Wanneer u met gegevens in Excel werkt, is er een handige functie waarmee u de bovenste rij- en kopkolommen kunt bevriezen (of zelfs meerdere bovenste rijen of linkerkolommen kunt vergrendelen).
Dus als je naar beneden scrolt, zijn de headers altijd zichtbaar.
Maar dat is niet het geval wanneer u uw rapporten afdrukt.
Standaard zou een afgedrukt rapport alleen de kopregel bovenaan de eerste afgedrukte pagina hebben, en dan hebben alle andere pagina's dit niet.
Dit kan het doornemen van de rapporten een nachtmerrie maken. Stel je voor dat je op de derde pagina bent en niet weet wat een datapunt vertegenwoordigt (en heen en weer om de headers te controleren kan gek maken).
De oplossing - laat de kopteksten herhalen op elke afgedrukte pagina van het rapport.
In deze tutorial laat ik je zien hoe de bovenste rij op elke pagina in Excel af te drukken. U kunt het ook zo configureren dat meerdere bovenste rijen of linkerkolommen op elke pagina worden herhaald.
Laten we eens kijken hoe dit te doen!
Hoe de bovenste rij op elke pagina in Excel af te drukken?
Stel dat u een dataset heeft zoals hieronder weergegeven.
Als u deze gegevens afdrukt, zou het meerdere pagina's in beslag nemen, maar de kop verschijnt alleen op de eerste pagina.
Hieronder vindt u de stappen om ervoor te zorgen dat de kopregel zich herhaalt op elke pagina die wordt afgedrukt:
- Klik op het tabblad 'Pagina-indeling'
- Klik in de groep 'Pagina-instelling' op het opstartprogramma van het dialoogvenster (de kleine schuine pijl zoals hieronder weergegeven)
- Klik in het dialoogvenster 'Pagina-instelling' op het tabblad 'Blad'
- Klik op het veld naast de optie 'Rijen om bovenaan te herhalen'
- Selecteer de bovenste rij (u zult merken dat $1:$1 automatisch wordt ingevoegd in het veld "Rijen die bovenaan moeten worden herhaald".
- Klik OK.
Wanneer u deze gegevens nu afdrukt, zult u merken dat de kop van de bovenste rij zich herhaalt op elke pagina die wordt afgedrukt.
U kunt dit controleren door op het tabblad 'Bestand' te klikken en vervolgens op de optie 'Afdrukken' te klikken. Hierdoor wordt het deelvenster Afdrukvoorbeeld geopend.
Klik op de pijlpictogrammen onder aan het deelvenster Afdrukvoorbeeld en u zou de kopteksten op elk van de pagina's moeten zien herhalen.
Net zoals we de instellingen hebben geconfigureerd om de bovenste rij op elke pagina af te drukken, kunt u het ook instellen om meerdere kopregels op elke pagina af te drukken.
Om dit te doen, selecteert u in stap 5 van de bovenstaande stappen, in plaats van de bovenste rij te selecteren, meerdere bovenste rijen die u op elke afgedrukte pagina wilt herhalen.
Houd er rekening mee dat u aaneengesloten rijen moet selecteren (d.w.z. u kunt rijnummers 1, 2 en 3 instellen om op elke pagina te worden afgedrukt, maar u kunt niet instellen dat rijen 1 en 3 op elke afgedrukte pagina worden herhaald)
U kunt ook instellen dat de meest linkse kolom (of meerdere kolommen uiterst links) op elke pagina wordt herhaald wanneer deze wordt afgedrukt. Het proces is precies hetzelfde, waarbij u in stap 5, in plaats van de rij te kiezen, de kolom kunt selecteren die u wilt herhalen.
En natuurlijk kunt u ook instellen dat de bovenste rij en de bovenste kolom op elke afgedrukte pagina worden herhaald.
Druk de rijen op elke pagina af met behulp van de NameBox-truc
Laat me nu ook een geweldige Excel-truc delen die niet veel mensen kennen.
Het voordeel van het gebruik van de bovenstaande methode (waar we het dialoogvenster Pagina-instelling gebruiken) is dat het u veel meer opties geeft wanneer u uw rapporten afdrukt.
Maar als je er alleen maar voor wilt zorgen dat de bovenste of de meest linkse kolom zich herhaalt op elke afgedrukte pagina, dan is deze NameBox-truc een stuk sneller.
Stel dat u een dataset heeft zoals hieronder weergegeven.
Hieronder staan de stappen om ervoor te zorgen dat de koppen op elke pagina worden afgedrukt
- Selecteer de kopregel
- Klik op het veld 'NameBox'
- Voer de tekst handmatig in Print_Titels
- Druk op de enter-toets
Dat is het! Wanneer u nu de gegevensset afdrukt, wordt de eerste rij op elke pagina herhaald.
Als u meerdere koptekstrijen of -kolommen wilt herhalen, selecteert u die eerst en geeft u deze de naam: Print_Titels
Waarom dit werkt?
Wanneer u het dialoogvenster Pagina-instelling gebruikt om de rijen en kolommen in te stellen die moeten worden herhaald, maakt Excel automatisch een benoemd bereik met de naam Print_Titles.
Dus in plaats van de route van het dialoogvenster Pagina-instelling te volgen, zou dat ook werken als u hetzelfde benoemde bereik zelf maakt.
Hoe koprijen herhalen op elke pagina behalve de laatste paar pagina's?
Helaas is er geen ingebouwde manier om ervoor te zorgen dat de koppen op elke pagina worden afgedrukt, behalve de laatste pagina (of de laatste paar pagina's).
Een oplossing zou kunnen zijn om de pagina's, waarvan u niet wilt dat de koppen zich herhalen, in een apart werkblad te plaatsen.
Maar dit is misschien niet voor iedereen ideaal.
Hieronder staat de VBA-macrocode die dit zal doen.
Sub RepeatHeadersPrintExceptLastPage() Dim TotalPages As Long TotalPages = Application.ExecuteExcel4Macro("GET.DOCUMENT(50)") With ActiveSheet.PageSetup .PrintTitleRows = "$1:$1" ActiveSheet.PrintOut From:=1, To:=TotalPages - 1 . PrintTitleRows = "" ActiveSheet.PrintOut From:=TotalPages, To:=TotalPages eindigen met End Sub
De bovenstaande code gebruikt Toepassing.ExecuteExcel4Macro ("GET.DOCUMENT(50)") om het totale aantal pagina's in de dataset te krijgen die zal worden afgedrukt.
Vervolgens worden alle pagina's afgedrukt (behalve de laatste), en gedurende deze tijd is de PrintTitleRows ingesteld op $1:$1. De eerste rij wordt dus als kop op alle pagina's afgedrukt, behalve de laatste.
Vervolgens wordt de laatste pagina afgedrukt waarbij de eigenschap PrintTitleRows is ingesteld op null, zodat er geen koprijen worden afgedrukt op de laatste pagina.
Dit is een onhandige oplossing, maar als u alleen alle gegevens in het werkblad wilt afdrukken zodat de koptekst op elke pagina behalve de laatste pagina wordt herhaald, zou dit werken.
Mogelijk moet u de code een beetje aanpassen als u meer koppen wilt herhalen of als u wilt dat de kolomkoppen op elke pagina worden afgedrukt.
Ik hoop dat je deze tutorial nuttig vond!
