Een aangepaste lijst maken in Excel (eenvoudige stapsgewijze handleiding)

Excel heeft een aantal handige functies waarmee u tijd kunt besparen en een stuk productiever kunt zijn in uw dagelijkse werk.

Een van die handige (en minder bekende) functies in de Aangepaste lijsten in Excel.

Voordat ik inga op het maken en gebruiken van aangepaste lijsten, wil ik eerst uitleggen wat er zo geweldig aan is.

Stel dat u de maandnamen van jan tot december getallen in een kolom moet invoeren. Hoe zou je het doen? En nee, handmatig doen is geen optie.

Een van de snelste manieren zou zijn om januari in een cel en februari in een aangrenzende cel te plaatsen en vervolgens de vulgreep te gebruiken om te slepen en Excel de rest automatisch te laten invullen. Excel is slim genoeg om te beseffen dat je de volgende maand wilt vullen in elke cel waarin je de vulgreep sleept.

Maandnamen zijn vrij algemeen en daarom standaard beschikbaar in Excel.

Maar wat als u een lijst met afdelingsnamen (of werknemersnamen of productnamen) heeft en u wilt hetzelfde doen. In plaats van deze handmatig in te voeren of te kopiëren en plakken, wil je dat deze op magische wijze verschijnen wanneer je de vulgreep gebruikt (net als maandnamen).

Dat kan jij ook…

… door het gebruiken van Aangepaste lijsten in Excel

In deze zelfstudie laat ik u zien hoe u uw eigen aangepaste lijsten in Excel kunt maken en hoe u deze kunt gebruiken om tijd te besparen.

Aangepaste lijsten maken in Excel

Excel heeft standaard al enkele vooraf ingevoerde aangepaste lijsten die u kunt gebruiken om tijd te besparen.

Als u bijvoorbeeld 'Ma' in een cel 'Tue' in een aangrenzende cel invoert, kunt u de vulgreep gebruiken om de rest van de dagen te vullen. Als je de selectie uitbreidt, blijf dan slepen en het zal zich herhalen en je de naam van de dag opnieuw geven.

Hieronder staan ​​de aangepaste lijsten die al zijn ingebouwd in Excel. Zoals u kunt zien, zijn dit meestal namen van dagen en maanden, aangezien deze vast zijn en niet zullen veranderen.

Stel nu dat u een lijst met afdelingen wilt maken die u vaak nodig heeft in Excel, dan kunt u er een aangepaste lijst voor maken. Op deze manier hoeft u de volgende keer dat u de naam van alle afdelingen op één plek moet hebben, niet door oude bestanden te snuffelen. Het enige dat u hoeft te doen, is de eerste twee in de lijst typen en slepen.

Hieronder vindt u de stappen om uw eigen aangepaste lijst in Excel te maken:

1. Klik op het tabblad Bestand
2. Klik op Opties. Hierdoor wordt het dialoogvenster 'Excel-opties' geopend
3. Klik op de optie Geavanceerd in het linkerdeelvenster
4. Klik in de optie Algemeen op de knop 'Aangepaste lijsten bewerken' (mogelijk moet u naar beneden scrollen om bij deze optie te komen)
5. Importeer de lijst in het dialoogvenster Aangepaste lijsten door het celbereik met de lijst te selecteren. Als alternatief kunt u de naam ook handmatig invoeren in het vak Lijstvermeldingen (gescheiden door komma's of elke naam op een nieuwe regel)
6. Klik op Toevoegen

Zodra u op Toevoegen klikt, ziet u dat uw lijst nu onderdeel wordt van de Aangepaste lijsten.

Als u een grote lijst heeft die u aan Excel wilt toevoegen, kunt u ook de optie Importeren in het dialoogvenster gebruiken.

Pro-tip: u kunt ook een benoemd bereik maken en dat benoemde bereik gebruiken om de aangepaste lijst te maken. Voer hiervoor de naam van het genoemde bereik in het veld 'Lijst importeren uit cellen' in en klik op OK. Het voordeel hiervan is dat u het genoemde bereik kunt wijzigen of uitbreiden en dat het automatisch wordt aangepast als de aangepaste lijst

Nu u de lijst in de Excel-backend hebt, kunt u deze gebruiken net zoals u getallen of maandnamen gebruikt met Automatisch aanvullen (zoals hieronder weergegeven).

Hoewel het geweldig is om deze aangepaste lits-namen snel in Excel te kunnen krijgen door eenvoudig te slepen en neer te zetten, is er nog iets geweldigs dat je kunt doen met aangepaste lijsten (daar gaat het volgende gedeelte over).

Maak uw eigen sorteercriteria met behulp van aangepaste lijsten

Een groot voordeel van aangepaste lijsten is dat u deze kunt gebruiken om uw eigen sorteercriteria te maken. Stel u heeft bijvoorbeeld een dataset zoals hieronder weergegeven en u wilt deze sorteren op Hoog, Medium en Laag.

Dit kun je niet doen!

Als u alfabetisch sorteert, zou het de alfabetische volgorde verknoeien (u krijgt Hoog, Laag en Medium en niet Hoog, Medium en Laag).

Dit is waar aangepaste lijsten echt uitblinken.

U kunt uw eigen lijst met items maken en deze vervolgens gebruiken om de gegevens te sorteren. Op deze manier krijgt u alle hoge waarden bovenaan samen, gevolgd door de gemiddelde en lage waarden.

De eerste stap is het maken van een aangepaste lijst (Hoog, Gemiddeld, Laag) met behulp van de stappen die in de vorige sectie zijn weergegeven ('Aangepaste lijsten maken in Excel‘).

Nadat u de aangepaste lijst heeft gemaakt, kunt u de onderstaande stappen gebruiken om daarop te sorteren:

1. Selecteer de volledige dataset (inclusief de headers)
2. Klik op het tabblad Gegevens
3. Klik in de groep Sorteren en filteren op het pictogram Sorteren. Dit opent het dialoogvenster Sorteren
4. Maak in het dialoogvenster Sorteren de volgende selecties:
   • Sorteren op kolom: prioriteit
   • Sorteren op: celwaarden
   • Bestelling: aangepaste lijsten. Wanneer het dialoogvenster wordt geopend, selecteert u de sorteercriteria die u wilt gebruiken en klikt u vervolgens op OK.
5. Klik OK

De bovenstaande stappen zouden de gegevens onmiddellijk sorteren met behulp van de lijst die u hebt gemaakt en gebruikt als criteria tijdens het sorteren (Hoog, Gemiddeld, Laag in dit voorbeeld).

Houd er rekening mee dat u niet per se eerst de aangepaste lijst hoeft te maken om deze bij het sorteren te gebruiken. U kunt de bovenstaande stappen gebruiken en in stap 4 wanneer het dialoogvenster wordt geopend, kunt u daar een lijst maken in dat dialoogvenster.

Enkele voorbeelden waar u aangepaste lijsten kunt gebruiken

Hieronder vindt u enkele gevallen waarin het maken en gebruiken van aangepaste lijsten u tijd kan besparen:

1. Als u een lijst heeft die u handmatig moet invoeren (of kopiëren en plakken vanuit een andere bron), kunt u een aangepaste lijst maken en die in plaats daarvan gebruiken. Dit kunnen bijvoorbeeld afdelingsnamen in uw organisatie zijn, of productnamen of regio's/landen.
2. Als je een leraar bent, kun je een lijst met de namen van je leerlingen maken. Op die manier hoef je, wanneer je ze de volgende keer beoordeelt, je geen zorgen te maken over het handmatig invoeren van de namen van de studenten of het kopiëren en plakken van een ander blad. Dit zorgt er ook voor dat er minder kans op fouten is.
3. Wanneer u gegevens moet sorteren op basis van criteria die niet zijn ingebouwd in Excel. Zoals besproken in de vorige sectie, kunt u uw eigen sorteercriteria gebruiken door een aangepaste lijst in Excel te maken.

Dus dit is alles wat je moet weten over Aangepaste lijsten maken in Excel.

Ik hoop dat je dit nuttig vond.