen hebt, kunt u gewoon de hele gegevensset selecteren en op een van de twee knoppen klikken om de gegevens te sorteren. De A tot Z-knop sorteert de gegevens alfabetisch van laag naar hoog en de Z tot A-knop sorteert de gegevens alfabetisch van hoog naar laag.

Deze knoppen werken ook met cijfers, datums of tijden.

Persoonlijk gebruik ik deze knoppen nooit omdat deze beperkt zijn in wat ze kunnen doen, en er meer kans op fouten is bij het gebruik ervan. Maar als u snel wilt sorteren (wanneer er geen lege cellen in de gegevensset zijn), kan dit een snelle manier zijn om dit te doen.

Dialoogvenster Sorteren

Op het tabblad Gegevens in het lint is er nog een sorteerknoppictogram binnen de sorteergroep.

Wanneer u op dit pictogram van de sorteerknop klikt, wordt het sorteerdialoogvenster geopend (zoals hieronder wordt weergegeven).

Dialoogvenster Sorteren is de meest complete oplossing voor sorteren in Excel. Alle sorteergerelateerde opties zijn toegankelijk via dit dialoogvenster.

Alle andere methoden voor het gebruik van sorteeropties zijn beperkt en bieden geen volledige functionaliteit.

Dit is de reden waarom ik altijd de voorkeur geef aan het dialoogvenster wanneer ik in Excel moet sorteren.

Een belangrijke reden voor mijn voorkeur is dat er veel minder kans is dat je fout gaat bij het gebruik van het dialoogvenster. Alles is goed gestructureerd en gemarkeerd (in tegenstelling tot knoppen in het lint waar je misschien in de war raakt welke je moet gebruiken).

In deze zelfstudie zul je merken dat ik meestal het dialoogvenster gebruik om de gegevens te sorteren. Dit komt ook omdat sommige dingen die ik in bepaalde secties behandel (zoals sorteren op meerdere niveaus of sorteren van links naar rechts) alleen kunnen worden gedaan met behulp van het dialoogvenster.Toetsenbord sneltoets - Als u gegevens vaak in Excel moet sorteren, raad ik u aan de sneltoets te leren om het sorteerdialoogvenster te openen. Zijn ALT + A + S + S

Sorteeropties in het filtermenu

Als je filters hebt toegepast op je dataset, kun je naast de filteropties ook de sorteeropties vinden. Een filter kan worden toegepast door een willekeurige cel in de dataset te selecteren, op het tabblad Gegevens te klikken en op het pictogram Filter te klikken.

Stel je hebt een dataset zoals hieronder weergegeven en je hebt het filter toegepast.

Wanneer u op het filterpictogram voor een kolom klikt (dit is het kleine naar beneden wijzende driehoekje rechts van de kolomkopcel), ziet u daar ook enkele van de sorteeropties.

Merk op dat deze sorteeropties veranderen op basis van de gegevens in de kolom. Dus als je tekst hebt, toont het je de optie om van A tot Z of Z tot A te sorteren, maar als je getallen hebt, toont het je opties om te sorteren van groot naar klein of van klein naar groot.

Opties voor rechtsklikken

Afgezien van het gebruik van het dialoogvenster, is rechtsklikken een andere methode die ik soms gebruik (het is ook supersnel omdat het maar twee klikken kost).

Als u een gegevensset heeft die u wilt sorteren, klikt u met de rechtermuisknop op een cel en ziet u de sorteeropties.

Merk op dat u enkele opties ziet die u niet ziet in het lint of in de filteropties. Hoewel er de gebruikelijke sortering op waarde en aangepaste sorteeroptie is (die het dialoogvenster Sorteren opent), kunt u ook opties zien zoals Geselecteerde celkleur/letterkleur/opmaakpictogram bovenaan plaatsen.

Ik vind deze optie best handig omdat ik dan snel alle gekleurde cellen (of cellen met een andere letterkleur) bovenaan bij elkaar kan krijgen. Ik heb vaak de maandelijkse onkostengegevens die ik doorloop en markeer enkele cellen handmatig. Ik kan dan deze optie gebruiken om snel al deze cellen bovenaan bij elkaar te krijgen.

Nu ik alle manieren heb behandeld om toegang te krijgen tot sorteeropties in Excel, laten we eens kijken hoe we deze kunnen gebruiken om gegevens in verschillende scenario's te sorteren.

Gegevens sorteren in Excel (tekst, cijfers, datums)

Caveat: Meestal werkt sorteren zelfs wanneer u een enkele cel in de gegevensset selecteert. Maar in sommige gevallen kun je problemen krijgen (als je lege cellen/rijen/kolommen in je dataset hebt). Wanneer u gegevens sorteert, kunt u het beste de volledige gegevensset selecteren en deze vervolgens sorteren - om kans op problemen te voorkomen.

Op basis van het type gegevens dat u heeft, kunt u de sorteeropties in Excel gebruiken.

Sorteren op tekst

Stel je hebt een dataset zoals hieronder weergegeven en je wilt al deze records sorteren op naam van de leerling in alfabetische volgorde.

Hieronder vindt u de stappen om deze tekstgegevens in alfabetische volgorde te sorteren:

1. Selecteer de volledige dataset
2. Klik op het tabblad Gegevens
3. Klik op het pictogram Sorteren. Dit opent het dialoogvenster Sorteren.
4. Zorg ervoor dat mijn gegevens met kopteksten in het dialoogvenster Sorteren is geselecteerd. Als uw gegevens geen headers hebben, kunt u dit uitschakelen.
5. Selecteer in de vervolgkeuzelijst 'Sorteren op' de optie 'Naam'
6. Zorg ervoor dat in de vervolgkeuzelijst 'Sorteren op' 'Celwaarden' is geselecteerd
7. Selecteer A-Z . in de vervolgkeuzelijst Bestelling
8. Klik OK.

De bovenstaande stappen zouden de volledige gegevensset sorteren en het resultaat geven zoals hieronder wordt weergegeven.

Waarom niet gewoon de knoppen in het lint gebruiken?

De bovenstaande methode voor het sorteren van gegevens in Excel lijkt misschien op een heleboel stappen, in vergelijking met het klikken op het sorteerpictogram in het lint.

En dit is waar.

De bovenstaande methode is langer, maar er is: geen kans op fouten.

Wanneer u de sorteerknoppen in het lint gebruikt, kunnen er een paar dingen fout gaan (en dit kan moeilijk te herkennen zijn als u een grote dataset heeft.

Hoewel ik later in deze tutorial de nadelen van het gebruik van de knoppen bespreek, wil ik je snel laten zien wat er mis kan gaan.

Aangezien Excel in het onderstaande voorbeeld niet kan herkennen dat er een koptekstrij is, sorteert het de volledige gegevensset, inclusief de koptekst.

Dit probleem wordt vermeden met het sorteerdialoogvenster, omdat het u expliciet de mogelijkheid geeft om op te geven of uw gegevens al dan niet kopteksten hebben.

Aangezien het gebruik van het dialoogvenster Sorteren de kans op fouten elimineert, raad ik u aan dit te gebruiken in plaats van alle andere sorteermethoden in Excel

Sorteren op nummer

Nu neem ik aan dat je al onder de knie hebt hoe tekst sorteren werkt (hierboven beschreven).

De andere soorten sorteren (zoals op basis van getallen of datums of kleur) zullen bijna dezelfde stappen gebruiken met kleine variaties.

Stel dat je een dataset hebt zoals hieronder weergegeven en je wilt deze data sorteren op basis van de cijfers die elke leerling heeft gescoord.

Hieronder vindt u de stappen om deze gegevens te sorteren op basis van getallen:

1. Selecteer de volledige dataset
2. Klik op het tabblad Gegevens
3. Klik op het pictogram Sorteren. Dit opent het dialoogvenster Sorteren.
4. Zorg ervoor dat mijn gegevens hebben kopteksten in het dialoogvenster Sorteren is geselecteerd. Als uw gegevens geen headers hebben, kunt u dit uitschakelen.
5. Selecteer in de vervolgkeuzelijst 'Sorteren op' de optie 'Naam'
6. Zorg ervoor dat in de vervolgkeuzelijst 'Sorteren op' 'Celwaarden' is geselecteerd
7. Selecteer in de vervolgkeuzelijst Bestelling 'Grootste naar Kleinste'
8. Klik OK.

De bovenstaande stappen zouden de volledige gegevensset sorteren en het resultaat geven zoals hieronder wordt weergegeven.

Sorteren op datum/tijd

Hoewel de datum en tijd er anders uit kunnen zien, zijn het niets anders dan cijfers.

In Excel zou het getal 44196 bijvoorbeeld de datumwaarde zijn voor 31 december2021-2022. U kunt dit getal opmaken om eruit te zien als een datum, maar in de backend in Excel blijft het nog steeds een getal.

Dit stelt u ook in staat om datums als getallen te behandelen. Dus je kunt 10 toevoegen aan een cel met datum, en het geeft je 10 dagen later het nummer voor de datum.

En hetzelfde geldt voor de tijd in Excel.

Het nummer 44196.125 staat bijvoorbeeld voor 3 uur 's nachts op 31 december 2021-2022. Terwijl het gehele deel van het getal een volledige dag vertegenwoordigt, zou het decimale deel u de tijd geven.

En aangezien zowel datum als tijd getallen zijn, kunt u deze als getallen sorteren.

Stel, u heeft een dataset zoals hieronder weergegeven en u wilt deze gegevens sorteren op de indieningsdatum van het project.

Hieronder vindt u de stappen om deze gegevens op datum te sorteren:

1. Selecteer de volledige dataset
2. Klik op het tabblad Gegevens
3. Klik op het pictogram Sorteren. Dit opent het dialoogvenster Sorteren.
4. Zorg ervoor dat mijn gegevens hebben kopteksten in het dialoogvenster Sorteren is geselecteerd. Als uw gegevens geen headers hebben, kunt u dit uitschakelen.
5. Selecteer in de vervolgkeuzelijst 'Sorteren op' de optie 'Inleverdatum'
6. Zorg ervoor dat in de vervolgkeuzelijst 'Sorteren op' 'Celwaarden' is geselecteerd
7. Selecteer in de vervolgkeuzelijst Bestelling 'Oudste naar nieuwste'
8. Klik OK.

De bovenstaande stappen zouden de volledige gegevensset sorteren en het resultaat geven zoals hieronder wordt weergegeven.

Merk op dat hoewel datum en tijd getallen zijn, Excel nog steeds herkende dat deze anders zijn in de manier waarop ze worden weergegeven. Dus als u op datum sorteert, toont het de sorteercriteria 'Oudste naar nieuwste' en 'Nieuwste naar oudste', maar als u getallen gebruikt, toont het 'Grootste naar Kleinste' of 'Kleinste naar Grootste'. Zulke kleine dingen die Excel tot een geweldige spreadsheet-tool maken (PS: Google Spreadsheets toont niet zoveel details, alleen de saaie sortering op A-Z of Z-A)

Sorteren op celkleur / letterkleur

Deze optie is geweldig en ik gebruik het de hele tijd (misschien een beetje te veel).

Ik heb vaak datasets die ik handmatig analyseer en cellen markeer terwijl ik het doe. Ik was bijvoorbeeld een lijst met artikelen op deze blog aan het doornemen (die ik in een Excel-sheet heb) en ik heb de artikelen gemarkeerd die ik moest verbeteren.

En als ik klaar ben, kan ik deze gegevens snel sorteren op basis van de celkleuren. Dit helpt me om al deze gemarkeerde cellen / rijen bovenaan bij elkaar te krijgen.

En om het nog leuker te maken, kun je sorteren op meerdere kleuren. Dus als ik cellen markeer met artikelnamen die onmiddellijke aandacht nodig hebben in rood en sommige die later met geel kunnen worden behandeld, kan ik de gegevens sorteren om eerst alle rode rijen te tonen, gevolgd door de gele.

Als je meer wilt weten, heb ik onlangs dit artikel geschreven over sorteren op basis van meerdere kleuren. In dit gedeelte laat ik je snel zien hoe je kunt sorteren op slechts één kleur

Stel dat je een dataset hebt zoals hieronder weergegeven en je wilt sorteren op kleur en alle rode cellen bovenaan krijgen.

Hieronder staan ​​de stappen om op kleur te sorteren:

1. Selecteer de volledige dataset
2. Klik op het tabblad Gegevens
3. Klik op het pictogram Sorteren. Dit opent het dialoogvenster Sorteren.
4. Zorg ervoor dat mijn gegevens hebben kopteksten in het dialoogvenster Sorteren is geselecteerd. Als uw gegevens geen headers hebben, kunt u dit uitschakelen.
5. Selecteer in de vervolgkeuzelijst 'Sorteren op' de optie 'Inleverdatum' (of welke kolom dan ook waar u de gekleurde cellen hebt). Aangezien we in dit voorbeeld gekleurde cellen in alle kolommen hebben, kunt u er een kiezen.
6. Selecteer in de vervolgkeuzelijst 'Sorteren op' 'Celkleur'.
7. Selecteer in de vervolgkeuzelijst Volgorde de kleur waarmee u wilt sorteren. Als u meerdere celkleuren in de dataset heeft, worden hier al die kleuren weergegeven
8. Selecteer in de laatste vervolgkeuzelijst 'On Top'. Hier geeft u op of u de gekleurde cellen bovenaan of onderaan de gegevensset wilt hebben.
9. Klik OK.

De bovenstaande stappen sorteren uw dataset op kleur en u krijgt het resultaat zoals hieronder weergegeven.

Net zoals we deze gegevens hebben gesorteerd op basis van de celkleur, kunt u dit ook doen op basis van de letterkleur en het pictogram voor voorwaardelijke opmaak.

Gegevens sorteren op meerdere niveaus

In werkelijkheid zijn datasets zelden zo eenvoudig als degene die ik in deze tutorial gebruik.

De jouwe kan zich uitstrekken tot duizenden rijen en honderden kolommen.

En als je datasets zo groot hebt, is er ook behoefte aan meer data slice and dice. Het sorteren van gegevens op meerdere niveaus is een van de dingen die u mogelijk nodig hebt als u een grote gegevensset hebt.

Gegevenssortering op meerdere niveaus betekent dat u de gegevensset kunt sorteren op basis van waarden in één kolom en deze vervolgens opnieuw kunt sorteren op basis van waarden in een andere kolom(men).

Stel dat u de onderstaande gegevensset heeft en deze gegevens wilt sorteren op basis van twee criteria:

1. De regio
2. De verkopen

De uitvoer van deze sortering op basis van de bovenstaande twee criteria geeft u een gegevensset zoals hieronder weergegeven.

In het bovenstaande voorbeeld hebben we de gegevens eerst gesorteerd op de regio's en vervolgens binnen elke regio worden de gegevens verder gesorteerd op de verkoopwaarde.

Hierdoor kunnen we snel zien welke verkopers het goed doen in elke regio of welke het slecht doen.

Hieronder vindt u de stappen om de gegevens te sorteren op basis van meerdere kolommen:

1. Selecteer de volledige gegevensset die u wilt sorteren.
2. Klik op het tabblad Gegevens.
3. Klik op het sorteerpictogram (hieronder weergegeven). Dit opent het dialoogvenster Sorteren.
4. Zorg ervoor dat mijn gegevens hebben kopteksten in het dialoogvenster Sorteren is geselecteerd. Als uw gegevens geen headers hebben, kunt u dit uitschakelen.
5. Maak in het vak Sorteerdialoog de volgende selecties:
   • Sorteer op (kolom): Regio (dit is het eerste sorteerniveau)
   • Sorteren op: celwaarden
   • Bestelling: A tot Z
6. Klik op Niveau toevoegen (hierdoor wordt een ander niveau van sorteeropties toegevoegd).
7. Maak op het tweede sorteerniveau de volgende selecties:
   • Vervolgens door (Kolom): Verkoop
   • Sorteren op: Waarden
   • Bestelling: Grootste naar Kleinste
8. Klik OK

Pro-tip: Het dialoogvenster Sorteren heeft een functie om 'Niveau kopiëren'. Hiermee kopieert u snel het geselecteerde sorteerniveau en kunt u dit eenvoudig wijzigen. Het is goed om de functie te kennen en het kan u uiteindelijk tijd besparen als u op meerdere kolommen moet sorteren.

Hieronder ziet u een video waarin ik laat zien hoe u op meerdere niveaus sorteert in Excel:

Sorteren op basis van een aangepaste lijst

Hoewel Excel al enkele algemene sorteercriteria heeft (zoals alfabetisch sorteren met tekst, van klein naar groot of van groot naar klein met getallen, van oud naar nieuw of van nieuwste naar oudste met datums), is het misschien niet genoeg.

Om u een voorbeeld te geven, stel dat ik de volgende dataset heb:

Als ik het nu alfabetisch op de regio sorteer, heb ik twee opties: A tot Z of Z tot A. Hieronder zie ik wat ik krijg als ik deze gegevens alfabetisch van A tot Z sorteer met behulp van de regiokolom.

Maar wat als ik wil dat deze sorteervolgorde Oost, West, Noord, Zuid is?

U kunt de gegevens natuurlijk opnieuw rangschikken na het sorteren, maar dat is niet de efficiënte manier om dit te doen.

De juiste manier om dit te doen, is door aangepaste lijsten te gebruiken.

Een aangepaste lijst is een lijst die u in Excel kunt maken en gebruiken, net als de ingebouwde lijsten (zoals maandnamen of weekdagnamen). Nadat u een aangepaste lijst hebt gemaakt, kunt u deze gebruiken in functies zoals gegevenssortering of vulgreep.

Enkele voorbeelden waar aangepaste lijsten nuttig kunnen zijn, zijn:

• De gegevens sorteren op regio-/stadsnaam
• Sorteren op T-shirtmaten - Small, Medium, Large, Extra Large
• Sorteren op basis van enquêtereacties - Helemaal mee eens, mee eens, neutraal, mee oneens
• Sorteren op waarschijnlijkheid - hoog, gemiddeld, laag

De eerste stap bij het proberen te sorteren op basis van de aangepaste criteria is het maken van de aangepaste lijst.

Stappen om een ​​aangepaste lijst in Excel te maken:

1. Klik op het tabblad Bestand
2. Klik op Opties
3. Selecteer in het dialoogvenster Excel-opties 'Geavanceerd' in de lijst in het linkerdeelvenster.
4. Binnen Geavanceerd geselecteerd, scroll naar beneden en selecteer 'Aangepaste lijst bewerken'.
5. Typ in het dialoogvenster Aangepaste lijsten uw criteria in het vak met de titel Lijstvermeldingen. Typ uw criteria gescheiden door komma's (Oost, West, Noord, Zuid) [u kunt uw criteria ook importeren als u deze heeft vermeld].
6. Klik op Toevoegen
7. Klik OK

Nadat u de bovenstaande stappen hebt voltooid, maakt en bewaart Excel een aangepaste lijst die u kunt gebruiken voor het sorteren van gegevens.

Houd er rekening mee dat de volgorde van de items in de aangepaste lijst bepaalt hoe uw lijst wordt gesorteerd.

Wanneer u een aangepaste lijst in één Excel-werkmap maakt, wordt deze beschikbaar voor alle werkmappen in uw systeem. Je hoeft het dus maar één keer aan te maken en kunt het hergebruiken in alle werkmappen.

Stappen om te sorteren met een aangepaste lijst

Stel dat u de gegevensset hebt zoals hieronder weergegeven en u wilt deze sorteren op basis van de regio's (de sorteervolgorde is Oost, West, Noord en Zuid)

Omdat we al een aangepaste lijst hebben gemaakt, kunnen we deze gebruiken om onze gegevens te sorteren.

Dit zijn de stappen om een ​​gegevensset te sorteren met behulp van een aangepaste lijst:

1. Selecteer de volledige dataset
2. Klik op het tabblad Gegevens
3. Klik op het pictogram Sorteren. Dit opent het dialoogvenster Sorteren.
4. Zorg ervoor dat mijn gegevens hebben kopteksten in het dialoogvenster Sorteren is geselecteerd. Als uw gegevens geen headers hebben, kunt u dit uitschakelen.
5. Selecteer in de vervolgkeuzelijst 'Sorteren op' 'Regio' (of welke kolom dan ook met de gekleurde cellen)
6. Selecteer in de vervolgkeuzelijst 'Sorteren op' de optie 'Celwaarden'.
7. Selecteer in de vervolgkeuzelijst Bestelling 'Aangepaste lijst'. Zodra u erop klikt, wordt het dialoogvenster Aangepaste lijsten geopend.
8. Selecteer in het dialoogvenster Aangepaste lijsten de aangepaste lijst die u al hebt gemaakt in het linkerdeelvenster.
9. Klik OK. Zodra u dit doet, ziet u de aangepaste sorteercriteria in het vervolgkeuzeveld voor de sorteervolgorde
10. Klik OK.

De bovenstaande stappen sorteren uw dataset op basis van de aangepaste sorteercriteria.

Opmerking: u hoeft niet vooraf een aangepaste lijst te maken om de gegevens daarop te sorteren. U kunt het ook maken terwijl u zich in het dialoogvenster Sorteren bevindt. Wanneer u op Aangepaste lijst klikt (in stap 7 hierboven), wordt het dialoogvenster Aangepaste lijst geopend. U kunt daar ook een aangepaste lijst maken.

Aangepaste lijsten zijn niet hoofdlettergevoelig. Raadpleeg dit voorbeeld als u hoofdlettergevoelig wilt sorteren.

Sorteren van links naar rechts

Hoewel u in de meeste gevallen waarschijnlijk sorteert op basis van de kolomwaarden, moet u soms ook sorteren op basis van de rijwaarden.

In de onderstaande gegevensset wil ik deze bijvoorbeeld sorteren op basis van de waarden in de rij Regio.

Hoewel dit type gegevensstructuur niet zo gebruikelijk is als de kolomgegevens, heb ik nog steeds veel mensen met dit soort constructie zien werken.

Excel heeft een ingebouwde functionaliteit waarmee u van links naar rechts kunt sorteren.

Hieronder vindt u de stappen om deze gegevens van links naar rechts te sorteren:

1. Selecteer de volledige dataset (behalve de koppen)
2. Klik op het tabblad Gegevens
3. Klik op het pictogram Sorteren. Dit opent het dialoogvenster Sorteren.
4. Klik in het dialoogvenster Sorteren op Opties.
5. Selecteer in het dialoogvenster Sorteeropties 'Sorteer van links naar rechts'
6. Klik OK.
7. Selecteer in de vervolgkeuzelijst 'Sorteren op' Rij 1. Hiermee specificeren we dat de sortering moet worden uitgevoerd op basis van de waarden in rij 1
8. Selecteer in de vervolgkeuzelijst 'Sorteren op' de optie 'Celwaarden'.
9. Selecteer A-Z in de vervolgkeuzelijst Volgorde (je kunt desgewenst ook een aangepaste sorteerlijst gebruiken)
10. Klik OK.

De bovenstaande stappen sorteren de gegevens van links naar rechts op basis van rij 1-waarden.

Excel herkent de koppen niet (of staat u zelfs niet toe om deze op te geven) bij het sorteren van links naar rechts. U moet er dus voor zorgen dat uw koptekstcellen niet zijn geselecteerd bij het sorteren van de gegevens. Als u ook koptekstcellen selecteert, worden deze gesorteerd op basis van de waarde erin.

Opmerking: Een andere manier om de gegevens van rechts naar links te sorteren, kan zijn om de gegevens te transponeren en in kolomvorm te krijgen. Als je het eenmaal hebt, kun je een van de sorteermethoden gebruiken die tot nu toe zijn behandeld. Zodra het sorteren is voltooid, kunt u de resulterende gegevens kopiëren en plakken als getransponeerde gegevens.

Hieronder ziet u een video waarin ik laat zien hoe u gegevens van links naar rechts sorteert in Excel

Hoofdlettergevoelig sorteren in Excel

Tot dusver is in al het bovenstaande voorbeeld de sortering hoofdletteronafhankelijk geweest.

Maar wat als u de sortering hoofdlettergevoelig wilt maken.

Gelukkig kunt u met Excel aangeven of u wilt dat de sortering hoofdlettergevoelig is of niet.

Opmerking: Hoewel u zich meestal geen zorgen hoeft te maken over hoofdlettergevoelig sorteren, kan dit handig zijn wanneer u uw gegevens uit een database zoals Salesforce haalt of wanneer u de gegevens handmatig verzamelt en verschillende mensen dezelfde tekst laat invoeren in verschillende gevallen. Het hebben van een hoofdlettergevoelige sortering kan u helpen om alle records van dezelfde persoon/database bij elkaar te houden.

Stel je hebt een dataset zoals hieronder weergegeven en je wilt deze data sorteren op basis van de regiokolom:

Hieronder vindt u de stappen om gegevens alfabetisch te sorteren en hoofdlettergevoelig te maken:

1. Selecteer de volledige dataset
2. Klik op het tabblad Gegevens
3. Klik op het pictogram Sorteren. Dit opent het dialoogvenster Sorteren.
4. Zorg ervoor dat mijn gegevens hebben kopteksten in het dialoogvenster Sorteren is geselecteerd. Als uw gegevens geen headers hebben, kunt u dit uitschakelen.
5. Klik op de knop Opties
6. Vink in het dialoogvenster Sorteeropties de optie 'Hoofdlettergevoelig' aan
7. Klik OK.
8. Selecteer in de vervolgkeuzelijst 'Sorteren op' de optie 'Regio'
9. Selecteer in de vervolgkeuzelijst 'Sorteren op' de optie 'Celwaarden'.
10. Selecteer A tot Z . in de vervolgkeuzelijst voor bestellingen
11. Klik OK.

De bovenstaande stappen zouden de gegevens niet alleen alfabetisch sorteren op basis van de regio, maar ze ook hoofdlettergevoelig maken.

U krijgt de resulterende gegevens zoals hieronder weergegeven:

Wanneer u van A tot Z sorteert, wordt tekst in kleine letters boven de tekst in hoofdletters geplaatst.

De originele sorteervolgorde verkrijgen

Vaak wilt u bij het sorteren van gegevens in Excel teruggaan naar de eerdere of de oorspronkelijke sorteervolgorde en opnieuw beginnen,

Hoewel u de functionaliteit voor ongedaan maken in Excel (met Control Z) kunt gebruiken om stap voor stap terug te gaan, kan het verwarrend zijn als u al meerdere dingen hebt gedaan nadat u de gegevens hebt gesorteerd.

Ongedaan maken werkt ook alleen totdat u de werkmap hebt geopend, maar wanneer u deze opslaat en sluit en deze later opent, kunt u niet teruggaan naar de oorspronkelijke sorteervolgorde.

Hier zijn twee eenvoudige manieren om ervoor te zorgen dat u de oorspronkelijke sorteervolgorde niet verliest en deze ook terugkrijgt nadat u de gegevens hebt gesorteerd:

1. Maak een kopie van de originele dataset. Dit is iets dat ik je aanraad, zelfs als je de originele sorteervolgorde niet nodig hebt. U kunt een werkmap hebben met alle gegevens en vervolgens eenvoudig een kopie van de werkmap maken en aan de kopie werken. Als ik aan kritische datasets werk, maak ik elke dag een kopie (met de datum of het versienummer als onderdeel van de werkmapnaam).
2. Voeg een kolom toe met een reeks getallen. Deze reeks getallen wordt helemaal door elkaar gehaald wanneer u de gegevens sorteert, maar als u terug wilt naar de oorspronkelijke gegevens, kunt u sorteren op basis van deze reeks getallen.

In dit gedeelte zal ik u snel laten zien wat betekent door een reeks toe te voegen en deze te gebruiken om de oorspronkelijke sorteervolgorde terug te krijgen.

Stel dat u een dataset heeft zoals hieronder weergegeven:

Om er zeker van te zijn dat je een manier hebt om deze gegevens terug te krijgen nadat je ze hebt gesorteerd, voeg je een hulpkolom toe en zet je er een reeks getallen in (zoals hieronder weergegeven).

Hier is een tutorial met verschillende manieren om snel een kolom met getallen toe te voegen

Als u de hulpkolom op zijn plaats hebt, zorg er dan voor dat u deze opneemt tijdens het sorteren van deze gegevensset.

Stel dat ik deze gegevens sorteer op basis van de regio en uiteindelijk de gegevens krijg zoals hieronder weergegeven:

Als ik nu terug wil naar de originele dataset, kan ik deze gegevens eenvoudig opnieuw sorteren, maar op basis van de helperkolom (van laag naar hoog).

Simpel… is het niet?

Als u niet wilt dat de helperkolom wordt weergegeven, kunt u deze verbergen of een back-up maken en deze vervolgens verwijderen.

Enkele veelvoorkomende problemen bij het sorteren van gegevens in Excel

Aan het begin van dit artikel heb ik je verschillende manieren laten zien om gegevens in Excel te sorteren (inclusief sorteerknoppen in het lint, rechtsklikopties, filteroptie en het sorteervenster).

En nogmaals, het gebruik van het sorteerdialoogvenster minimaliseert de kans op problemen of fouten die zich kunnen voordoen.

Laat me je nu laten zien wat er mis kan gaan als je de sorteerknop op het lint gebruikt (die hieronder worden weergegeven)

De kolomkoppen niet identificeren

Stel dat u een dataset heeft zoals hieronder weergegeven:

Dit ziet eruit als een fatsoenlijk opgemaakte gegevensset met koppen die duidelijk zijn opgemaakt met celkleur en vetgedrukt lettertype.

Dus als u deze gegevens sorteert op basis van de namen (met behulp van de sorteerknoppen in het lint), zou u verwachten dat de koptekst bovenaan blijft staan ​​en dat de rest van de gegevens wordt gesorteerd.

Maar wat gebeurt er als je het doet - de koptekst wordt ook als normale gegevens beschouwd en wordt gesorteerd (zoals hieronder weergegeven).

Hoewel Excel slim genoeg is om kopteksten te herkennen, is dit in dit voorbeeld niet gelukt. Bij het gebruik van de sorteerpictogramknoppen in het lint was het niet mogelijk om handmatig aan te geven dat deze gegevens kopteksten hebben.

Opmerking: dit probleem doet zich voor wanneer ik de dataset heb en ik de headers toevoeg, opmaak en sorteer. Normaal gesproken zou Excel slim genoeg zijn om te identificeren dat er kopteksten in een gegevensset zijn (vooral wanneer het gegevenstype van de koptekst en de gegevens in de kolom verschillend zijn). Maar in dit geval deed het dit niet toen ik de koptekst toevoegde en meteen sorteerde. Als ik deze werkmap opsla, sluit en opnieuw open, slaagt Excel er op de een of andere manier in om de eerste rij en koptekst te identificeren.

Hoewel dit in de meeste gevallen geen probleem is, is er nog steeds een kans wanneer u de sorteerpictogrammen in het lint gebruikt. Het gebruik van een dialoogvenster elimineert dit probleem omdat u kunt specificeren dat u koppen heeft.

Lege rijen/kolommen niet identificeren

Dit sorteerprobleem is iets complexer - en komt veel vaker voor dan je zou denken.

Stel dat u een dataset heeft zoals hieronder weergegeven. Merk op dat rij nummer 6 verborgen is (en het is een lege rij).

Als ik nu een cel in de eerste vier rijen van de gegevens selecteer (die boven de verborgen lege rij) en deze gegevens sorteer met behulp van de sorteerpictogramknoppen, zou het alleen de eerste vier records op de gegevensset sorteren (rij 2 tot 5). Evenzo, als ik een cel in de gegevensset onder de verborgen lege rij selecteer, worden alleen de laatste zeven rijen gesorteerd.

En tenzij u er specifiek naar op zoek bent, zult u deze vreselijke fout waarschijnlijk missen.

Hoe zorg je ervoor dat je deze sorteerfout niet maakt?

Om ervoor te zorgen dat u niet ten prooi valt aan dit probleem, moet u uw dataset controleren voordat u deze sorteert.

Selecteer de volledige gegevensset voordat u de gegevens sorteert.

U kunt dat doen door een willekeurige cel in de gegevensset te selecteren en vervolgens de sneltoets te gebruiken - Control + A.

Als er lege rijen/kolommen in uw dataset zijn, wordt niet de hele dataset geselecteerd. U kunt dit herkennen door snel de omtrek van de selectie te scannen.

Als u ziet dat er nog gegevens overblijven buiten de selectie, kunt u deze handmatig selecteren.

Om ervoor te zorgen dat dit probleem wordt vermeden, kunt u het beste eerst alle verborgen rijen en kolommen zichtbaar maken en vervolgens doorgaan met het sorteren van de gegevens door de volledige gegevensset te selecteren of door eerst de lege rijen te verwijderen.

Gedeeltelijke sortering (op basis van achternaam)

Soms heb je een dataset die je wilt sorteren op basis van een deel van de tekst.

Stel dat ik de gegevensset heb zoals hieronder weergegeven en ik wil deze gegevens sorteren op basis van de achternaam.

Om dit te doen, moet ik deze gegevens scheiden, zodat ik alleen de achternamen in één kolom heb. Als ik het heb, kan ik die kolom gebruiken om de gegevens te sorteren.

Hieronder is een formule die mij de achternaam kan geven:

=RECHTS(B2,LEN(B2)-FIND(" ",B2))

Dit geeft u een resultaat zoals hieronder weergegeven.

Nu kunt u de kolom Achternaam gebruiken om deze gegevens te sorteren.

Als u klaar bent, kunt u de kolom met de achternaam verwijderen of verbergen.

Merk op dat de bovenstaande formule werkt als je namen hebt die alleen voor- en achternaam hebben en geen dubbele spaties ertussen. In het geval dat u andere namen heeft, moet u de formule aanpassen. U kunt ook Tekst naar kolom gebruiken om de namen snel te splitsen op basis van een spatie als scheidingsteken.

Dit is slechts één voorbeeld van sorteren op basis van gedeeltelijke gegevens. Andere voorbeelden kunnen zijn sorteren op steden in een adres of werknemers-ID op basis van afdelingscodes.

Ook als de tekst waarop u moet sorteren aan het begin van de tekst staat, kunt u alleen de normale sorteerfunctie gebruiken.

Andere sorteervoorbeelden (met formule en VBA)

Tot nu toe heb ik in deze zelfstudie de voorbeelden behandeld waarin we de ingebouwde sorteerfunctionaliteit in Excel hebben gebruikt.

Automatisch sorteren met een formule

Wanneer u de ingebouwde sorteerfunctie gebruikt en vervolgens wijzigingen aanbrengt in de gegevensset, moet u deze opnieuw sorteren. De sorteerfunctie is niet dynamisch.

Als u een gegevensset wilt die automatisch sorteert wanneer er een wijziging is, kunt u de formules gebruiken om dit te doen.

Houd er rekening mee dat u hiervoor de originele dataset en de gesorteerde dataset gescheiden moet houden (zoals hieronder weergegeven)

Ik heb een gedetailleerde zelfstudie waarin ik behandel hoe je alfabetisch kunt sorteren met formules. Het toont twee methoden om dit te doen - met behulp van helperkolommen en met behulp van een matrixformule.

Excel heeft ook de SORT dynamische matrixformule geïntroduceerd die dit gemakkelijk kan doen (zonder helperkolom of een ingewikkelde matrixformule). Maar aangezien dit vrij nieuw is, hebt u er mogelijk geen toegang toe in uw versie van Excel.

Sorteren met VBA

En tot slot, als u alle sorteerdialoogvensters of andere sorteeropties wilt omzeilen, kunt u VBA gebruiken om uw gegevens te sorteren.

In het onderstaande voorbeeld heb ik een dataset die de gegevens sorteert wanneer ik dubbelklik op de kolomkop. Dit maakt het eenvoudig te sorteren en kan worden gebruikt in dashboards om het gebruiksvriendelijker te maken.

Hier is een gedetailleerde zelfstudie waarin ik behandel hoe gegevens te sorteren met VBA en iets te maken zoals hierboven weergegeven.

Ik heb geprobeerd veel voorbeelden te geven om u verschillende manieren te laten zien waarop u gegevens in Excel kunt sorteren en alle dingen die u in gedachten moet houden wanneer u dit doet.

Ik hoop dat je deze tutorial nuttig vond.