Hoe u automatisch opslaan in Excel inschakelt (een eenvoudige handleiding)

Hoewel Excel continu is verbeterd met elke nieuwe versie, zijn er nog steeds momenten waarop het af en toe vastloopt (vooral als u met een grote gegevensset werkt).

En soms kan het een factor buiten Excel zijn, zoals een stroomstoring of uw systeem loopt vast vanwege een ander probleem dan Excel.

In dergelijke gevallen, om ervoor te zorgen dat u uw gegevens niet kwijtraakt, heeft Excel een AutoSave-functie - die, zoals de naam al doet vermoeden, uw werk automatisch opslaat.

Als automatisch opslaan is ingeschakeld, slaat Excel uw werk met regelmatige tussenpozen op, wat ervoor zorgt dat u niet veel van uw werk verliest (maximaal een paar minuten werk kan verloren gaan).

In deze zelfstudie laat ik u zien hoe u AutoSave in Excel inschakelt en alle belangrijke dingen die u erover moet weten.

Opmerking: AutoSave is een nieuwe functie in Office365, waarmee u realtime kunt opslaan wanneer bestanden worden opgeslagen in OneDrive of SharePoint. Als u eerdere versies gebruikt (Excel 2010/2013/2016/2019), hebt u de Save AutoHerstel-informatie, die niet realtime is, maar uw werk met regelmatige tussenpozen opslaat.

Automatisch opslaan versus automatisch herstellen

AutoSave is een nieuwe functie in Excel Office 365, terwijl AutoHerstel ook in eerdere versies was.

Met AutoSave kunt u uw werk in realtime opslaan wanneer u uw Excel-bestanden opslaat in OneDrive of SharePoint.

Integendeel, 'AutoHerstel-informatie opslaan' is een optie die uw werk automatisch elke 10 minuten opslaat (of welke tijdsperiode u ook opgeeft). Als deze optie is ingeschakeld, bewaart het een tijdelijke kopie van uw werk en blijft het elke 10 minuten opslaan.

In het geval dat uw systeem onverwachts afsluit, kunt u het tijdelijk opgeslagen bestand nog steeds herstellen (met behulp van de Autorecover-functie).

In deze zelfstudie behandel ik beide functies.

Schakel Automatisch opslaan in Excel in vanuit het dialoogvenster Opties

U kunt AutoSave inschakelen en automatisch herstellende informatie opslaan (d.w.z. bestanden automatisch opslaan met een bepaald tijdsinterval) in Excel vanuit het dialoogvenster Opties. Als u klaar bent, wordt dit ingeschakeld voor alle werkmappen die u op dat systeem werkt.

Onthoud dat AutoSave alleen beschikbaar is voor Office365-gebruikers. Als u geen O365 heeft, kunt u alleen AutoHerstel gebruiken.

Hieronder vindt u de stappen om Automatisch opslaan in Excel in te schakelen:

1. Klik op het tabblad Bestand
2. Klik op Opties
3. Klik in het dialoogvenster Excel-opties op de optie Opslaan aan de linkerkant
4. Vink de optie - 'AutoHerstel-informatie opslaan elke' aan. De waarde is standaard 10 minuten, maar u kunt desgewenst een lagere of hogere waarde kiezen.
5. Vink de optie aan - "AutoSave OneDrive- en SharePoint Online-bestanden standaard in Excel". Deze optie werkt alleen voor Office 365 en slaat uw werk in realtime op (om de paar seconden)
6. Klik OK

De bovenstaande stappen zorgen ervoor dat uw werk na elke 10 minuten automatisch wordt opgeslagen.

Houd er rekening mee dat om 'AutoSave OneDrive- en SharePoint Online-bestanden standaard in Excel' te laten werken, uw bestanden de nieuwste bestandsindeling moeten hebben (d.w.z. XLSX en niet XLS).

Andere handige opties die u kunt gebruiken:

• Bewaar de laatste AutoHerstelde versie als ik afsluit zonder op te slaan: Hoewel Excel uw werk elke 10 minuten opslaat (wanneer AutoSave is ingeschakeld), zorgt het inschakelen van deze optie ervoor dat u zelfs het werk tussen die 10 minuten niet verliest (in het geval dat uw systeem crasht of er een stroomstoring is). Indien ingeschakeld, toont Excel u de optie om niet-opgeslagen bestanden/gegevens automatisch te herstellen.
• AutoHerstel bestandslocatie: Dit is de locatie waar Excel niet-opgeslagen bestanden opslaat. U kunt deze locatie desgewenst wijzigen. Als u niet de beheerder bent, kunt u dit mogelijk niet wijzigen.

Wanneer AutoSave is ingeschakeld (met bestanden die zijn opgeslagen op Onedrive of SharePoint), ziet u geen prompt om niet-opgeslagen wijzigingen op te slaan wanneer u het bestand sluit (aangezien deze wijzigingen om de paar seconden worden opgeslagen).

Ook als u een VB-code (macro) aan het bestand toevoegt, stopt AutoSave en wordt u gevraagd dit bestand op te slaan als een macro-enabled fike (.xlsm-indeling)

Met AutoSave kunnen Excel-gebruikers nu in realtime bestanden delen en wijzigingen aanbrengen. U kunt ook de versiegeschiedenis bekijken en desgewenst teruggaan naar een eerdere versie. Wanneer u een oud bestand opent met versiegeschiedenis, wordt het geopend als alleen-lezen en kunt u het desgewenst onder een nieuwe naam opslaan.

AutoSave toevoegen aan QAT (voor Office 365)

Als u OneDrive of SharePoint gebruikt, kunt u ook de optie Automatisch opslaan toevoegen in de werkbalk Snelle toegang (alleen beschikbaar in Office 365).

Hiermee kunt u automatisch opslaan (in SharePoint of OneDrive) met een enkele klik inschakelen (het is een schakelknop).

Hoewel ik vond dat het standaard beschikbaar was in mijn Office365-abonnement, als je het niet hebt, kun je AutoSave toevoegen aan de werkbalk Snelle toegang met behulp van de onderstaande stappen:

1. Klik op het pictogram Werkbalk Snelle toegang aanpassen
2. Klik op de optie Automatisch opslaan

Als u de optie 'Automatisch opslaan' niet ziet in de vervolgkeuzelijst, klikt u op Meer opdracht en gebruikt u het dialoogvenster Excel-opties om de optie Automatisch opslaan in de QAT toe te voegen.

Een probleem met AutoSave (Opslaan als vs. Kopie opslaan)

Wanneer je AutoSave inschakelt en het bestand opslaat in OneDrive of SharePoint, zul je merken dat je de optie ‘Opslaan als’ niet meer ziet. In plaats daarvan zie je de optie 'Een kopie opslaan' (meer hierover hier)

Wanneer AutoSave is ingeschakeld en uw werk om de paar seconden wordt opgeslagen, is het niet mogelijk om enkele wijzigingen aan te brengen en het op te slaan als een nieuw bestand.

Als u bijvoorbeeld met een oud bestand begint, er 20 minuten aan werkt en een kopie opslaat, heeft u zowel het oude bestand als het nieuwe bestand met 20 minuten van het laatste werk. Maar dit is niet mogelijk met AutoSave ingeschakeld, waar het uw werk om de paar seconden opslaat.

Daarom heb je nu de ‘Bewaar een kopie', waarmee u een kopie kunt maken en vervolgens de wijzigingen kunt aanbrengen.

Als uw Excel-bestanden niet op OneDrive of SharePoint staan, ziet u nog steeds de optie 'Opslaan als'.

Tools van derden gebruiken, zoals DropBox of Google Drive

U kunt ook de versiegeschiedenisopties voor Excel-bestanden krijgen met opslagopties zoals Dropbox en Google Drive.

Deze tools controleren eenvoudig of er wijzigingen in het bestand zijn aangebracht en slaan de vorige versie op. U kunt dan desgewenst teruggaan naar deze versies.

Een van de voordelen van het gebruik van deze tools van derden is dat u gemakkelijk kunt samenwerken met mensen die OneDrive niet gebruiken.

Aangezien Google Drive en Dropbox meestal de voorkeur hebben boven OneDrive, helpt dit wanneer u werkt met teams/klanten die deze opties gebruiken.

Het enige voorbehoud is om ervoor te zorgen dat u geen vertrouwelijke gegevens bewaart op deze cloudopslagservices.

Automatisch bestand opslaan voordat u het sluit met VBA

AutoSave is een geweldige functie en maakt het werken met Excel een stuk stressvrij - wetende dat de gegevens niet verloren gaan.

Als u Office 365 niet hebt (wat betekent dat u ook niet over de AutoSave-functie beschikt), moet u vertrouwen op de AutoRecover-functie van Excel.

Een andere optie die u kunt gebruiken, is door een eenvoudige VBA-code te gebruiken die ervoor zorgt dat uw bestand wordt opgeslagen voordat u het sluit. Dit zorgt ervoor dat u uw werk niet kwijtraakt omdat u het bestand hebt gesloten voordat u het opslaat.

Opmerking: het heeft alleen zin om dit te gebruiken als u Office 365 niet met OneDrive of SharePoint gebruikt. Als dat zo is, kunt u altijd teruggaan naar eerdere versies en worden uw bestanden sowieso automatisch opgeslagen.

Hieronder vindt u de stappen om VBA te gebruiken om een ​​bestand op te slaan voordat u de werkmap sluit:

1. Open de werkmap waarin u deze VBA-code wilt opslaan voordat u deze afsluit.
2. Houd de ALT-toets ingedrukt en druk op de F11-toets (of Command + Option + F11 in Mac). Dit opent de VB-editor.
3. Dubbelklik op het ThisWorkbook-object (voor het bestand waar u deze code wilt toevoegen) in de Projectverkenner
4. Kopieer en plak de onderstaande code in het ThisWorkbook-codevenster:

   Private Sub Workbook_BeforeClose (Annuleren als Boolean) ThisWorkbook.Save End Sub

5. Sluit de VB-editor

Als er nu een wijziging in de werkmap is en u deze sluit voordat u deze opslaat, wordt deze code eerst uitgevoerd (omdat dit een VBA-gebeurtenis is die wordt uitgevoerd op basis van een gebeurtenis - in dit geval het sluiten van de werkmap). Met deze code wordt eerst de werkmap opgeslagen en vervolgens gesloten.

Als u het bestand nog niet eerder hebt opgeslagen, wordt er een prompt weergegeven waarin u wordt gevraagd de locatie op te geven waar het bestand moet worden opgeslagen.

Als u uw bestaande bestand niet wilt overschrijven, kunt u de code ook wijzigen zodat het bestand wordt opgeslagen met een tijdstempel. Zo gaat je werk niet verloren en kun je ook terug naar een vorige versie.

Hieronder staat de VBA-code waarmee het bestand wordt opgeslagen met de datum- en tijdstempel in de bestandsnaam:

Private Sub Workbook_BeforeClose(Annuleren als Boolean) wbname = ThisWorkbook.Name timestamp = Format(Now, "ddmmmyyy-uummss") ThisWorkbook.SaveAs timestamp & wbname End Sub

Hiermee wordt het nieuwe bestand met een tijdstempel in de naam opgeslagen op dezelfde locatie waar het oude bestand is opgeslagen. Als u wilt dat het bestand in een specifieke map wordt opgeslagen, kunt u die locatie in de code specificeren.

Dit is dus alles wat u moet weten over het inschakelen van AutoSave in Excel en het efficiënt gebruiken ervan. En als u Office 365 niet gebruikt en dus geen AutoSave hebt, kunt u nog steeds de AutoHerstel-opties configureren en niet-opgeslagen bestanden herstellen. De VBA-code kan ook worden gebruikt om ervoor te zorgen dat de bestanden automatisch als kopie worden opgeslagen wanneer u deze sluit.

Ik hoop dat je deze tutorial nuttig vond!